教学类档案电子化长期安全保存具体方案与备份管理规范文件书

教学类档案电子化长期安全保存具体方案与备份管理规范文件书第一部分总则一、制定目的为规范教学类档案电子化长期安全保存与备份管理工作，保障电子化教学档案（以下简称“电子教学档案”）的真实性、完整性、可用性和安全性，防范电子档案丢失、损坏、篡改、泄露等风险，适应教育数字化转型需求，提高教学档案管理效率，实现教学类档案资源的长期留存、规范管理和便捷利用，结合本校（单位）教学档案管理实际，制定本方案与规范。二、适用范围本方案与规范适用于本校（单位）所有教学类档案电子化后的长期安全保存、备份管理、利用管控、应急处置等全流程工作，涵盖各类教学相关电子档案，包括但不限于：1.教学管理类：教学计划、教学大纲、课程表、教学管理制度、教学检查记录、教学评估材料、学籍管理材料等；2.教学实施类：教案、课件、授课视频、教学笔记、课堂实录、作业样本、试卷、答题卷、成绩册等；3.师资建设类：教师教学资质材料、教学培训记录、教学成果证明、教师考核材料等；4.学生学习类：学生学籍档案、成绩单、毕业论文（设计）、实习报告、竞赛成果、综合素质评价材料等；5.其他教学相关类：教学改革材料、校企合作教学材料、教学资源库材料、各类教学表彰奖励材料等。本方案与规范适用于所有参与电子教学档案管理的部门、岗位及相关工作人员，包括档案管理部门、教务处、各教学院系、信息技术部门及其他相关业务部门。三、核心原则1.安全优先原则：将电子教学档案安全放在首位，建立全方位、多层次的安全防护体系，防范各类安全风险，确保电子档案长期安全留存；2.全程管控原则：对电子教学档案的电子化采集、整理、归档、保存、备份、利用、销毁等全流程进行规范管控，实现全程可追溯；3.真实完整原则：确保电子教学档案与纸质档案（或原始载体档案）内容一致、真实有效，完整留存档案的核心信息和关联信息，不篡改、不缺失；4.长期可用原则：结合技术发展趋势，选择符合长期保存要求的存储格式、存储介质和技术方案，确保电子教学档案在长期保存过程中可读取、可利用；5.规范有序原则：建立标准化的管理流程和操作规范，明确各部门、各岗位职责，确保电子教学档案保存与备份管理工作规范、有序、高效；6.权责明确原则：明确电子教学档案保存、备份、管理的各项职责，落实到具体部门和个人，做到权责清晰、责任到人。四、制定依据依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国电子签名法》《档案数字化外包服务管理规范》《电子档案管理基本术语》《教育系统档案管理规定》等相关法律法规、行业标准及本校（单位）档案管理、教学管理相关规章制度，结合实际制定。第二部分教学类档案电子化长期安全保存具体方案一、电子化档案前期规范（基础保障）电子教学档案的长期安全保存，需以规范的电子化前期工作为基础，确保档案源头合规、质量达标，为后续长期保存奠定基础。（一）电子化采集规范1.采集范围：按照教学类档案管理要求，对所有需长期保存的教学类档案进行全面电子化采集，做到应采尽采，不遗漏核心档案材料；2.采集标准：（1）纸质档案电子化：采用高清扫描方式采集，扫描分辨率不低于300dpi，彩色档案采用彩色扫描，黑白档案采用灰度扫描，格式优先选择PDF（不可编辑版），确保扫描件清晰、完整、无歪斜、无阴影、无污渍；（2）原生电子档案：直接生成的电子档案（如课件、教案、电子试卷等），需规范命名、统一格式，避免使用小众格式，确保长期可读取；（3）音频视频档案：教学视频、录音等档案，采用通用格式（如MP4、MP3），分辨率、比特率符合长期保存要求，确保音质、画质清晰，无卡顿、无失真；3.