教学档案数字化加工服务采购详细需求与招标书文本

教学档案数字化加工服务采购详细需求与招标书文本第一章招标公告一、招标单位单位名称：__________（以下简称“招标方”）地址：__________联系人：__________联系电话：__________电子邮箱：__________二、招标项目项目名称：教学档案数字化加工服务采购项目项目编号：__________项目预算：人民币__________元（大写：__________），超出预算的投标文件将被拒绝。三、招标项目概况与采购需求1.项目概况：为推进招标方教学档案管理现代化、规范化、高效化，解决传统纸质教学档案存储占用空间大、检索不便、易损坏、利用效率低等问题，现需采购专业的教学档案数字化加工服务，对招标方现有各类教学档案进行全面数字化加工，形成规范、完整、可追溯、可共享的数字化档案资源，搭建便捷的档案检索与管理体系，保障教学档案的安全存储与高效利用。2.采购范围：包括但不限于教学档案的整理、著录、扫描、图像处理、OCR识别、装订还原、数字化档案著录、档案挂接、数据备份、成果验收及后续技术支持等全部数字化加工服务（详细需求见第二章）。3.服务期限：自合同签订之日起__________日历天内完成全部数字化加工服务及验收工作；后续技术支持服务期限为验收合格之日起__________年。4.服务地点：招标方指定地点（__________），所有加工工作需在招标方指定区域内完成，严禁将档案资料带离指定区域。四、投标人资格要求1.法人资格：投标人须为在中华人民共和国境内注册，具有独立法人资格，持有有效的营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一营业执照），能够独立承担民事责任，具备提供本次采购服务的能力。2.专业资质：投标人须具备档案数字化加工相关资质（如档案中介服务机构备案证书、ISO9001质量管理体系认证、ISO27001信息安全管理体系认证等），拥有专业的数字化加工团队和成熟的加工技术方案。3.人员要求：投标人须配备不少于__________名专业数字化加工人员，其中至少__________名具备档案管理相关从业资格证书；所有加工人员需经过招标方审核备案，签订保密协议，遵守招标方档案管理相关规定。4.业绩要求：近__________年内（自招标公告发布之日起倒算），投标人须具有至少__________个类似教学档案或政务档案数字化加工服务项目业绩（需提供合同复印件、验收报告等佐证材料，加盖投标人公章）。5.信誉要求：投标人未被列入“信用中国”网站失信被执行人名单、重大税收违法失信主体，未被列入政府采购严重违法失信行为记录名单，近__________年内无重大违法违规经营记录、无违约失信行为（提供书面承诺函，加盖投标人公章）。6.其他要求：本项目不接受联合体投标，不允许转包、分包；投标人须承诺严格遵守国家档案管理相关法律法规及招标方档案保密规定，确保档案资料及数字化成果的安全。五、招标文件的获取1.获取时间：__________年__________月__________日至__________年__________月__________日（工作日，上午__________-__________，下午__________-__________），逾期不予受理。2.获取方式：投标人须委派授权代表持以下资料原件及复印件（复印件加盖投标人公章，装订成册），到招标方指定地点领取招标文件：（1）法定代表人身份证明及身份证复印件；（2）法定代表人授权委托书及授权代表身份证原件、复印件；（3）三证合一营业执照原件、复印件；（4）档案数字化加工相关资质证书原件、复印件；（5）近__________年内类似项目业绩佐证材料原件、复印件；（6）信用中国查询截图（加盖投标人公章）。3.招标文件费用：每套售价__________元，售后不退，不办理邮寄。六、投标文件的递交1.递交截止时间（投标截止时间）：__________年__________月__________日__________时__________分（北京时间），逾期递交的投标文件将被拒绝。2.递交地点：__________（招标方指定会议室）3.