2026年工业水处理公司档案管理与水处理档案分类管理制度

2026年工业水处理公司档案管理与水处理档案分类管理制度第一章总则第一条制定目的为规范本公司工业水处理档案的全生命周期管理，保障档案资料的完整性、准确性、安全性和可利用性，明确档案管理职责与分类标准，提升档案管理工作的标准化、规范化水平，结合工业水处理行业特性及公司实际运营需求，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司内部所有与工业水处理业务相关的档案形成、收集、整理、分类、保管、借阅、销毁、数字化等管理活动，覆盖公司各部门（生产部、技术部、工程部、质控部、行政部等）及所有在职员工。第三条管理原则真实性原则：档案内容需如实反映工业水处理业务开展的实际情况，不得篡改、伪造或隐瞒关键信息。完整性原则：确保从项目立项到运维结束的全流程档案资料无缺失、无遗漏。分类管理原则：按照业务属性、档案类型等维度科学分类，便于检索和利用。安全保密原则：对涉及商业秘密、客户信息、核心技术的档案采取加密、限权等保密措施，防止信息泄露。可操作性原则：档案管理流程贴合公司实际业务场景，条款清晰、流程简洁，便于各部门执行。第四条职责分工行政部：作为档案管理归口部门，负责制定和修订本制度，统筹公司档案管理工作，搭建档案管理体系，监督各部门档案收集、整理、归档工作的执行情况，管理公司档案库房及数字化档案系统，负责档案的保管、借阅审批、销毁审核等核心工作。各业务部门：指定专人担任档案管理员（可兼职），负责本部门日常业务中形成的工业水处理档案的初步收集、整理、分类和移交工作，配合行政部完成档案核查、补全及借阅对接工作，确保本部门档案及时、完整归档。技术部：负责提供工业水处理专业领域的档案分类指导，协助行政部识别核心技术档案的保密等级和保管要求。法务部：负责审核档案管理过程中的合规性，确保档案收集、保管、销毁等环节符合《档案法》《民法典》等相关法律法规要求。公司管理层：审批档案管理制度修订、重要档案销毁、跨部门档案调阅等重大事项，保障档案管理工作的资源支持。第二章档案收集与整理第五条收集范围公司工业水处理相关档案涵盖以下类别，各部门需按要求收集完整：项目类档案：包括工业水处理项目立项申请书、可行性研究报告、招投标文件、项目合同（含补充协议）、设计方案、施工图纸、工程进度报告、竣工验收报告、项目结算资料、客户反馈意见等。技术类档案：包括水处理工艺配方、核心设备技术参数、水质检测报告、药剂研发试验数据、技术改造方案、专利申请文件、技术交底记录、行业技术标准及规范等。运营类档案：包括日常水处理设备运行记录、水质监测日志、药剂使用台账、设备维护保养记录、故障维修报告、安全生产检查记录、环保合规检测报告等。管理类档案：包括与工业水处理业务相关的管理制度、岗位职责、培训记录、会议纪要、供应商资质文件、客户档案（脱敏处理后）、审计报告等。外部类档案：包括行业政策文件、环保法规、水质标准更新文件、上下游产业链合作资料、行业调研报告等。第六条收集要求及时性：档案形成后，各部门档案管理员需在5个工作日内完成初步收集，项目类档案需在项目验收完成后15个工作日内完成全部资料收集，运营类日常档案需按月度汇总收集。完整性：确保档案资料无缺页、无破损、无涂改，附件齐全（如合同需包含双方签章页、补充协议需对应主合同编号），手写档案需字迹清晰、内容完整，数字化档案需保证扫描件/电子版清晰可辨。规范性：档案文件需标注清晰的名称、形成日期、形成部门、责任人等关键信息，电子版档案命名统一格式为“年份-部门-档案类型-文件名称-责任人”（例：2026-技术部-技术类-反渗透工艺参数-张三）。真实性：所有档案内容需与实际业务一致，严禁伪造、篡改档案资料，若发现档案内容有误，需由形成人出具更正说明并签字确认后归档。第七条整理规范1.纸质档案整理：去除档案文件中的金属装订物（订书钉、回形针等），防止锈蚀损坏档案。按文件形成时间或业务流程顺序排列，对破损、褶皱的纸张进行修补、平整处理。