采集审核：每一份电子档案采集完成后，由专人进行审核，核对电子档案与原始档案的一致性、完整性，审核合格后方可进入归档保存环节，审核记录留存备查。（二）电子化档案整理规范1.分类整理：按照教学类档案的类别、年度、层级、保管期限等进行分类整理，建立清晰的档案分类体系，确保档案有序存放，便于检索和利用；2.命名规范：制定统一的电子档案命名规则，命名需包含档案类别、年度、关键词、档案编号等核心信息，做到唯一、规范、易懂，避免重名、乱名；示例：教学实施类-2025年-高等数学-教案-001.pdf；学生学习类-2024届-计算机专业-毕业论文-张三-002.docx；3.元数据采集：为每一份电子教学档案采集完整的元数据，包括档案名称、档案编号、形成部门、形成日期、保管期限、责任人、采集日期、格式、大小、关联档案等信息，元数据与电子档案同步保存，确保档案可追溯；4.归档排序：对整理完成的电子档案，按照档案管理要求进行归档排序，编制归档目录，明确每一份档案的存放路径和检索方式。（三）电子化档案格式规范为确保电子教学档案长期可用，规避格式淘汰风险，明确各类电子档案的优先保存格式，具体如下：1.文本类档案（教案、大纲、制度、成绩单等）：优先采用PDF/A格式（长期保存版），不可编辑，确保格式稳定；原生电子文本可保留DOCX格式备份；2.图像类档案（扫描件、照片等）：优先采用TIFF、JPEG2000格式，确保图像质量和长期可读性，避免使用JPG格式（压缩比过高，易失真）；3.音频类档案（教学录音、讲座录音等）：优先采用MP3、WAV格式，确保音质清晰，兼容各类播放设备；4.视频类档案（课堂实录、教学视频等）：优先采用MP4、MKV格式，分辨率不低于1080P，比特率不低于5Mbps，确保画质和长期兼容性；5.特殊格式档案：对于小众格式、专用软件生成的电子档案，需同时保存对应的软件安装包、插件及使用说明，或转换为通用格式保存，确保长期可读取。二、长期安全保存技术方案（核心环节）结合电子教学档案的特点和长期保存需求，采用“本地存储+云端备份+离线备份”相结合的存储模式，搭配完善的安全防护技术，构建全方位的长期安全保存体系。（一）存储系统建设1.本地存储系统：搭建专用的电子教学档案本地存储服务器，采用磁盘阵列（RAID）技术，实现数据冗余备份，防范单个磁盘损坏导致的数据丢失；存储服务器需具备高性能、高稳定性、高扩展性，满足电子档案长期存储和快速检索需求；2.云端存储系统：选择安全可靠、资质齐全的第三方云端存储服务（或搭建自有私有云存储），用于电子教学档案的异地备份和便捷访问；云端存储需具备数据加密、访问控制、故障恢复等功能，确保数据安全；3.离线存储介质：对于保管期限为永久、长期的核心电子教学档案，采用离线存储介质进行备份保存，包括光盘（蓝光光盘，保存期限不低于50年）、磁带（保存期限不低于30年）、专用移动存储设备（加密硬盘）等；离线存储介质需定期检查、更新，避免介质老化导致数据丢失。（二）安全防护技术配置1.数据加密技术：对电子教学档案进行全程加密处理，包括存储加密、传输加密、访问加密；采用AES-256加密算法，对电子档案本身和存储介质进行加密，确保数据在存储、传输过程中不被泄露、篡改；2.访问控制技术：建立严格的访问控制体系，明确不同岗位、不同人员的访问权限，实行“最小权限原则”；对电子档案的访问、查看、下载、修改、删除等操作进行权限管控，设置密码、密钥、身份认证（人脸识别、指纹认证）等多重防护，防止未授权访问；3.防篡改技术：采用电子签名、时间戳、哈希校验等技术，对电子教学档案进行防篡改处理；每一份电子档案生成唯一的哈希值，定期进行哈希校验，若发现哈希值不一致，及时预警并核查，确保档案未被篡改；4.