递交要求：投标文件须按招标文件要求装订、密封，正本__________份、副本__________份，加盖投标人公章及法定代表人（或授权代表）签字；逾期送达、未按要求密封或未提交足额份数的投标文件，招标方有权拒收。七、开标时间及地点1.开标时间：同投标文件递交截止时间2.开标地点：同投标文件递交地点3.要求：投标人法定代表人或授权代表须准时参加开标会议，携带本人身份证原件备查；未参加开标会议的，视为自动放弃投标资格。八、评标方式本项目采用综合评分法评标，评标委员会根据投标人的投标报价、技术方案、服务质量、业绩信誉、人员配置、售后服务等方面进行综合评分，得分最高者为中标候选人（详细评标标准见第四章）。九、其他说明1.投标人应充分了解招标方的档案情况及服务需求，自行勘察现场（如需），勘察费用自理，招标方不承担任何费用；投标人因未勘察现场或勘察不充分导致的投标偏差，由投标人自行承担责任。2.本次招标所涉及的所有费用（包括但不限于投标费用、加工费用、技术服务费用、税费等）均由投标人承担，招标方不额外支付任何费用。3.中标人须在收到中标通知书后__________日内与招标方签订合同，逾期未签订合同的，视为放弃中标资格，招标方有权重新招标。4.本招标公告未尽事宜，按国家相关法律法规及招标文件约定执行。招标单位（盖章）：__________法定代表人（签字或盖章）：__________发布日期：__________年__________月__________日第二章采购详细需求一、项目背景与目标（一）项目背景招标方现有教学档案包括但不限于学生学籍档案、教学计划、教案、课件、试卷、成绩册、教研成果、教师业务档案、课程建设档案、评估验收档案等各类纸质档案，总量约__________册（份），涉及__________个年度、__________个类别。目前，该部分档案均以纸质形式存储，存在存储空间紧张、检索效率低下、查阅不便、易受潮、霉变、损坏、丢失等问题，难以满足现代化教学管理、档案共享及应急查阅的需求。为进一步规范教学档案管理，提升档案利用效率，保障档案安全，实现教学档案的数字化、规范化、智能化管理，特开展本次教学档案数字化加工服务采购工作。（二）项目目标1.完成招标方现有全部教学纸质档案的数字化加工，形成符合国家档案数字化标准及行业规范的数字化档案资源，确保数字化成果的真实性、完整性、可用性、安全性。2.建立规范的数字化档案著录体系和检索系统，实现数字化档案的快速检索、查阅、借阅、统计、备份等功能，提升档案利用效率，满足教学管理、科研、评估、师生查询等各类需求。3.对加工完成的纸质档案进行规范装订还原，确保纸质档案的完整性和安全性；对数字化档案进行多重备份，建立数据安全保障体系，防范数据丢失、泄露等风险。4.提供专业的后续技术支持服务，协助招标方维护数字化档案资源，解决档案检索、利用过程中出现的各类问题，确保数字化档案管理体系长期稳定运行。二、档案数字化加工范围与数量（一）加工范围本次数字化加工的教学档案涵盖招标方所有需归档管理的纸质教学档案，具体包括以下类别（可根据招标方实际情况调整）：1.学籍管理类：学生入学登记表、学籍卡、转学/休学/复学审批表、毕业登记表、综合素质评价报告等；2.教学实施类：教学计划、课程标准、教案、课件、教学日志、听课记录、课堂录像（纸质载体）、实训报告等；3.考核评价类：试卷、答题卡、成绩册、考核评价方案、评价结果汇总表等；4.教师业务类：教师简历、教师资格证、职称评审材料、培训记录、教研成果、获奖证书等；5.课程建设类：课程建设方案、课程标准、教材、教学资源、课程评估材料等；6.教研科研类：教研课题立项材料、研究报告、论文、成果鉴定材料等；7.评估验收类：各类教学评估、验收的相关文件、汇报材料、佐证材料等；8.其他类：与教学管理相关的各类政策性文件、会议纪要、合同协议等归档材料。（二）加工数量本次数字化加工的纸质教学档案总量约__________册（份），总页数约__________页；具体数量以招标方实际交付的档案为准，结算时按实际加工数量进行调整（单价不变）。