工程档案管理制度牌

PAGE工程档案管理制度牌一、总则（一）目的为加强公司工程档案管理，确保工程档案的完整、准确、系统和有效利用，为公司工程建设、运营管理、维护维修及技术改造等提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有工程项目从项目策划、立项、设计、施工、调试、竣工验收至交付使用全过程中形成的各类文件材料的管理。（三）基本原则1.统一领导、分级管理原则公司工程档案管理工作实行统一领导，由公司档案管理部门负责统筹协调，各工程项目部负责具体项目档案的收集、整理、归档等工作，接受公司档案管理部门的监督和指导。2.完整准确原则工程档案应全面反映工程建设活动的全过程，包括项目前期文件、设计文件、施工文件、监理文件、竣工图及竣工验收文件等，确保档案内容真实、准确、完整。3.同步管理原则工程档案管理工作应与工程建设进度同步，做到工程建设到哪里，档案管理工作就跟进到哪里，确保档案资料的及时收集、整理和归档。4.有效利用原则建立健全工程档案的检索、查询和利用机制，充分发挥工程档案在公司生产经营、技术创新、质量追溯等方面的作用，提高公司管理水平和经济效益。二、管理职责（一）公司档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善公司工程档案管理制度。2.负责公司工程档案管理工作的统筹规划、组织协调和监督指导，定期对各工程项目部档案管理工作进行检查和考核。3.负责接收、保管和利用公司重要工程项目的档案资料，建立工程档案数据库，实现档案信息的数字化管理和共享。4.组织开展工程档案业务培训，提高公司档案管理人员的业务水平和综合素质。5.参与公司工程项目的竣工验收，对工程档案的完整性、准确性和系统性进行审查。（二）工程项目部职责1.负责本项目工程档案管理工作的具体实施，建立健全项目档案管理工作制度，明确档案管理人员职责。2.按照工程建设进度，及时收集、整理、归档本项目工程建设过程中形成的各类文件材料，确保档案资料的真实、完整和有效。3.负责对本项目档案资料进行分类、编号、装订和编目，编制档案检索工具，便于档案的查询和利用。4.定期将本项目档案资料移交公司档案管理部门，并办理交接手续。5.配合公司档案管理部门做好工程档案的鉴定、销毁等工作。（三）档案管理人员职责1.认真贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司工程档案管理制度，严格遵守档案管理工作纪律。2.负责工程项目文件材料的收集、整理、归档和保管工作，确保档案资料的齐全、完整和规范。3.熟悉工程建设项目的基本情况，了解工程建设进度，及时掌握文件材料的形成动态，做好档案资料的跟踪收集工作。4.按照档案管理的有关规定，对档案资料进行分类、编号、装订和编目，编制档案检索工具，提高档案管理的信息化水平。5.负责档案库房的日常管理工作，做好档案的安全保管和保护工作，防止档案资料的损坏、丢失和泄密。6.积极为公司各部门提供档案资料的查阅、借阅服务，严格按照规定办理档案查阅、借阅手续，做好档案利用登记工作。7.参与工程档案的鉴定、销毁等工作，对已超过保管期限或失去保存价值的档案提出鉴定意见，经批准后进行销毁。三、工程档案的分类与编号（一）分类工程档案按照其形成阶段和性质分为以下几类：1.项目前期文件包括项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目立项批复等。2.设计文件包括初步设计、施工图设计、设计变更通知等。3.施工文件包括施工组织设计、施工方案、技术交底、施工日志、工程质量检验记录、隐蔽工程验收记录、材料设备质量证明文件等。4.监理文件包括监理规划、监理实施细则、监理月报、监理通知单、工程质量评估报告等。5.竣工图包括工程竣工图、竣工图编制说明、竣工图章等。6.竣工验收文件包括工程竣工验收报告、工程质量保修书、工程竣工结算报告等。（二）编号工程档案编号采用分类编号法，由档案类别代码、项目代码、年份代码、顺序号组成。具体编号规则如下：1.档案类别代码按照上述工程档案分类，分别用大写字母表示，如：项目前期文件用“Q”表示，设计文件用“S”表示，施工文件用“G”表示，监理文件用“J”表示，竣工图用“T”表示，竣工验收文件用“Y”表示。2.项目代码以公司批准的项目编号为准，由数字组成。3.年份代码采用公元纪年，取年份的后两位数字表示，如“2023”表示2023年。4.顺序号按照档案形成的先后顺序，从001开始依次编号。例如，某项目2023年形成的第5份施工文件，其编号为：G[项目代码]23005。四、工程档案的收集与整理（一）收集要求1.工程项目部应明确档案资料收集的责任人，按照工程建设进度和档案管理要求，及时收集本项目工程建设过程中形成的各类文件材料。2.收集的文件材料应齐全、完整，包括纸质文件、电子文件、声像资料等。文件材料应字迹清晰、图表准确、签字盖章齐全。3.对收集到的文件材料应进行认真核对，确保其真实性、准确性和有效性。对不符合要求的文件材料，应及时与相关部门或人员沟通，进行补充或修正。