防病毒、防攻击技术：在存储服务器、云端存储系统、终端设备上安装正版防病毒软件、防火墙、入侵检测系统（IDS）、入侵防御系统（IPS）等，定期更新病毒库、系统补丁，防范病毒感染、网络攻击、恶意入侵等风险；5.环境防护技术：本地存储服务器放置在专用机房，配备恒温、恒湿、防尘、防雷、防静电、防电磁干扰等设备，确保存储环境符合要求；机房实行24小时监控，严禁无关人员进入，防范物理安全风险。（三）长期保存维护方案电子教学档案的长期保存需进行常态化维护，应对技术更新、介质老化、格式淘汰等问题，确保档案长期可用。1.介质维护：（1）本地存储服务器：定期对服务器进行巡检、维护，检查硬件运行状态、磁盘健康状况，及时更换老化硬件，确保服务器正常运行；定期清理服务器冗余数据，优化存储性能；（2）离线存储介质：对蓝光光盘、磁带、加密硬盘等离线存储介质，按照分类进行规范存放，做好标识；每1-2年对离线存储介质进行一次读取检查，确认数据可正常读取，对老化、损坏的介质及时进行数据迁移和更换；2.格式迁移：随着技术发展，当原有电子档案格式面临淘汰、无法读取时，及时进行格式迁移；格式迁移需遵循“保真、完整”原则，确保迁移后的电子档案与原档案内容一致、质量达标，迁移过程记录留存备查；每3-5年对电子档案格式进行一次全面排查，对需迁移的格式及时处理；3.数据校验：定期对电子教学档案进行数据校验，包括哈希校验、完整性校验、一致性校验；本地存储、云端存储、离线存储的电子档案同步校验，发现数据丢失、损坏、篡改等问题，及时启动备份恢复机制；（1）日常校验：每周对新增电子档案进行一次校验，确保新增档案完整、无损坏；（2）定期校验：每季度对所有电子档案进行一次抽样校验（抽样比例不低于30%）；每年对所有电子档案进行一次全面校验；4.技术更新：跟踪档案电子化、存储技术的发展趋势，定期对存储系统、安全防护技术、管理软件等进行更新升级，确保技术方案符合长期保存要求；升级前做好数据备份，避免升级过程中出现数据丢失；5.档案清理：按照电子教学档案的保管期限，定期对到期档案进行清理；对保管期限届满、无需继续保存的电子档案，按照档案管理规定履行销毁手续，采用专业的文件销毁工具彻底删除，确保数据无法恢复；销毁过程做好记录，留存备查。三、电子化档案保管期限与存放管理（一）保管期限划分按照教学类档案的重要程度和利用需求，结合档案管理相关规定，明确电子教学档案的保管期限，分为以下三类：1.永久保存：具有重大历史意义、核心价值，需永久留存的电子教学档案，包括但不限于：重要的教学管理制度、核心教学成果、校级以上表彰奖励材料、永久学籍档案、重点学科建设材料等；2.长期保存（15-50年）：具有重要价值，需长期留存的电子教学档案，包括但不限于：教学计划、教学大纲、教案、试卷、成绩单、毕业论文（设计）、实习报告、教师教学资质材料等；3.短期保存（1-15年）：价值一般，无需长期留存的电子教学档案，包括但不限于：日常教学检查记录、临时教学通知、短期培训材料、非核心作业样本等。（二）存放管理规范1.分类存放：按照保管期限、档案类别、年度等，对电子教学档案进行分类存放，本地存储、云端存储、离线存储采用统一的分类体系，确保存放有序，便于检索和管理；2.路径管理：建立清晰的电子档案存放路径规则，路径命名规范、层级清晰，每一层级文件夹命名明确，避免深层嵌套，确保快速定位档案；示例：本地存储路径/电子教学档案/教学实施类/2025年/高等数学/教案/；3.标识管理：对所有电子档案、存储介质进行规范标识，明确档案名称、保管期限、形成日期、责任人、存储位置等信息；离线存储介质需粘贴标识标签，分类存放于专用存储柜；4.专人管理：电子教学档案存放管理实行专人负责，明确管理人员职责，负责存储系统的日常维护、档案存放、介质管理等工作，严禁无关人员接触存储设备和电子档案；5.