三、数字化加工技术标准与要求（一）总体标准本次档案数字化加工须严格遵循《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2017）、《档案数字化术语》（DA/T54-2014）、《电子档案管理基本术语》（DA/T58-2014）等国家档案行业标准，以及招标方档案管理相关规定，确保数字化成果符合规范，可与招标方现有档案管理系统兼容（如无现有系统，需提供简易检索系统）。（二）前期整理要求1.档案清点：投标人须安排专业人员与招标方档案管理人员共同对需加工的档案进行逐一清点、核对，确认档案的册数、页数、类别、年度等信息，填写《档案清点登记表》，双方签字确认，作为后续加工及结算的依据。2.档案整理：对清点无误的档案进行规范整理，去除档案中的订书钉、回形针、胶带等杂物，修复破损、褶皱、霉变的档案页面（轻微破损可直接修复，严重破损需经招标方确认后进行裱糊修复）；对装订松散的档案进行重新装订（临时装订），确保档案页面整齐、无缺失、无颠倒。3.档案分类编号：按照招标方现有档案分类编号规则，对档案进行分类、排序、编号，标注档案的类别、年度、册号、页码等信息，确保档案编号唯一、规范，与数字化成果一一对应。（三）扫描要求1.扫描设备：采用高清高速扫描仪，扫描分辨率不低于300dpi，色彩模式根据档案类型选择（文字档案采用黑白二值模式，图片、照片、彩色文件采用彩色模式，图纸采用灰度模式）；扫描仪须具备自动纠偏、自动裁剪、去黑边、去噪点等功能，确保扫描图像清晰、完整。2.扫描参数：（1）黑白二值模式：分辨率300dpi，图像格式为TIFF（单页）或PDF（多页），压缩方式为CCITTGroup4；（2）彩色模式：分辨率300dpi，图像格式为JPG（压缩比不低于80%）或PDF，色彩深度24位；（3）灰度模式：分辨率300dpi，图像格式为TIFF或PDF，压缩方式为LZW；（4）图纸扫描：分辨率不低于300dpi，根据图纸大小选择合适的扫描方式，确保图纸内容完整、清晰，无变形、无失真。3.扫描操作：扫描过程中须逐页扫描，确保无漏扫、重扫、错扫；对页面较小的档案（如票据、卡片），可采用拼接扫描方式，确保扫描图像完整；对字迹模糊、对比度低的档案，可适当调整扫描参数，提升图像清晰度。（四）图像处理要求1.图像纠偏：对扫描过程中出现的倾斜图像，进行自动或手动纠偏，确保图像水平、垂直，无倾斜（倾斜角度不超过0.5°）。2.图像裁剪：去除扫描图像中的黑边、白边、多余边框，确保图像内容完整，边缘整齐，无冗余内容。3.去噪点、去杂点：对扫描图像中的斑点、污渍、杂点等进行清理，去除多余痕迹，确保图像清晰、干净，不影响文字识别和阅读。4.图像修复：对破损、霉变、字迹模糊的图像进行修复，尽可能还原档案原貌；对缺失的页面，须及时告知招标方，经确认后按要求处理。5.图像拼接：对拼接扫描的图像，进行无缝拼接，确保拼接处无错位、无模糊，图像整体连贯、清晰。6.图像处理验收：每完成一批档案的图像处理，投标人须进行自检，自检合格后提交招标方验收，验收不合格的，须重新处理，直至合格。（五）OCR识别要求1.对所有黑白二值扫描图像进行OCR识别，识别语言为中文（如有外文档案，需支持外文识别），识别准确率不低于98%；对识别错误的文字，须进行手动校对、修改，确保识别结果准确无误。2.OCR识别结果须与扫描图像一一对应，形成可检索、可复制的文本文件，嵌入PDF格式的数字化档案中，实现“图像+文本”双重存储，支持关键词检索、全文检索。3.识别完成后，须对识别文本进行排版整理，确保文本格式与原档案一致，段落清晰、无乱码、无遗漏。（六）档案著录要求1.著录依据：按照《档案著录规则》（DA/T18-2022）及招标方档案著录要求，对每册（份）档案进行著录，著录信息须真实、准确、完整、规范。2.著录项目：至少包含以下核心著录项（可根据招标方需求调整）：（1）基本信息：档案名称、档案类别、年度、册号、页码、形成单位、形成日期；（2）内容信息：档案摘要、关键词、涉及人员（如学生、教师）、相关项目等；（3）加工信息：扫描日期、著录人员、验收人员、验收日期等。3.著录规范：著录用语规范、简洁，避免歧义；日期格式统一为“YYYY-MM-DD”；数字、符号使用规范，符合国家相关标准；著录信息须与原档案及数字化图像一致，不得随意修改、编造。