珠宝公司销售合同优化制度

珠宝公司销售合同优化制度第一章总纲

1.1制定依据与目的

本制度依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国消费者权益保护法》《中华人民共和国反不正当竞争法》《联合国国际货物销售合同公约》（CISG）、《欧盟通用数据保护条例》（GDPR）、《美国海外反腐败法》（FCPA）等国内外法律法规及行业标准，结合《珠宝玉石质量鉴别标准》（GB16552）、《贵金属饰品纯度规定及命名方法》（GB11887）等行业规范，并基于公司“价值创造、风险防控、效率提升”的核心管理导向制定。针对当前销售合同管理中存在的流程不协同、风险识别滞后、跨境履约争议频发等痛点，旨在规范销售合同全生命周期管理，提升合同履约效率与质量，降低法律与合规风险，保障公司资产安全与品牌声誉。

1.2适用范围与对象

本制度适用于公司所有涉及珠宝产品销售业务的合同管理活动，覆盖销售部、市场部、法务部、财务部、供应链部、内控部等部门及全体正式员工、外包服务商、合作经销商等关联方。业务范围包括但不限于线上电商平台、线下门店、批发业务、跨境电商等。例外场景包括：金额低于人民币1万元的紧急小额采购合同、内部租赁协议等，需经总经理审批豁免本制度部分条款，但重大风险事项仍需按规定备案。重大事项审批权限由董事会或总经理办公会界定。

1.3核心原则

本制度遵循以下核心原则：

（1）合规性原则：严格遵守国家及目标市场法律法规，确保合同条款合法有效；

（2）权责对等原则：明确各环节责任主体及权限，避免越权操作；

（3）风险导向原则：重点关注高价值、长周期、跨境业务的风险防控；

（4）效率优先原则：优化审批流程，缩短合同签署周期，合同审批时效目标≤3个工作日；

（5）持续改进原则：基于业务发展、政策变化及内外部监督意见动态优化制度；

（6）平等自愿原则：尊重交易方权利，禁止捆绑销售、虚假宣传等违规行为。

1.4制度地位与衔接

本制度为公司基础性专项管理制度，与《公司内部控制基本规范》《财务报销管理办法》《供应商准入标准》《海外业务合规指南》等制度构成管理闭环。如条款冲突，以本制度为准；与外部法规冲突时，按“就高原则”执行，由法务部协调后提交董事会备案。