存放禁忌：存储设备、离线存储介质需远离高温、潮湿、磁场、灰尘等不良环境，避免阳光直射、剧烈震动，防止介质损坏和数据丢失；严禁将存储介质随意转借、携带外出，确需携带的，需履行审批手续，并做好安全防护。第三部分教学类档案电子化备份管理规范一、备份管理总则1.备份目的：通过规范的备份管理，防范电子教学档案因存储设备故障、病毒攻击、人为操作失误、自然灾害等原因导致的丢失、损坏，确保电子档案可快速恢复，保障档案安全；2.备份原则：遵循“全面覆盖、多重备份、异地存放、定期验证、及时恢复”的原则，确保备份数据的真实性、完整性、可用性；3.备份责任：明确备份管理的责任部门和责任人，档案管理部门牵头负责电子教学档案备份的统筹管理，信息技术部门负责备份技术支持和备份系统维护，各教学院系、相关部门负责本部门电子教学档案的初步备份和提交。二、备份范围与备份内容（一）备份范围所有电子化的教学类档案，包括已归档的电子档案、未归档的临时电子教学档案，均需纳入备份范围，做到全面覆盖、无遗漏；重点备份永久、长期保存的核心电子教学档案。（二）备份内容1.电子档案本身：所有电子教学档案的原文文件，确保备份文件与原文件一致、完整；2.元数据：电子教学档案的元数据信息，与电子档案同步备份，确保备份后档案可追溯；3.备份相关记录：备份计划、备份日志、备份验证记录、恢复测试记录等，确保备份工作全程可追溯；4.系统数据：存储系统、备份系统的配置数据、日志数据等，确保备份系统和存储系统出现故障时可快速恢复。三、备份方式与备份策略采用“本地备份+异地备份+离线备份”三重备份方式，结合不同的备份频率，制定差异化的备份策略，确保备份数据安全、可用。（一）备份方式1.本地备份：在本地存储服务器上进行备份，采用磁盘阵列冗余备份、本地磁盘备份等方式，用于快速恢复近期丢失、损坏的电子档案；本地备份数据与原数据存放于不同的磁盘分区或不同的存储设备，防范单个设备故障导致的数据丢失；2.异地备份：将电子教学档案备份至异地云端存储系统（或异地专用存储服务器），异地存储地点与本地存储地点距离不低于50公里，防范本地发生自然灾害、火灾、盗窃等意外情况导致的数据丢失；异地备份采用加密传输方式，确保数据传输安全；3.离线备份：对永久、长期保存的核心电子教学档案，采用离线存储介质（蓝光光盘、磁带、加密硬盘）进行离线备份，离线备份介质存放在专用存储柜，与网络隔离，防范网络攻击、病毒感染等风险；离线备份作为最终备份保障，确保极端情况下电子档案可恢复。（二）备份策略（备份频率）根据电子教学档案的更新频率、重要程度，制定差异化的备份频率，确保备份数据及时、有效：1.实时备份：对于更新频繁、核心重要的电子教学档案（如实时生成的课堂实录、重要的教学成果、学籍档案等），采用实时备份策略，一旦档案发生更新、修改，立即进行备份，确保备份数据与原数据同步；2.每日备份：对于日常更新的电子教学档案（如教案、课件、作业、日常教学记录等），采用每日备份策略，每日下班前（17:00前）自动完成备份，备份当日新增、修改的电子档案；3.每周备份：对所有电子教学档案进行每周全量备份，每周日23:00后自动启动全量备份，备份所有电子档案（包括原有档案和新增、修改档案），确保备份数据的全面性；4.每月备份：对永久、长期保存的核心电子教学档案，进行每月离线备份，每月月底完成离线备份工作，将备份介质分类存放、做好标识；5.年度备份：每年年底对所有电子教学档案进行一次全面备份（全量备份），包括本地、异地、离线三重备份，备份完成后进行全面验证，确保备份数据可用，作为年度档案备份留存。四、备份操作规范（一）备份前准备1.备份计划：每月制定详细的备份计划，明确备份范围、备份方式、备份频率、备份责任人、备份时间等内容，严格按照备份计划执行；2.