4.著录审核：著录完成后，投标人须安排专人进行审核，审核合格后提交招标方验收；审核不合格的，须重新著录、审核，直至合格。（七）数字化成果整理与存储要求1.成果格式：数字化成果采用PDF格式（多页合并）存储，黑白文字档案采用PDF（CCITTGroup4压缩），彩色档案采用PDF（JPG压缩），OCR识别文本嵌入PDF文件，确保文件可检索、可打印、可复制。2.命名规则：数字化档案文件命名须规范、唯一，遵循“档案类别-年度-册号-页码.pdf”的命名规则（可根据招标方需求调整），确保文件命名与档案实际信息一致，便于检索和管理。3.文件夹分类：按照档案的类别、年度、册号等层级建立文件夹，对数字化档案文件进行分类存放，文件夹命名规范，层级清晰，便于查找。4.数据存储：数字化成果须存储在招标方指定的存储设备（如服务器、移动硬盘）中，同时进行多重备份（至少2份备份，分别存储在不同设备中），备份介质须由招标方保管；投标人须协助招标方建立数字化档案存储管理体系，明确存储路径、备份周期、备份方式等。5.档案挂接：如招标方有现有档案管理系统，投标人须将数字化成果及著录信息准确挂接到系统中，实现数字化档案与系统的无缝对接，确保在系统中可正常检索、查阅、借阅；如无现有系统，投标人须提供简易的数字化档案检索系统（支持关键词检索、全文检索、分类检索等功能），满足基本检索需求。（八）纸质档案装订还原要求1.数字化加工完成后，投标人须对所有纸质档案进行规范装订还原，装订方式须与原档案一致（如线装、胶装、活页装等），确保装订牢固、整齐，无松动、无脱落。2.装订过程中，须保留档案原有的封面、封底、卷内目录、备考表等内容，确保纸质档案的完整性；对加工过程中临时拆除的装订物（如订书钉、回形针），须更换为新的装订物，避免损坏档案。3.装订完成后，须对纸质档案进行清理、整理，按照原有的分类、编号顺序存放，提交招标方验收；验收合格后，由招标方统一保管。（九）保密要求1.投标人须严格遵守国家档案管理相关法律法规及招标方档案保密规定，建立完善的保密管理制度，加强对加工人员的保密培训，签订保密协议，明确保密责任。2.所有加工人员须经过招标方审核备案，进入加工现场须遵守招标方的出入管理规定，不得携带手机、U盘、相机等存储设备、拍摄设备进入加工区域，严禁泄露、复制、传播、篡改档案资料及数字化成果。3.加工过程中产生的所有中间成果（如扫描图像、OCR识别文本、著录信息等），须存储在招标方指定的专用设备中，严禁存储在投标人的个人设备或第三方设备中；加工完成后，须删除所有中间成果，确保无残留。4.数字化成果的所有权、使用权均归招标方所有，投标人不得擅自留存、使用、转让、泄露数字化成果，不得用于本次采购服务以外的任何用途。5.如发生档案资料泄露、丢失、篡改等情况，投标人须承担全部责任（包括但不限于经济赔偿、法律责任），招标方有权终止合同，并追究投标人的违约责任。四、服务质量要求1.数字化加工成果合格率：不低于99.8%，即每1000页数字化档案中，不合格页数不超过2页；不合格成果须在招标方规定的期限内重新处理，直至合格，重新处理的费用由投标人承担。2.著录准确率：不低于99.5%，确保著录信息与原档案一致，无错录、漏录、误录现象。3.OCR识别准确率：不低于98%，识别文本无明显错误，不影响检索和阅读；错误识别的内容须及时校对、修改。4.服务效率：投标人须按照招标文件约定的服务期限完成全部加工服务，不得擅自延期；如因招标方原因导致延期，服务期限相应顺延；如因投标人原因导致延期，每延期一天，投标人须按合同总价的0.5‰支付违约金，逾期超过15天，招标方有权终止合同，投标人须退还已支付的全部费用，并承担由此造成的损失。5.人员服务：加工人员须具备专业素养，遵守招标方的规章制度，服从招标方档案管理人员的安排，主动配合招标方开展档案清点、验收等工作；对招标方提出的合理要求，须及时响应、妥善处理。五、验收要求（一）验收流程1.分阶段验收：数字化加工服务分为前期整理、扫描、图像处理、OCR识别、著录、装订还原等多个阶段，每个阶段完成后，投标人须提交验收申请及相关成果，招标方组织人员进行分阶段验收，验收合格后方可进入下一阶段。2.