家具公司销售合同管控制度（规则）

家具公司销售合同管控制度第一章总则

1.1制定依据与目的

本制度依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国合同法》《企业内部控制基本规范》及《企业内部控制配套指引》、ISO9001质量管理体系标准、联合国国际货物销售合同公约（CISG）等法律法规、行业标准和国际公约制定，结合家具公司“价值创造、风险防控、效率提升”核心导向，旨在规范销售合同全生命周期管理，防范合同风险，提升运营效率，支撑企业国际化经营战略。当前企业合同管理存在流程分散、风险识别不足、审批效率低下、跨国业务合规性欠缺等问题，本制度旨在通过构建“制度-流程-表单-责任”四维一体管理闭环，实现管控与效率的平衡。

1.2适用范围与对象

本制度适用于家具公司所有涉及销售合同的业务领域，包括但不限于直销、分销、出口业务等，覆盖销售部、法务部、财务部、供应链部、内控部等部门及所有参与合同管理的人员（正式员工、外包团队、合作单位等）。适用对象包括合同拟定人员、审批人员、执行人员、归档人员及监督人员。例外场景包括金额低于人民币伍万元的紧急订单合同、内部采购合同等，需经总经理特批后适用简易流程；涉及跨境交易的合同，需额外符合目标国家法律法规及本制度国际化适配条款。

1.3核心原则

本制度遵循以下核心原则：

（1）合规性原则：严格遵守国家及目标国家法律法规，确保合同内容合法有效；

（2）权责对等原则：明确各岗位权限与责任，确保权责匹配；

（3）风险导向原则：聚焦高风险环节，实施差异化管控；

（4）效率优先原则：优化流程，减少不必要的审批环节，提升合同执行效率；

（5）持续改进原则：定期复盘优化，适应业务发展需求；

（6）平等自愿原则：合同条款需遵循公平诚信原则，保护交易双方合法权益。

1.4制度地位与衔接

本制度为基础性专项管理制度，与公司《内部控制手册》《财务报销制度》《审计管理办法》等制度衔接，冲突时以本制度为准。若未来公司进入新行业或目标国家，需补充适配性条款，经董事会审议通过后生效。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司设立董事会层面的合同管理决策委员会，负责重大合同（金额超过人民币壹仟万元或涉及跨境交易）的最终审批；总经理办公会负责常规合同的审批；各部门按职责分工执行合同管理。内控部作为监督机构，对合同管理全流程实施监督；法务部提供法律支持；财务部负责合同履行中的资金管控。

2.2决策机构与职责

（1）股东会：审议年度合同管理报告及重大合同风险预案；

（2）董事会：批准合同管理制度的修订；

（3）总经理办公会：审批金额超过人民币壹佰万元的合同，及涉及跨境交易的合同；

（4）合同管理决策委员会：由董事长牵头，法务部、销售部、内控部等部门负责人组成，负责重大合同的最终决策。

2.3执行机构与职责

（1）销售部：负责合同拟定、客户沟通及履约跟进；

（2）法务部：提供合同条款审核支持，出具法律合规意见；

（3）财务部：负责合同款项收付管理及信用风险控制；

（4）供应链部：协调生产、物流等履约环节；

（5）内控部：对合同审批流程、执行情况实施监督。

2.4监督机构与职责

内控部负责合同管理全流程的风险评估与监督，每月至少开展一次现场核查；审计部每年至少开展一次专项审计，重点核查重大合同、跨境合同的风险控制措施落实情况；合规部负责目标国家法律法规的适配性审查。

2.5协调与联动机制

建立跨部门合同管理联席会议制度，每月召开一次，由销售部牵头，法务部、财务部等参与，协调合同执行中的跨部门事项。涉外业务增设属地法律协调小组，由法务部牵头，目标国家法律顾问参与，确保合同条款符合当地法规。

第三章专业领域管理标准

3.1管理目标与核心指标

（1）合同拟定质量：重大合同法律风险发生率≤1%；

（2）审批时效：常规合同审批时效≤3个工作日，重大合同≤5个工作日；

（3）履约率：合同履约率≥98%；

（4）争议解决效率：合同争议解决周期≤30个工作日。

3.2专业标准与规范

（1）合同模板标准化：公司统一制定标准合同模板，按业务类型（国内/跨境、直销/分销）分类管理；

（2）条款审核规范：法务部对金额超过人民币伍万元的合同进行条款审核，重点关注知识产权、质量责任、违约责任等条款；

（3）风险控制点：

-高风险点：跨境合同（标注风险等级为高，需附目标国家法律合规性评估报告）；

-中风险点：金额超过人民币壹佰万元的合同（需附履约能力评估）；

-低风险点：常规合同（按标准模板执行）。

3.3管理方法与工具

（1）管理方法：采用全生命周期管理方法，结合PDCA循环持续优化；

（2）管理工具：依托ERP系统实现合同电子化管理，通过OA系统进行审批流转，CRM系统跟踪客户合同履约情况。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