设备检查：备份前，检查备份系统、存储设备、网络环境等，确保设备正常运行、网络通畅，无故障、无异常；检查存储介质的可用空间，确保空间充足；3.数据审核：备份前，对新增、修改的电子教学档案进行审核，确认档案真实、完整、合规，审核合格后方可进行备份；4.安全防护：备份过程中，开启数据加密传输、防病毒监控等安全防护措施，防范备份过程中数据泄露、感染病毒。（二）备份操作流程1.启动备份：按照备份计划和备份策略，启动备份系统，选择对应的备份范围、备份方式，开始备份操作；2.备份监控：备份过程中，安排专人进行监控，及时关注备份进度、备份状态，发现备份失败、备份中断等异常情况，及时排查原因、重新备份，并做好记录；3.备份完成确认：备份操作完成后，系统自动生成备份报告，管理人员核对备份报告，确认备份数据的数量、大小、完整性，确保备份成功；4.备份标识：对备份数据、备份介质进行规范标识，明确备份日期、备份范围、备份方式、保管期限、责任人等信息，便于后续检索、验证和恢复；5.备份日志记录：详细记录备份操作的全过程，包括备份日期、备份时间、备份范围、备份方式、备份结果、异常情况及处理措施、责任人等信息，备份日志留存备查，保存期限不低于电子档案的最长保管期限。（三）备份介质管理1.介质选择：选择质量合格、符合长期保存要求的备份介质，优先选择蓝光光盘、磁带等保存期限长、稳定性高的介质，避免使用质量低劣的存储介质；2.介质存放：备份介质实行分类存放，本地备份介质、异地备份介质、离线备份介质分开存放，离线备份介质存放在专用存储柜，远离不良环境，做好防潮、防尘、防磁、防盗等防护；3.介质借阅：备份介质严禁随意借阅，确需借阅的，需履行审批手续，明确借阅用途、借阅期限、责任人，借阅期间做好安全防护，借阅完成后及时归还、核对，做好借阅记录；4.介质更新：定期对备份介质进行检查、更新，每1-2年对备份介质进行一次读取验证，发现介质老化、损坏、数据丢失等问题，及时进行数据迁移和介质更换，确保备份数据可用；5.介质销毁：备份介质达到使用年限、无法继续使用，或备份数据已过期、无需继续留存的，按照档案管理规定和数据安全要求，采用专业的销毁工具彻底销毁，确保数据无法恢复，销毁过程做好记录，留存备查。五、备份验证与恢复管理（一）备份验证管理为确保备份数据的真实性、完整性、可用性，定期对备份数据进行验证，建立常态化的备份验证机制：1.验证频率：（1）日常验证：每次备份完成后，对备份数据进行抽样验证（抽样比例不低于10%），核对备份数据与原数据的一致性、完整性；（2）定期验证：每月对所有备份数据进行一次抽样验证（抽样比例不低于30%）；每季度对核心电子教学档案的备份数据进行全面验证；每年对所有备份数据进行一次全面验证；2.验证内容：验证备份数据的完整性（无丢失、无损坏）、一致性（与原数据内容一致）、可用性（可正常读取、可打开），以及元数据的完整性；3.验证方法：采用哈希校验、文件对比、打开测试等方法进行验证；哈希校验通过对比备份文件与原文件的哈希值，确认文件未被篡改、未损坏；文件对比通过对比备份文件与原文件的内容、大小、格式等，确认一致性；打开测试通过打开备份文件，确认文件可正常读取、无异常；4.验证记录：详细记录备份验证的全过程，包括验证日期、验证时间、验证范围、验证方法、验证结果、异常情况及处理措施、责任人等信息，验证记录留存备查，保存期限不低于电子档案的最长保管期限；5.异常处理：验证过程中，发现备份数据丢失、损坏、篡改、无法读取等异常情况，及时启动重新备份流程，确保备份数据可用；若多次备份仍出现异常，排查备份系统、存储设备、网络环境等问题，及时整改，并做好记录。