最终验收：全部数字化加工服务完成后，投标人提交最终验收申请、完整的数字化成果、纸质档案装订还原成果、相关加工记录（如档案清点登记表、著录表、自检报告等），招标方组织专业人员进行最终验收。（二）验收标准最终验收须严格按照本采购需求、国家档案行业标准及招标文件约定的要求进行，重点验收以下内容：1.档案清点：核对加工档案的册数、页数，确保与《档案清点登记表》一致，无漏加工、错加工现象。2.数字化成果：扫描图像清晰、完整，无漏扫、重扫、错扫，图像处理符合要求；OCR识别准确，可正常检索；著录信息真实、完整、规范；文件命名、文件夹分类符合要求；数字化成果存储、备份符合规定。3.纸质档案：装订还原规范、牢固，纸质档案完整、无损坏、无缺失，存放顺序符合要求。4.相关资料：加工记录、自检报告、保密协议等相关资料齐全、规范。（三）验收结果处理1.验收合格：最终验收合格后，双方签订《验收合格报告》，作为结算的依据。2.验收不合格：如验收不合格，招标方须向投标人出具《验收不合格通知书》，明确不合格项及整改要求，投标人须在规定的期限内完成整改，整改完成后重新提交验收；如两次整改后仍不合格，招标方有权终止合同，投标人须退还已支付的全部费用，并承担由此造成的损失。六、售后服务要求1.技术支持服务期限：验收合格之日起__________年，在服务期限内，投标人须提供7×24小时电话技术支持，24小时内现场技术支持（如遇紧急问题）。2.技术支持内容：（1）协助招标方维护数字化档案资源，解决档案检索、查阅、打印、备份过程中出现的各类问题；（2）协助招标方更新、完善数字化档案著录信息，处理数字化成果中出现的错误；（3）提供数字化档案管理相关的技术咨询、操作培训服务（至少开展1次集中培训，培训对象为招标方档案管理人员）；（4）如招标方后续有新增纸质档案需数字化加工，投标人须按本次采购约定的单价、技术标准提供服务，优先配合完成加工工作。3.售后服务承诺：投标人须提交详细的售后服务方案及承诺函，明确服务响应时间、服务内容、服务人员配置等，确保售后服务及时、高效；如未按承诺提供售后服务，招标方有权扣除相应的服务费用，情节严重的，追究投标人的违约责任。七、其他要求1.加工设备与耗材：投标人须自行配备本次数字化加工所需的全部设备（扫描仪、电脑、打印机、装订机等）、耗材（纸张、装订线、墨盒等），设备须符合加工技术要求，耗材须为合格产品，所有费用均由投标人承担。2.加工现场：投标人须在招标方指定的加工区域内开展工作，保持加工现场整洁、有序，遵守招标方的现场管理规定，不得影响招标方正常的教学、办公秩序；加工完成后，须清理加工现场，确保无遗留杂物、档案碎片等。3.人员管理：投标人须加强对加工人员的管理，确保加工人员稳定，不得擅自更换加工人员；如确需更换，须提前7个工作日书面告知招标方，经招标方审核同意后方可更换，更换后的人员须符合本采购需求的人员要求，并重新签订保密协议。4.资料提交：全部加工服务完成后，投标人须向招标方提交以下资料（均需加盖投标人公章）：（1）《档案清点登记表》（双方签字确认）；（2）数字化成果（存储在招标方指定设备中）；（3）纸质档案装订还原成果；（4）加工过程中的各类记录（著录表、自检报告、图像处理记录表等）；（5）保密协议（双方签字盖章）；（6）售后服务方案及承诺函；（7）发票（符合国家税务规定）。第三章投标文件格式（投标人须按以下格式编制投标文件，内容须真实、完整、规范，加盖投标人公章及法定代表人或授权代表签字，正本、副本份数按招标文件要求提交）一、投标函致：__________（招标方）根据贵方__________（项目名称，项目编号：__________）教学档案数字化加工服务采购招标公告及招标文件要求，我方（投标人名称：__________）自愿参与本次投标，并作出如下承诺：1.我方已仔细阅读并完全理解招标文件的全部内容，自愿接受招标文件的各项要求，包括采购需求、评标标准、合同条款等。2.我方承诺，所提交的投标文件及相关资料均真实、准确、完整，无虚假记载、误导性陈述或重大遗漏，如经查实有虚假内容，自愿放弃投标资格，并承担相应的法律责任。3.我方承诺，如中标，将严格按照招标文件要求、采购需求及投标文件承诺，按时、保质、保量完成本次教学档案数字化加工服务，严格遵守保密规定，履行售后服务承诺，不擅自转包、分包项目。