（1）合同拟定：销售部根据客户需求拟定合同初稿，附产品报价单、技术参数等附件；

（2）内部审核：销售部提交法务部、财务部进行合规性、资金可行性审核；

（3）审批：按金额/风险等级划分审批路径，金额低于人民币壹万元的由销售部经理审批，超过壹万元至壹佰万元的由总经理审批；

（4）签署：审批通过后，由销售部与客户签署合同；

（5）归档：合同原件由法务部存档，电子版录入ERP系统，财务部同步录入账务信息。

4.2子流程说明

（1）跨境合同子流程：需增加目标国家法律合规性评估环节，由法务部委托属地法律顾问出具评估报告；

（2）紧急合同子流程：金额低于人民币伍万元的紧急合同，经总经理特批后可简化审批流程，但需附风险评估报告。

4.3流程关键控制点

（1）合同拟定阶段：法务部对条款合规性进行双重校验；

（2）审批阶段：禁止越权审批，审批意见需明确标注风险等级；

（3）归档阶段：电子版与纸质版同步存档，确保可追溯。

4.4流程优化机制

每年11月开展全流程复盘，由内控部牵头，各部门参与，根据业务变化、审计发现、客户投诉等优化流程，次年1月完成修订。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

按“业务类型+金额+岗位层级”分配权限：

（1）国内直销合同：金额低于人民币壹万元，销售部经理审批；

（2）国内分销合同：金额低于人民币伍万元，销售部经理审批；

（3）跨境合同：金额低于人民币壹佰万元，需经法务部、总经理双重审批；

（4）重大合同：金额超过人民币壹仟万元，需经合同管理决策委员会审批。

5.2审批权限标准

（1）审批层级：金额低于人民币壹万元，销售部经理审批；金额超过壹万元至壹佰万元，总经理审批；金额超过壹佰万元，合同管理决策委员会审批；

（2）审批时限：常规合同审批时效≤3个工作日，重大合同≤5个工作日；

（3）禁止越权审批，审批意见需明确标注风险等级及审批依据。

5.3授权与代理机制

授权需通过OA系统备案，授权期限不超过壹年，临时代理最长不超过15个工作日，结束后及时交接并报备法务部。

5.4异常审批流程

（1）紧急审批：需附紧急原因说明及风险评估报告，经总经理特批；

（2）补批：审批过程中若需补充材料，审批流程需重新启动；

（3）权限外审批：需经审批人向上级汇报，并附合规性说明。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

（1）操作规范：合同条款需逐项核对，确保与附件内容一致；

（2）表单填报：ERP系统合同信息需完整录入，包括合同编号、客户信息、金额、审批节点等；

（3）痕迹留存：电子审批流程需留存审批记录，纸质合同需双备份存档。

6.2监督机制设计

（1）日常监督：内控部每月抽查合同审批记录，核查审批流程是否合规；

（2）专项监督：每年5月开展合同管理专项检查，重点关注跨境合同、重大合同；

（3）突击检查：内控部可随时对合同执行情况开展突击检查。

6.3检查与审计

（1）检查频次：日常检查每月不少于一次，专项检查每年至少一次；

（2）审计要求：审计部每年至少开展一次合同管理专项审计，形成审计报告并明确整改要求。

6.4执行情况报告

每月5日前，销售部提交合同管理执行情况报告，包括合同签订数量、金额、审批时效、风险事件等，内控部汇总后报总经理办公会。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

（1）考核指标：合同审批时效、合同履约率、法律风险发生率、客户投诉率；

（2）考核权重：审批时效20%、履约率30%、法律风险发生率30%、客户投诉率20%；

（3）考核对象：销售部经理、法务部合同审核人员、财务部资金监控人员。

7.2评估周期与方法

（1）评估周期：月度考核、季度评估、年度审计；

（2）评估方法：数据统计、现场核查、客户访谈。

7.3问题整改机制

（1）整改流程：发现-立项-整改-复核-销号；

（2）分类管理：一般问题整改时限≤7个工作日，重大问题≤30个工作日；

（3）问责机制：整改不力者按公司制度追责。

7.4持续改进流程

基于考核、审计、业务变化及政策调整，每月开展优化建议收集，季度评审，年度修订。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

（1）奖励情形：合同审批时效最短、履约率最高、风险防控最有效等；

（2）奖励类型：精神奖励（通报表扬）、物质奖励（奖金）、晋升奖励；

（3）奖励程序：销售部提名，法务部审核，总经理审批，公示不少于3个工作日。

8.2违规行为界定

（1）一般违规：合同条款轻微瑕疵，未造成损失；

（2）较重违规：审批流程不规范，未造成重大损失；

（3）严重违规：重大合同未履行审批，造成重大损失。

8.3处罚标准与程序

（1）处罚标准：按违规等级对应警告、罚款、降级、解雇；

（2）处罚程序：调查-取证-告知-审批-执行，保障当事人陈述权。

8.4申诉与复议

（1）申诉条件：收到处罚通知后3个工作日内；

（2）申诉流程：向人力资源部申诉，由审计部复核，7个工作日内出具复议结果。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

（1）应急组织：成立合同管理应急小组，由法务部牵头，销售部、财务部参与；

（2）响应流程：发现重大风险立即启动预案，按“风险识别-评估-处置-报告”流程执行；

（3）资源保障：预留应急资金，确保危机处理资金需求。

9.2例外情况处理

（1）例外场景：金额低于人民币伍万元的紧急订单、内部采购等；

（2）审批要求：需附风险评估报告，经总经理特批；

（3）记录要求：例外处理需在ERP系统标注，并留存痕迹。

9.3危机公关与善后

（1）责任主体：法务部牵头，公关部配合；

（2）沟通口径：由法务部制定统一口径，确保合规性；

（3）善后措施：定期复盘，优化流程，防止同类事件再次发生。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本制度由公司内控部负责解释，解释意见以书面文件形式发布。

10.2相关制度索引

（1）《内部控制手册》；

（2）《财务报销制度》；

（3）《审计管理办法》。

10.3修订与废止程序

（1）修订条件：法律法规变化、业务调整、审计发现