（二）备份恢复管理当电子教学档案发生丢失、损坏、篡改等情况时，及时启动备份恢复机制，快速恢复电子档案，最大限度减少损失：1.恢复申请：当发现电子档案丢失、损坏等情况时，由档案使用部门或管理人员提交《电子教学档案恢复申请表》，说明丢失、损坏的档案名称、数量、形成日期、丢失原因等信息，经部门负责人签字、档案管理部门审批后，启动恢复流程；2.恢复准备：恢复前，管理人员核对申请信息，确认丢失、损坏的档案范围，选择对应的备份数据（优先选择本地备份数据，本地备份数据不可用时，选择异地备份或离线备份数据）；检查恢复系统、存储设备、网络环境等，确保设备正常运行；3.恢复操作：按照恢复流程，启动备份恢复系统，选择对应的备份数据和恢复路径，开始恢复操作；恢复过程中，安排专人进行监控，及时关注恢复进度、恢复状态，发现恢复失败、恢复中断等异常情况，及时排查原因、重新恢复；4.恢复验证：恢复操作完成后，对恢复后的电子档案进行全面验证，核对恢复档案的完整性、一致性、可用性，确保恢复后的档案与原档案内容一致、可正常使用；验证合格后，通知申请部门领取、使用；5.恢复记录：详细记录备份恢复的全过程，包括恢复日期、恢复时间、恢复范围、恢复来源（本地/异地/离线备份）、恢复结果、异常情况及处理措施、申请人、责任人等信息，恢复记录留存备查，保存期限不低于电子档案的最长保管期限；6.应急恢复：当发生重大故障（如存储系统崩溃、自然灾害等），导致大量电子档案丢失时，启动应急恢复预案，优先恢复核心重要的电子教学档案，逐步恢复全部档案，确保教学工作正常开展。第四部分组织架构与职责分工一、组织架构为确保电子教学档案电子化长期安全保存与备份管理工作有序推进、落实到位，成立专项管理工作小组，明确组织架构，分工协作、各司其职：1.领导小组：组长由校（单位）分管档案、教学工作的领导担任；副组长由档案管理部门、教务处、信息技术部门负责人担任；成员由各教学院系、相关业务部门负责人组成；2.执行小组：由档案管理部门、教务处、信息技术部门工作人员组成，负责日常工作的执行、推进和落实；3.基层落实小组：由各教学院系、相关业务部门的档案管理员、教学秘书组成，负责本部门电子教学档案的电子化采集、整理、提交、初步备份等工作。二、职责分工（一）领导小组职责1.统筹规划电子教学档案电子化长期安全保存与备份管理工作，审定本方案与规范及相关管理制度；2.协调各部门、各环节工作衔接，解决工作中出现的重大问题（如资金投入、技术升级、人员配置等）；3.监督本方案与规范的落实情况，对工作开展情况进行考核、评估，确保工作实效；4.审批电子教学档案销毁、重大恢复等重要工作。（二）档案管理部门职责1.牵头负责本方案与规范的制定、修订和实施，制定电子教学档案管理相关操作规程；2.统筹电子教学档案的电子化采集、整理、归档、保存、备份、利用、销毁等全流程管理工作；3.负责电子教学档案的分类、命名、元数据采集、存放管理等工作，确保档案有序存放；4.牵头组织电子教学档案备份工作，制定备份计划、备份策略，监督备份工作的执行和落实；5.负责备份数据的验证、恢复管理，建立备份日志、验证记录、恢复记录等，确保备份工作全程可追溯；6.负责电子教学档案管理人员的培训、指导工作，提高管理人员的业务能力；7.监督各教学院系、相关部门电子教学档案管理工作的落实情况，及时排查问题、督促整改。（三）信息技术部门职责1.负责电子教学档案存储系统、备份系统、安全防护系统的建设、安装、调试和日常维护；2.提供电子教学档案电子化、保存、备份相关的技术支持，解决技术难题（如格式迁移、数据加密、系统故障等）；3.负责网络环境、服务器、存储设备的安全防护，防范病毒攻击、网络入侵等安全风险；4.协助档案管理部门开展电子教学档案备份、验证、恢复等工作，确保备份系统、恢复系统正常运行；5.