第二章领导机构与职责

2.1管理组织架构

公司销售合同管理实行“董事会-总经理-业务部门-监督部门”四级管理架构，其中：

（1）董事会作为最高决策层，负责重大合同（金额超1000万元或涉及海外市场）的最终审批及风险偏好设定；

（2）总经理办公会负责制定年度合同管理目标及预算，审批重大合同的初步方案；

（3）业务部门（销售部、市场部）作为执行主体，承担合同起草、履约监控等职责；

（4）监督部门（内控部、审计部、合规部）通过独立核查确保制度执行到位。

2.2决策机构与职责

（1）股东会：审议年度合同管理报告及重大合同风险敞口；

（2）董事会：审批重大合同条款、合同风险管理制度及年度预算；

（3）总经理办公会：决策合同审批权限、跨部门争议事项及应急预案。

2.3执行机构与职责

（1）销售部：

-负责合同需求发起、条款初拟（主责）；

-配合法务部审核法律风险（配合）；

-主导合同履约过程监控（主责）。

（2）法务部：

-负责合同法律效力审核（主责）；

-提供跨境合规建议（主责）；

-监督合同争议处理（主责）。

（3）财务部：

-负责付款条件审核（主责）；

-监控合同资金风险（主责）。

2.4监督机构与职责

（1）内控部：嵌入“合同审批权限校验”“履约节点跟踪”等3个关键内控环节，通过系统自动校验及抽样核查执行效果；

（2）审计部：每年开展合同专项审计，重点关注金额超500万元的合同及海外业务；

（3）合规部：定期评估交易对手合规资质，建立黑名单机制。

2.5协调与联动机制

（1）建立月度合同管理联席会议，由法务部牵头，销售部、财务部、内控部参与，解决跨部门争议；

（2）设立“合同风险预警池”，由合规部主导，各部门协同识别高风险交易；

（3）跨境业务增设属地法务支持机制，通过视频会议或差旅协作完成尽职调查。

第三章专业领域管理标准

3.1管理目标与核心指标

（1）管理目标：实现合同全生命周期可追溯、风险可管控、履约可预警；

（2）核心指标：

-合同审批时效≤3个工作日；

-履约率≥98%（按金额统计）；

-合同违约率≤0.5%；

-跨境合同争议解决周期≤30个工作日。

3.2专业标准与规范

（1）合同模板标准化：建立“基础合同+行业场景”双库，覆盖零售、批发、电商等场景；

（2）风险分级管控：

-高风险点（跨境交易、定制款）：需完成交易对手信用评级、支付方式双重验证；

-中风险点（大额批发）：需附商品质检报告；

-低风险点（小额零售）：采用标准化模板免审。

（3）行业适配要求：

-遵循CISG第11条电子合同效力规则；

-涉及欧盟市场需符合GDPR第7条同意原则。

3.3管理方法与工具

（1）管理方法：

-全生命周期管理：覆盖从合同起草到归档的5个阶段；

-风险矩阵法：根据金额（100万级）、周期（12个月级）、市场（新兴市场级）确定管控层级；

-PDCA循环：通过“检查-整改-验证”闭环优化执行效果。

（2）管理工具：

-ERP系统：自动校验审批权限、付款条件；

-OA系统：实现电子签章、履约节点推送；

-CRM系统：记录交易方信用评分、历史纠纷。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

（1）合同发起阶段：销售部录入交易信息，系统自动校验交易对手黑名单、信用额度；

（2）合同审核阶段：按“部门初审-法务终审-财务资金审核”路径流转，系统自动计时超时预警；

（3）合同签署阶段：支持电子签章或律师见证，跨境业务需通过目标市场认证的电子签章平台；

（4）履约监控阶段：每月自动比对订单与发票，异常触发预警；

（5）归档阶段：电子合同归档至ERP，纸质文件由档案室管理，需双备份存储。

4.2子流程说明

（1）定制款合同特殊流程：需经设计部技术参数确认、质检部样品备案后，方可提级审核；

（2）跨境合同尽职调查子流程：需完成“商业资质核查（第三方征信）+法律合规评估（属地律所）+支付方式尽职（银行推荐函）”三项前置程序。

4.3流程关键控制点

（1）交易对手识别点：合同发起前必须完成信用评级，评级结果由合规部维护；

（2）金额校验点：系统自动拦截超审批权限金额，需额外提交总经理审批；

（3）法律审核点：法务部需在2个工作日内完成条款有效性确认。

4.4流程优化机制

（1）优化发起条件：累计3次超时审批或2次履约争议触发优化启动；

（2）评估流程：由内控部牵头，联合业务部门分析瓶颈，形成改进方案；

（3）审批权限：流程优化方案需经总经理办公会审议，重大变更需董事会批准。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

（1）按金额分级：

-10万元以下：销售部经理审批；

-10-100万元：销售总监+财务总监联签；

-100-500万元：总经理审批；

-500万元以上：董事会审议。

（2）按风险分级：跨境交易需增加合规部前置审核；

（3）按岗位层级：基层销售人员无直接审批权，需通过系统路由至上级。

5.2审批权限标准

（1）审批层级：采用“单级审批（基层）-双级审批（中层）-多级审批（高层）”三级校验；

（2）审批时效：各节点审批时限≤1个工作日，超时系统自动生成催办通知；

（3）越权限制：禁止越级审批，特殊紧急情况需附书面说明及责任承担承诺。

5.3授权与代理机制

（1）授权条件：需提交《授权书》，明确授权范围、期限（最长6个月）及权限层级；

（2）备案要求：授权书需经法务部审核后归档，电子授权通过OA系统流转；

（3）代理规范：临时代理需经直属上级书面授权，最长15个工作日，代理结束后7个工作日内完成交接。

5.4异常审批流程

（1）紧急审批：适用金额超权限10%且需在24小时内签署的合同，需经总经理特批；

（2）补批规范：因审批人缺席导致的超时，需在2个工作日内完成补批，逾期按无效合同处理；

（3）风险评估：异常审批必须附带《合同风险备忘录》，由合规部评估后附卷。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

