费用报销审核流程及报销单填写示例

费用报销审核流程及报销单填写规范说明一、适用工作场景本规范适用于公司员工因履行工作职责发生的各项必要支出报销，包括但不限于以下情况：因公出差：员工前往异地开展业务、参加会议、培训等产生的交通费、住宿费、市内交通费等；日常办公：购买办公用品、支付通讯费、快递费等与日常工作直接相关的支出；业务活动：组织或参与客户洽谈、行业交流、项目研讨等产生的必要招待费、场地费等；其他经批准的因公支出：需提前向部门负责人申请并获书面确认的特殊费用。二、详细操作步骤（一）费用发生与单据准备确认支出性质：费用需与岗位职责、工作任务直接相关，非个人消费或未经批准的支出不得报销。收集合规凭证：费用发生时，务必取得载明详细信息的支出凭证（如：注明日期、金额、消费项目、商家名称的凭证原件）；差旅住宿需提供住宿清单（含房费、日期等），交通费需提供行程单或票据；多人共同发生的费用（如会议餐费），需在凭证上注明参与人员及事由。整理附件材料：将支出凭证按费用类型分类整理，并与报销单一并提交，保证凭证清晰、完整。（二）规范填写报销单登录报销系统：通过公司内部OA系统或财务系统进入“费用报销”模块，选择对应报销单类型（如“差旅费报销单”“日常费用报销单”）。填写基础信息：申请人：填写本人姓名（系统自动关联工号，无需手动输入）；所属部门：选择当前所在部门；报销日期：填写提交报销单的当日日期；费用归属期间：填写费用实际发生的起止日期（如：2023年10月1日至2023年10月7日）。填写费用明细：按费用类别逐项填写（如：交通费、住宿费、办公费等），每类费用需单独一行；“费用项目”：填写具体支出内容（如“北京-高铁票”“A4打印纸”）；“发生日期”：填写该笔费用的实际发生日期；“金额”：填写支出金额（小写），系统自动大写金额；“备注”：简要说明费用事由（如“参加XX项目研讨会”“采购部门办公用品”）。附件：在系统中将准备好的支出凭证逐一，保证附件与报销单明细一一对应。提交并确认：检查填写信息无误后，提交报销单，系统将自动推送至下一审核环节。（三）部门负责人审核审核内容：报销费用是否与部门工作计划、岗位职责相关；费用金额是否合理，是否存在超标准支出（如：差旅住宿是否符合公司规定的地区标准）；报销单填写是否完整、附件是否齐全。审核结果：符合规定的，在系统中“同意”，流转至财务部门；不符合规定的，填写驳回理由并退回申请人，补充或修改后重新提交。（四）财务部门复核合规性检查：支出凭证是否真实、合法（如：凭证是否有商家盖章、金额是否与报销单一致）；费用是否符合公司报销制度（如：招待费是否超过年度预算标准）；报销单填写是否规范（如：大小写金额是否一致、事由是否清晰）。数据核对：系统自动校验报销单与附件的金额、数量是否匹配；对大额或异常费用（如：单笔超过5000元的支出），需联系申请人核实具体情况。复核结果：审核通过，流转至最终审批人；审核不通过，注明问题并退回，申请人需在3个工作日内完成修改。（五）最终审批签发审批权限：根据费用金额确定审批人（如：金额≤5000元由部门负责人审批；5000元＜金额≤20000元由分管副总审批；金额＞20000元由总经理审批）。审批内容：重点复核重大支出的必要性、预算执行情况及是否符合公司战略目标。审批结果：批准后，财务部门在2个工作日内报销凭证；驳回的，由财务部门通知申请人并说明原因。（六）报销款项支付财务打款：审批完成后，财务部门将报销款项支付至申请人绑定的工资卡账户。到账查询：申请人可在3-5个工作日后通过银行APP或财务系统查询到账情况，如有异常及时联系财务部门。三、报销单填写模板XX公司费用报销单基础信息内容申请人*（系统自动带出）所属部门*（系统自动带出）报销日期2023年10月8日费用归属期间2023年10月1日-2023年10月7日费用明细费用类别费用项目交通费北京-上海高铁票（G102）住宿费上海XX酒店（标准间）市内交通费地铁、出租车办公费项目资料打印费合计附件清单高铁票1张、住宿费凭证1张、交通票据5张、打印费凭证1张审批意见部门负责人*财务审核*最终审批*四、重要提示单据真实性：所有支出凭证需真实反映费用发生情况，严禁伪造、变造凭证，一经发觉将按公司规定处理。填写完整性：报销单中“费用项目”“备注”等字段需填写具体，避免模糊表述（如“办公费”需注明具体物品名称及用途）。时效性要求：费用需在发生后15个工作日内提交报销，逾期未提交需向部门负责人及财务部门说明原因，特殊情况需经总经理审批。特殊情况处理：如遇紧急支出无法提前申请，需在费用发生后24小时内口头告知部门负责人，并在报销时提交书面说明。预算控制：各部门需严格执行年度预算，超预算费用报销需提前向财务部门提交预算调整申请，经批准后方可