跟踪相关技术发展趋势，提出存储系统、备份系统、安全防护技术的更新升级建议；6.负责电子教学档案数据的安全保密，防范数据泄露、篡改等风险。（四）教务处职责1.负责统筹教学管理类、教学实施类电子教学档案的电子化采集、整理、提交工作，确保相关档案齐全、规范；2.督促各教学院系做好本院系电子教学档案的电子化、初步备份和提交工作；3.配合档案管理部门开展电子教学档案的分类、审核、归档等工作，提供教学相关的专业指导；4.协助档案管理部门开展电子教学档案备份、验证等工作，确保教学类档案备份全面、有效。（五）各教学院系、相关业务部门职责1.负责本部门电子教学档案的电子化采集、整理、审核、提交工作，确保档案真实、完整、合规；2.按照本方案与规范，做好本部门电子教学档案的初步备份工作，及时将新增、修改的电子档案提交至档案管理部门进行统一备份；3.负责本部门电子教学档案的日常管理，规范档案命名、分类，确保档案有序；4.配合档案管理部门、信息技术部门开展电子教学档案备份、验证、恢复、检查等工作，及时提供相关资料和支持；5.明确本部门电子教学档案管理人员，负责本部门相关工作的落实和衔接。（六）相关工作人员职责1.严格按照本方案与规范及相关操作规程，开展电子教学档案电子化、保存、备份等工作；2.负责电子教学档案的采集、整理、命名、提交等工作，确保档案质量达标；3.按照备份计划和备份策略，开展备份操作，做好备份日志、验证记录等；4.严格遵守安全保密规定，严禁泄露、篡改、删除电子教学档案，严禁违规访问、借阅备份介质；5.发现电子档案、备份数据、存储设备等出现异常情况，及时上报，不得隐瞒；6.积极参加培训学习，提高自身业务能力和安全防护意识。第五部分安全保密管理一、安全保密总则电子教学档案包含大量敏感信息（如学生个人信息、教师信息、核心教学成果等），安全保密工作至关重要；严格遵循“谁管理、谁负责，谁使用、谁负责”的原则，建立全方位的安全保密体系，防范信息泄露、篡改、滥用等风险，确保电子教学档案安全保密。二、安全保密措施（一）人员保密管理1.电子教学档案管理人员、相关工作人员需签订《安全保密责任书》，明确保密责任和义务，严禁泄露、篡改、删除电子教学档案及备份数据；2.建立工作人员准入、退出机制，工作人员上岗前需进行安全保密培训，考核合格后方可上岗；工作人员离职时，需办理工作交接手续，交回所有存储介质、访问权限，签订《离职保密承诺书》，确保档案安全；3.严禁无关人员接触电子教学档案存储设备、备份介质和相关管理系统，严禁无关人员知晓访问密码、密钥等；4.工作人员严禁在非工作设备（如个人电脑、手机、U盘）上存储、处理电子教学档案及备份数据，严禁将电子档案及备份数据随意转借、传播。（二）系统与设备保密管理1.电子教学档案存储系统、备份系统、管理系统需设置高强度密码、密钥，实行密码定期更换制度（每3个月更换一次），严禁使用简单密码；2.存储设备、备份介质实行专人管理，严禁随意摆放、转借、携带外出，确需携带外出的，需履行审批手续，并做好安全防护；3.所有接入存储系统、备份系统的终端设备，需安装正版防病毒软件、防火墙等安全防护软件，定期更新病毒库、系统补丁，严禁接入不安全网络；4.严禁在存储设备、备份系统上安装无关软件、浏览不安全网站、下载不明文件，防范病毒感染和恶意攻击；5.存储设备、备份介质报废、销毁前，需彻底删除其中的电子教学档案及备份数据，采用专业的销毁工具，确保数据无法恢复。（三）数据传输与访问保密管理1.电子教学档案及备份数据在传输过程中，采用加密传输方式（如SSL加密、VPN加密），确保数据传输安全，防范传输过程中被窃取、篡改；2.建立严格的访问控制体系，明确不同岗位、不同人员的访问权限，实行“最小权限原则”，严禁超权限访问电子教学档案及备份数据；3.