（1）操作规范：合同条款必须逐项核对，禁止错填、漏填；

（2）表单要求：电子表单需通过系统校验逻辑，纸质表单需法定代表人签字盖章；

（3）痕迹留存：电子合同需包含交易双方数字签名、时间戳，纸质合同需扫描归档。

6.2监督机制设计

（1）日常监督：内控部每月抽查5份合同，核查审批流程完整性；

（2）专项监督：每年第四季度开展全流程复盘，重点关注跨境合同；

（3）突击检查：合规部可随时抽查合同签署现场，核查是否双方法定代表人或授权代表在场。

6.3检查与审计

（1）检查频次：专项审计每年至少1次，日常检查按金额比例（500万元以上合同100%检查）；

（2）审计方法：文档审阅+系统测试+现场访谈；

（3）结果应用：审计报告需提交董事会，整改项纳入绩效考核。

6.4执行情况报告

（1）报告周期：月度报告由内控部汇总，季度报告由法务部牵头；

（2）报告内容：含合同签约额、审批时效、风险事件、制度优化建议；

（3）考核挂钩：报告数据作为销售部、法务部KPI考核依据。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

（1）销售部考核：合同履约率（权重50%）、审批时效达标率（权重30%）；

（2）法务部考核：重大风险识别准确率（权重40%）、争议解决满意度（权重30%）；

（3）指标评分：定量指标采用“实际值/目标值”换算，定性指标通过履约情况抽样验证。

7.2评估周期与方法

（1）评估周期：月度评估由部门自评，季度评估由人力资源部统筹；

（2）评估方法：数据统计+360度评估（交易对手满意度）。

7.3问题整改机制

（1）整改分类：一般问题（合同模板优化）、重大问题（审批流程缺陷）、紧急问题（重大违约）；

（2）整改时限：一般问题7个工作日内完成，重大问题30日内完成；

（3）责任追究：整改不力导致损失的，按《员工手册》追责。

7.4持续改进流程

（1）建议来源：通过OA系统设立“制度优化建议”专栏，定期收集业务部门意见；

（2）评估标准：由合规部联合业务部门评估建议的合规性、可行性；

（3）审批权限：年度修订方案需经总经理办公会审议，重大修订需董事会批准。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

（1）奖励情形：

-提前完成合同签署并降低履约成本；

-识别重大风险并有效规避损失；

-优化流程获得年度评审；

（2）奖励类型：精神奖励（通报表扬）+物质奖励（绩效奖金）；

（3）奖励程序：部门提名→人力资源部审核→总经理审批→公示（3个工作日）。

8.2违规行为界定

（1）一般违规：未按流程提交审批材料（处罚标准：警告+部门通报）；

（2）较重违规：擅自修改合同条款（处罚标准：罚款5000元+降级）；

（3）严重违规：签订无效合同导致损失（处罚标准：解除劳动合同并追偿损失）。

8.3处罚标准与程序

（1）处罚层级：对应违规行为设置“警告-罚款-降级-解除合同”四级处罚；

（2）处罚程序：调查取证→告知→听证（严重违规必须听证）→审批→执行。

8.4申诉与复议

（1）申诉条件：收到处罚通知后3个工作日内提出；

（2）受理部门：人力资源部设立复议小组，由法务部、工会代表组成；

（3）复议时限：5个工作日内出具复议结果，全程留痕存档。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

（1）重大违约预案：启动《合同违约应急响应手册》，明确分级处置措施；

（2）跨境制裁应对：建立“制裁名单动态库”，由合规部每月更新，触发制裁时立即终止合同并追偿；

（3）资源保障：设立“应急备用金”，金额为年度合同总额的5%。

9.2例外情况处理

（1）例外场景：自然灾害、政府禁令等不可抗力；

（2）审批权限：由总经理审批，需附不可抗力证明；

（3）处理要求：必须在7个工作日内完成例外申请，并每月更新进展。

9.3危机公关与善后

（1）责任主体：市场部牵头，法务部提供法律支持；

（2）沟通口径：通过官方渠道发布声明，避免信息不对称；

（3）善后措施：每季度评估危机影响，完善合规培训。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本制度由公司法务部负责解释，解释意见以书面形式发布，作为制度附件。

10.2相关制度索引

（1）《公司内部控制基本规范》（内控字〔2023〕1号）；

（2）《供应商准入标准》（财资发〔2022〕15号）；

（3）《海外业务合规指南》（合规办〔2023〕8号）。

10.3修订与废止程序

（1）修订条件：法律法规变化、重大业务模式调整；

（2）审批权限：修订草案经总经理办公会审议，重大修订需董事会批准；

（3）废止条件：制度内容被新的法规或公司战略取代。

10.4生效与实施日期

本制度自2024年1月1日