采用A4规格档案盒存放，档案盒封面标注档案类别、年度、部门、保管期限等信息，盒内附档案目录清单。2.电子档案整理：电子档案格式统一为PDF（不可编辑版）、Word（可编辑版）、JPG（图片类），视频类档案统一为MP4格式，确保兼容性和长期可读取性。按“年度-部门-档案大类-档案小类”建立电子档案文件夹层级，如“2026-工程部-项目类-XX工业园区水处理项目”。电子档案需进行双重备份，分别存储在公司本地服务器和云存储平台，定期检查备份完整性。第三章水处理档案分类管理细则第八条分类体系结合工业水处理行业特性，公司档案采用“大类-小类-子项”三级分类体系（实操中以二级分类为主，子项为辅助说明），具体分类如下：项目管理档案（大类）立项阶段档案（小类）：立项申请书、可行性研究报告、审批文件等。实施阶段档案（小类）：招投标文件、合同、设计方案、施工记录、进度报表等。验收阶段档案（小类）：竣工验收报告、水质检测报告、结算资料、客户验收单等。售后阶段档案（小类）：运维记录、客户投诉处理记录、售后合同等。技术管理档案（大类）工艺技术档案（小类）：水处理工艺流程图（文字描述版）、工艺参数、工艺优化记录等。设备技术档案（小类）：设备采购合同、技术参数、安装调试记录、设备图纸等。药剂技术档案（小类）：药剂配方、药剂检测报告、药剂试用记录、供应商资质等。检测技术档案（小类）：水质检测标准、检测方法、检测原始数据、检测报告等。运营管理档案（大类）日常运行档案（小类）：设备运行日志、水质监测记录、药剂使用台账等。维护保养档案（小类）：设备保养计划、保养记录、易损件更换记录等。安全环保档案（小类）：安全生产检查记录、环保合规报告、应急处理预案及演练记录等。综合管理档案（大类）制度规范档案（小类）：档案管理制度、水处理作业规范、岗位职责等。资质文件档案（小类）：公司资质、人员证书、供应商资质、客户资质（脱敏）等。培训考核档案（小类）：水处理技术培训课件、培训记录、考核结果等。第九条分类编码规则为便于档案检索和管理，对所有档案进行统一编码，编码规则为：编码结构：年份（4位）+大类代码（2位）+小类代码（2位）+部门代码（2位）+顺序号（4位）。代码定义：大类代码：项目管理（01）、技术管理（02）、运营管理（03）、综合管理（04）。小类代码：按第八条各小类依次编码（如项目管理类立项阶段为01，实施阶段为02）。部门代码：行政部（01）、技术部（02）、工程部（03）、生产部（04）、质控部（05）等。编码示例：2026年工程部形成的XX工业园区水处理项目竣工验收报告，编码为20260103030001。第十条分类整理要求各部门档案管理员需严格按照本制度第八条的分类体系对收集的档案进行分类，确保每一份档案归属准确，不得跨类、混类存放。对涉及多个类别的档案（如既包含技术参数又包含项目实施的文件），以核心内容为准确定主分类，并在档案目录中注明“关联分类”及对应编码，便于跨类检索。每季度末，行政部需对各部门档案分类情况进行核查，发现分类错误的，通知相关部门在3个工作日内整改，并记录整改情况。第四章档案保管与保护第十一条库房管理档案库房需独立设置，配备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防高温等设施（如灭火器、除湿机、防虫剂、遮光窗帘、温湿度计等），保持库房内温度控制在14-24℃，相对湿度控制在45-60%。库房需划分不同区域，分别存放纸质档案、电子档案存储介质（硬盘、U盘等），易燃易爆物品严禁带入库房。档案库房实行专人管理，非档案管理人员进入库房需经行政部负责人批准，并登记进入时间、事由、离开时间。每日检查库房温湿度、消防设施、安防设备，每月进行一次全面巡检，发现问题及时处理并记录。第十二条保管期限根据档案的价值和使用需求，将工业水处理档案分为永久保管、定期保管（30年、10年、5年）两类：永久保管档案：包括核心技术专利文件、重大项目竣工验收报告、公司制定的核心管理制度、涉及重大权益的合同协议、环保合规性永久备案文件等。30年保管档案：包括大中型水处理项目全套资料、核心设备技术档案、长期合作客户的核心档案（脱敏）、安全生产重大事件记录等。