2025年建筑施工企业往来款项管理制度

2025年建筑施工企业往来款项管理制度一、总则为规范公司往来款项管理，提高资金使用效率，防范财务风险，确保公司资产安全完整，依据《中华人民共和国会计法》、《企业会计准则》等相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。本制度适用于公司及所属各项目部、分公司在经营活动过程中形成的各项应收、应付、预收、预付及其他应收应付款项的管理。所有涉及往来款项业务的部门及人员均应严格遵守本制度。往来款项管理遵循“权责明确、流程规范、及时清理、风险可控”的原则。财务部门是往来款项的归口管理部门，负责核算、监督、分析和催收清理；业务经办部门（如经营部、采购部、工程部等）是往来款项形成的责任部门，负责合同履行、款项确认及催收协作。二、应收款项管理应收款项主要包括应收账款、其他应收款及合同资产等。业务经办部门在签订合同时，应明确约定付款条件、付款期限、违约责任等条款，为后续款项回收奠定基础。业务发生后，业务经办人员应及时取得经双方确认的有效结算凭证，如结算单、对账单、验收报告等，并在3个工作日内提交财务部门进行账务处理。财务部门根据结算凭证及时登记往来款项明细账，确保账实相符。财务部门应于每月5日前编制应收款项账龄分析表，按账龄分为未到期、逾期1-30天、逾期31-90天、逾期91-180天、逾期180天以上等区间，并报送公司管理层及相应业务部门负责人。对于逾期超过90天的应收款项，业务经办部门需书面说明原因并提交催收计划。业务经办部门应指定专人负责应收款项的日常跟踪与催收。催收过程应留有书面记录，如催收函、邮件、沟通纪要等。对于恶意拖欠或催收困难的款项，应及时启动法律程序，并移交法务部门处理。任何部门或个人不得擅自决定赊销或延长信用期，特殊情况需报总经理审批。三、预付款项管理预付款项主要指按照合同约定预先支付给供应商的货款、工程款等。申请预付款项必须基于真实、合法、有效的经济合同，且合同条款中明确约定了预付款比例、支付条件及抵扣方式。预付款项申请由需求部门提出，填写预付款申请单，附上合同关键页复印件、供应商资信证明等材料，经部门负责人审核后，依次报采购部门、财务部门、分管领导审批。单项预付款金额超过50万元人民币的，需报总经理最终审批。财务部门在支付预付款前，应严格审核合同条款及审批流程的完整性。预付款支付后，业务经办部门应负责跟踪合同履行情况，并及时获取对方提供的履约担保或等额发票。预付款项原则上应在合同约定的期限内完成结算和抵扣。财务部门应建立预付款项专项台账，定期与业务部门核对预付款项的结算及抵扣进度。对于长期挂账（超过合同约定履行期3个月）且未办理结算的预付款项，业务经办部门必须限期清理，并说明原因。因个人失职导致预付款项无法收回的，将追究相关人员责任。四、应付款项管理应付款项主要包括应付账款、其他应付款等。各项应付款项的支付必须基于真实、合规的业务背景，并取得合法、有效的原始凭证，如发票、入库单、验收单等。业务经办部门在收到供应商的付款申请或发票后，应在5个工作日内完成业务真实性及单据合规性的初审。审核无误后，填写付款申请单，连同全部支持性文件，提交至财务部门。财务部门负责对付款申请进行财务复核，重点核查发票真伪、金额准确性、审批权限完整性以及预算符合性。复核通过后，按照公司审批权限规定，依次报部门负责人、财务负责人、分管领导审批。单笔支付金额超过30万元人民币的，需报总经理审批。财务部门应按照合同约定或与供应商协商的信用期，合理安排付款计划，既要维护公司信誉，也要提高资金使用效益。原则上不得提前支付，如遇特殊情况需提前支付的，须说明理由并报总经理特批。每月应付账款账龄分析应于次月5日前完成。五、预收款项管理预收款项主要指按照合同约定预先向客户收取的工程款、货款等。预收款项的收取必须严格依据合同条款，并开具符合规定的收款凭证。业务经办部门在接洽业务时，应明确告知客户公司的预收款政策及相关合同条款。收取预收款时，应及时通知财务部门，并配合办理相关手续。财务部门在收到款项后，应及时入账，并核销相应的合同负债。预收款项应按照权责发生制原则和合同履约进度，及时、准确地进行收入结转。业务经办部门应定期向财务部门提供项目履约进度证明，以便财务部门进行账务处理。严禁挪用预收款项或长期挂账不结转。对于因合同变更、终止等原因需要退还预收款的情况，由业务经办部门提出申请，说明退款原因并附相关证明文件，经法务部门审核、财务部门复核后，报总经理审批。退款操作由财务部门严格按照审批意见执行。六、其他往来款项管理其他应收款主要指员工备用金、差旅费借款、押金、保证金等。员工因公借款需填写借款单，注明用途、金额及预计报销或还款时间，经部门负责人批准后，报财务部门审核支付。前款未清者，原则上不得再次借款。备用金实行定额管理，由财务部门根据业务需要核定限额，并指定专人负责保管与使用。备用金保管人应定期（每月末）与财务部门核对账目，确保账实相符。差旅费借款应在出差返回后5个工作日内完成报销结算。收取的各类保证金、押金，财务部门应设立专门科目进行明细核算，并妥善保管相关凭证。符合退还条件时，由经办部门提出退还申请，经审核无误后办理退款。对于转入收入的其他应付款，需严格履行内部审批程序。七、往来款项的核对与清理财务部门应定期组织与往来单位的对账工作，每月与重要客户、供应商进行书面或电子对账，每季度与所有往来单位至少对账一次。对账结果需经双方确认，发现差异应及时查明原因并调整。业务经办部门应积极配合财务部门进行往来款项的清理工作。对于长期挂账、账龄异常、交易背景不清的往来款项，应成立由财务、业务、法务等部门组成的专项清理小组，分析原因，明确责任，制定处理方案并报管理层批准。每年年终决算前，财务部门应组织进行全面、彻底的往来款项清查盘点。对确实无法收回的应收款项或无需支付的应付款项，应取得充分、适当的证据，并严格按照公司资产损失核销管理办法履行审批程序，进行账务处理。八、监督检查与责任追究公司审计部门定期对往来款项的管理情况进行专项审计，重点检查内部控制的有效性、账务处理的准确性、款项回收的及时性以及风险防范措施的落实情况。审计报告应直接报送董事会或审计委员会。财务部门负责人对往来款项会计核算的真实性、完整性负责。业务经办部门负责人对本部门形成的往来款项的安全性和可回收性负责。因审核不严、催收不力、违规操作等造成公司经济损失的，将视情节轻重给予通报批评、经济处罚、行政处分直至追究