对电子档案的访问、查看、下载、修改、删除等操作进行全程日志记录，日志记录留存备查，保存期限不低于电子档案的最长保管期限；4.严禁违规下载、复制电子教学档案及备份数据，确需下载、复制的，需履行审批手续，明确用途和期限，下载、复制后及时删除相关文件，并做好记录；5.电子教学档案的利用需严格按照档案利用管理规定执行，严禁用于与教学、科研无关的用途，严禁泄露利用过程中的敏感信息。（四）应急保密管理1.发生电子教学档案泄露、篡改、丢失等安全事件时，相关工作人员需立即上报领导小组和档案管理部门，不得隐瞒、拖延；2.启动应急处置预案，及时采取补救措施，制止信息进一步泄露、篡改，排查事件原因，追究相关责任；3.对涉及泄露的敏感信息，及时采取屏蔽、删除等措施，最大限度减少损失；4.事件处置完成后，形成事件处置报告，总结经验教训，完善安全保密措施。第六部分应急处置机制一、应急处置总则为有效应对电子教学档案电子化长期保存与备份管理过程中出现的各类突发事件（如存储设备故障、病毒攻击、网络中断、自然灾害、人为操作失误等），快速、有效地处置事件，最大限度减少损失，保障电子教学档案安全和教学工作正常开展，建立应急处置机制。二、应急事件分类根据突发事件的性质、影响范围和严重程度，将应急事件分为以下三类：1.一般应急事件：影响范围较小、损失较轻的突发事件，如单个电子档案丢失、损坏，单个备份介质损坏，备份操作失败等；2.较大应急事件：影响范围较大、损失较严重的突发事件，如部分存储设备故障，部分电子档案丢失、损坏，备份系统出现轻微故障等；3.重大应急事件：影响范围广、损失严重的突发事件，如存储系统崩溃，大量电子档案丢失、损坏，网络中断，自然灾害导致存储设备、备份介质损坏，重大信息泄露等。三、应急处置组织机构及职责1.应急处置领导小组：由专项管理工作小组兼任，组长由校（单位）分管领导担任，负责应急事件的统筹指挥、决策部署，审批应急处置方案，协调各部门开展应急处置工作；2.应急处置执行小组：由档案管理部门、信息技术部门、教务处及相关部门工作人员组成，负责应急事件的现场处置、具体实施，及时上报处置进度和结果；3.应急处置联络组：由档案管理部门工作人员担任，负责应急事件的信息传递、联络协调，及时通知相关部门和人员，汇总处置信息，上报领导小组。四、应急处置流程1.事件上报：相关工作人员发现应急事件后，立即向应急处置联络组上报，说明事件类型、影响范围、严重程度、发生原因等信息；联络组接到上报后，及时上报应急处置领导小组，一般应急事件1小时内上报，较大、重大应急事件30分钟内上报；2.事件评估：应急处置领导小组接到上报后，立即组织相关人员对事件进行评估，确定事件类型、严重程度和影响范围，制定应急处置方案；3.处置实施：应急处置执行小组按照应急处置方案，开展应急处置工作，具体措施如下：（1）一般应急事件：如单个电子档案丢失、损坏，立即启动备份恢复流程，从本地备份中恢复档案；如单个备份介质损坏，及时更换介质，重新备份；如备份操作失败，排查原因，重新备份；（2）较大应急事件：如部分存储设备故障，立即停止设备使用，排查故障原因，及时维修或更换设备，从异地备份中恢复丢失、损坏的电子档案；如备份系统出现轻微故障，及时修复系统，重新启动备份操作；（3）重大应急事件：如存储系统崩溃，立即启动应急恢复预案，组织技术人员抢修系统，优先从异地备份、离线备份中恢复核心重要的电子教学档案，逐步恢复全部档案；如发生自然灾害，及时抢救存储设备、备份介质，转移至安全地点，进行数据恢复；如发生重大信息泄露，立即采取屏蔽、删除等措施，排查泄露原因，追究相关责任，做好善后工作；4.处置验证：应急处置工作完成后，应急处置执行小组对处置结果进行验证，确认电子档案