（二）整理要求1.工程项目部应按照档案管理的有关规定，对收集到的文件材料进行分类整理。整理时应遵循文件材料的形成规律和有机联系，保持文件材料之间的历史衔接性。2.对纸质文件材料应进行分类、编号、装订和编目。装订应整齐、牢固，采用A4纸张规格，左侧装订，装订线宽度不超过20mm。编目应包括案卷题名、卷内文件目录、备考表等，确保档案资料便于查阅和管理。3.对电子文件材料应进行分类存储，建立电子文件目录，注明文件的名称、格式、日期、来源等信息。电子文件应采用通用格式，确保能够长期保存和有效利用。4.对声像资料应进行整理，注明拍摄时间、地点、内容等信息，并按照档案管理要求进行存储。声像资料应与纸质文件或电子文件相互印证，形成完整的档案记录。五、工程档案的归档与保管（一）归档要求1.工程项目部应在工程竣工验收前，将本项目工程建设过程中形成的各类文件材料整理归档，并编制档案移交清单。档案移交清单应包括档案名称、类别、数量、编号等信息，一式两份，双方签字确认。2.归档的工程档案应符合档案管理的有关规定，档案资料应齐全、完整、规范，编目清晰，装订整齐。3.对归档的工程档案应进行质量检查，确保档案资料的质量符合要求。对不符合要求的档案资料，应及时进行整改，直至达到归档标准。（二）保管要求1.公司档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案资料的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准要求。档案管理人员应定期对档案库房进行检查，及时发现和处理档案保管过程中出现的问题。3.对归档的工程档案应进行分类存放，按照档案编号顺序排列，便于档案的查找和利用。同时，应建立档案索引目录，方便档案管理人员快速检索档案资料。4.对重要的工程档案应进行备份，备份方式可采用纸质备份、电子备份或异地存储等方式，确保档案资料的安全性和完整性。5.档案管理人员应严格遵守档案保管工作纪律，不得擅自查阅、复制、销毁档案资料。对档案资料的查阅、借阅、归还等情况应进行详细登记，确保档案资料的流转过程可追溯。六、工程档案的查阅与借阅（一）查阅要求1.公司内部各部门因工作需要查阅工程档案时，应填写《工程档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、类别、查阅目的等信息，经部门负责人签字同意后，提交公司档案管理部门。2.公司档案管理部门应对《工程档案查阅申请表》进行审核，对符合查阅条件的，予以批准，并安排档案管理人员提供查阅服务。3.查阅工程档案时，查阅人员应在档案管理人员指定的地点进行查阅，不得擅自将档案带出档案库房。查阅人员应爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。4.如需复印档案资料，查阅人员应向档案管理人员提出申请，经批准后，由档案管理人员负责复印，并登记复印内容和份数。复印的档案资料应加盖公司档案管理部门印章，与原件具有同等效力。（二）借阅要求1.公司外部单位因工作需要借阅工程档案时，应填写《工程档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、类别、借阅目的、借阅期限等信息，并提交相关证明材料，经公司档案管理部门审核，报公司领导批准后，方可办理借阅手续。2.借阅工程档案时，借阅人员应与公司档案管理部门签订《工程档案借阅协议》，明确双方的权利和义务。借阅人员应按照协议约定的期限归还档案资料，如需延期归还，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得转借、转让或泄露档案内容。借阅期间，如档案资料发生损坏、丢失等情况，借阅人员应承担相应的赔偿责任。4.档案管理人员应定期对借阅的档案资料进行催还，确保档案资料按时归还。对逾期未归还的档案资料，应及时向借阅人员发出催还通知，并暂停其再次借阅档案资料的资格。七、工程档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.公司档案管理部门应定期对工程档案进行鉴定，确定档案的保管期限和价值。鉴定工作应由公司档案管理部门组织，相关部门和人员参加。2.工程档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案主要是反映公司重要工程项目建设全过程的档案资料，对公司具有重要的历史价值和现实意义；长期保管的档案一般是保存期限在10年以上的档案资料，对公司的生产经营和管理具有一定的参考价值；短期保管的档案是保存期限在10年以下的档案资料，主要是一些临时性或阶段性的文件材料。3.鉴定工程档案时，应根据档案的内容、来源、时间等因素，综合考虑档案的价值和保管期限。对已失去保存价值的档案，应及时进行销毁；对仍有保存价值但保管期限已满的档案，应进行重新鉴定，确定是否继续保存或销毁。（二）销毁1.经鉴定需要销毁的工程档案，应由公司档案管理部门编制《工程档案销毁清单》，注明