10年保管档案：包括小型项目资料、常规设备维护记录、普通客户档案、年度培训记录等。5年保管档案：包括日常水质监测日志、临时供应商资质文件、部门内部会议纪要等。保管期限从档案形成年度的次年1月1日起计算，到期档案需按本制度第六章规定处理。第十三条电子档案保护电子档案存储服务器需设置访问权限，不同岗位人员分配不同的操作权限（仅查看、可下载、可编辑等），定期更新服务器密码，防止未授权访问。每月对电子档案进行一次完整性检查，每季度进行一次格式兼容性测试，对老旧格式的档案及时转换为通用格式。电子档案备份介质需标注档案类别、备份时间、备份人，存放于与库房隔离的安全区域，每年对备份介质进行一次读取测试，确保数据可恢复。第五章档案借阅与利用第十四条借阅权限公司内部员工借阅档案需凭所在部门负责人签字的《档案借阅申请表》，按以下权限审批：借阅5年保管期限的档案：由部门负责人审批，行政部备案。借阅10年、30年保管期限的档案：由部门负责人审核，行政部负责人审批。借阅永久保管档案或涉及商业秘密的档案：由部门负责人、行政部负责人审核，公司分管领导审批。外部单位（如客户、合作方、监管部门）借阅档案，需提供单位介绍信、经办人身份证明，经公司分管领导审批后，由行政部专人陪同查阅，严禁复制、摘抄核心保密内容。第十五条借阅流程借阅人填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案名称、编码、用途、借阅期限、归还日期，按权限完成审批。行政部档案管理员核对审批文件后，调取档案并办理借阅登记，明确档案数量、状态（是否完整、有无破损）。纸质档案借阅期限一般不超过7个工作日，电子档案（非保密类）可下载电子版，保密类电子档案仅可在行政部指定电脑上查阅，不得下载、复制。借阅人需妥善保管借阅的档案，不得涂改、勾画、撕毁，不得转借他人，到期按时归还。第十六条归还与续借档案归还时，行政部档案管理员需检查档案完整性和状态，确认无误后办理归还登记；若发现档案损坏、缺失，需立即上报行政部负责人，按公司规定追究借阅人责任。确因工作需要续借的，借阅人需在到期前1个工作日提交《档案续借申请表》，按原审批权限审批后，办理续借手续，续借期限不超过5个工作日，且仅可续借一次。第十七条档案利用行政部需建立档案检索系统（电子版+纸质版），方便员工查询档案目录及存放位置，提高档案利用效率。各部门利用档案开展业务时，如需复制档案内容，需经行政部负责人批准，复制件需标注“复制件”字样及复制日期、复制人，与原件具有同等管理要求。行政部每年度统计档案借阅和利用情况，分析档案利用价值，为公司业务决策提供参考。第六章档案销毁第十八条销毁条件达到保管期限且无继续保存价值的档案，可申请销毁；仍有利用价值的，可申请延长保管期限。涉及未了结的诉讼、仲裁、审计等事项的档案，即使达到保管期限，需待事项办结后再处理。销毁前需由行政部牵头，联合相关业务部门、法务部对拟销毁档案进行审核，确认无保存价值且不涉及合规风险。第十九条销毁流程行政部整理拟销毁档案清单，注明档案名称、编码、形成时间、保管期限、销毁原因，填写《档案销毁申请表》。《档案销毁申请表》经各相关部门负责人审核、行政部负责人复核、公司分管领导审批后，报公司总经理批准。档案销毁需由两人以上现场监督，销毁前核对拟销毁档案与清单是否一致，销毁后监督人、经办人在《档案销毁记录表》上签字确认，记录表永久保存。纸质档案采用粉碎方式销毁，电子档案采用物理删除+数据覆盖方式销毁，严禁私自出售、丢弃档案。第七章监督与责任第二十条监督检查行政部每季度对各部门档案收集、整理、分类、归档情况进行检查，每年开展一次全面的档案管理专项审计，检查结果纳入部门绩效考核。公司审计部每年度对档案管理制度的执行情况、档案保管安全性进行审计，出具审计报告，提出整改建议。第二十一条责任追究员工违反本制度规定，有下列行为之一的，视情节轻重给予警告、通报批评、扣罚绩效等处罚；造成经济损失或泄密的，追究赔偿责任；涉嫌违法犯罪的，移交司法机关处理