4.我方投标报价为人民币__________元（大写：__________），该报价已包含本次采购服务的全部费用（包括但不限于档案整理、扫描、图像处理、OCR识别、著录、装订还原、数据备份、技术支持、税费、设备耗材等所有费用），报价有效期为__________天。5.我方承诺，如中标，将在收到中标通知书后__________日内与贵方签订合同，并严格履行合同约定的各项义务。6.我方承诺，近__________年内无重大违法违规经营记录、无违约失信行为，未被列入失信被执行人名单、重大税收违法失信主体及政府采购严重违法失信行为记录名单。投标人（盖章）：__________法定代表人（或授权代表）（签字）：__________日期：__________年__________月__________日二、法定代表人身份证明姓名：__________性别：__________年龄：__________职务：__________系__________（投标人名称）的法定代表人，身份证号码：__________特此证明。附：法定代表人身份证复印件（正反面）投标人（盖章）：__________日期：__________年__________月__________日三、法定代表人授权委托书致：__________（招标方）我方__________（投标人名称）法定代表人__________（姓名），现授权委托__________（姓名）（职务：__________，身份证号码：__________）为我方授权代表，代表我方参与贵方__________（项目名称，项目编号：__________）教学档案数字化加工服务采购投标活动，负责提交投标文件、参加开标会议、签订合同及履行合同相关事宜。授权代表在本次投标活动中所签署的一切文件、作出的一切承诺及行为，均代表我方，对我方具有法律效力，我方均予以认可并承担相应的责任。授权期限：自本委托书签发之日起至本次投标活动结束及合同履行完毕止。授权代表无转委托权。附：授权代表身份证复印件（正反面）投标人（盖章）：__________法定代表人（签字）：__________授权代表（签字）：__________日期：__________年__________月__________日四、投标人基本情况表项目内容投标人名称__________统一社会信用代码__________注册地址__________办公地址__________成立日期__________年__________月__________日注册资本__________万元企业类型__________（有限责任公司/股份有限公司等）经营范围__________法定代表人姓名：__________联系电话：__________授权代表姓名：__________联系电话：__________电子邮箱：__________现有员工人数__________人，其中专业数字化加工人员__________人相关资质证书__________（列出证书名称、编号、发证机关、有效期）企业简介__________（简要介绍企业规模、技术实力、服务经验等，可附页）投标人（盖章）：__________日期：__________年__________月__________日五、资质证书复印件（加盖投标人公章）1.三证合一营业执照复印件；2.档案数字化加工相关资质证书复印件（如档案中介服务机构备案证书、ISO9001质量管理体系认证、ISO27001信息安全管理体系认证等）；3.加工人员从业资格证书复印件；4.其他相关资质证书复印件。六、类似项目业绩表及佐证材料序号项目名称项目编号服务单位服务内容项目金额（万元）服务期限验收情况备注1________________________________________________________________________________2________________________________________________________________________________...________________________________