档案管理与服务工作手册

档案管理与服务工作手册第1章档案管理基础与制度规范1.1档案管理概述档案管理是组织在日常活动中对各类文件、资料进行系统收集、整理、保管、利用和处置的过程，是实现信息有序管理的重要手段。档案管理遵循“统一标准、分级负责、分类管理、安全保密”的基本原则，确保档案在保存、调阅、利用等全过程中达到规范要求。档案管理不仅服务于组织内部的业务流程，也服务于外部的法律法规和政策要求，是实现信息资源有效利用的重要保障。据《档案法》规定，档案管理应遵循“谁产生、谁负责”的原则，确保档案的真实、完整、安全和可用性。档案管理的信息化水平直接影响档案的检索效率和利用效果，是现代档案管理的重要发展方向。1.2档案管理制度体系档案管理制度体系由多个层级构成，包括总则、管理职责、档案分类、保管、调阅、销毁等具体制度。根据《档案管理规范》（GB/T18894-2016），档案管理制度应明确档案的归档范围、保管期限、调阅权限和处置流程。档案管理制度需结合组织实际业务需求，制定符合国家法律法规和行业标准的管理细则。档案管理制度应定期修订，确保其与组织发展和外部环境变化相适应，避免制度滞后或失效。档案管理制度的执行情况应纳入绩效考核体系，以保障制度的有效落实和持续改进。1.3档案分类与编码规范档案分类是按照内容、形式、用途等标准对档案进行归类，是档案管理的基础工作。档案分类采用“三级分类法”或“四级分类法”，如《档案分类法》（GB/T15014-1994）中规定的“按内容、按形式、按用途”三类分类体系。档案编码是为每份档案赋予唯一标识，便于检索和管理，编码应遵循《档案编码规则》（GB/T15027-2011）的相关要求。档案分类与编码应结合组织业务特点，确保分类科学、编码规范，提高档案管理的效率和准确性。档案分类应定期进行调整，根据业务变化和档案数量增长，动态优化分类体系。1.4档案保管与调阅流程档案保管应遵循“防、湿、燥、防虫、防鼠”等原则，确保档案在保存过程中不受损害。档案保管期限分为永久、长期、短期三种，不同期限的档案应按照相应的保管条件和安全要求进行管理。档案调阅需遵循“先审批、后调阅、后使用”的原则，调阅人员需持有效证件并经授权后方可进行。档案调阅过程中应做好登记和记录，确保调阅过程可追溯，避免信息泄露或管理混乱。档案调阅后应及时归还，确保档案的完整性与可用性，同时做好调阅痕迹的保存和管理。1.5档案信息化管理要求档案信息化管理是指利用信息技术手段对档案进行数字化处理、存储、检索和共享，是档案管理现代化的重要途径。档案信息化管理应遵循《电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）的相关要求，确保电子档案的完整性、安全性与可追溯性。档案信息化管理应建立统一的档案数据库，实现档案的电子化存储和共享，提高档案利用效率。档案信息化管理需配备相应的安全防护措施，如加密、权限控制、备份与恢复机制等，确保档案信息安全。档案信息化管理应与组织的业务系统对接，实现档案信息与业务数据的互联互通，提升管理效能。第2章档案收集与整理2.1档案收集原则与方法档案收集应遵循“全面性、系统性、时效性”原则，确保档案的完整性与连续性，避免遗漏重要资料。根据《档案法》规定，档案收集需覆盖单位业务活动全过程，包括形成、处理、归档等环节。收集方法应结合“分类收集”与“动态收集”相结合，采用系统化管理方式，如利用档案分类目录进行分类收集，确保档案的可检索性。档案收集需遵循“先入先出”原则，确保档案的原始性和真实性，避免因收集顺序不当导致信息失真。档案收集过程中应注重档案的“完整性”与“规范性”，确保档案内容完整、格式统一，符合国家档案管理标准。档案收集需结合信息化手段，如利用电子档案管理系统进行数字化采集，提升档案管理效率与准确性。2.2档案整理与归档流程档案整理应按照“分类、编目、装订、保管”四步走流程进行，确保档案的有序管理。根据《档案整理规范》（GB/T18894-2016），档案整理需按文件类别、形成时间、保管期限等进行分类。归档流程应遵循“先整理后归档”原则，确保档案在归档前已经过系统化处理，避免归档过程中出现信息混乱。归档过程中应注重档案的“完整性”与“规范性”，确保档案内容完整、格式统一，符合国家档案管理标准。归档需建立档案目录与档案文件的对应关系，确保档案的可查性与可追溯性，便于后续查阅与利用。归档后应建立档案管理台账，记录档案的形成时间、归档时间、保管期限、责任人等信息，确保档案管理的可追溯性。2.3档案分类与编目规范档案分类应依据《档案分类法》（GB/T16154-2012）进行，通常按“按内容分类”与“按形式分类”相结合，确保分类的科学性与实用性。编目应遵循“统一标准、分类明确、内容完整”原则，采用“档号制”进行编码管理，确保档案的可识别性与可检索性。编目内容应包括档案名称、形成单位、保管期限、责任人、形成时间、文件编号等关键信息，确保档案信息的全面性与准确性。编目应结合档案的“保管期限”与“使用价值”进行分类，确保档案的科学分类与合理利用。编目应定期更新，确保档案信息的时效性与准确性，避免因信息滞后影响档案管理效率。2.4档案装订与保管要求档案装订应采用“双面装订”或“单面装订”方式，确保档案的整齐与牢固，避免因装订不当导致档案散落。档案装订应使用“档案专用纸张”与“档案专用装订线”，确保装订后的档案具有良好的耐久性与防潮性。档案保管应遵循“防潮、防尘、防虫”原则，采用“恒温恒湿”环境进行保管，确保档案的长期保存。档案保管应定期进行“档案检查”与“档案维护”，确保档案的完好性与安全性，避免因保管不当导致档案损毁。档案保管应建立“档案保管台账”，记录档案的保管位置、责任人、检查时间等信息，确保档案管理的可追溯性。2.5档案销毁与处置流程档案销毁应遵循“依法依规”原则，确保销毁行为符合国家档案管理法律法规，避免因销毁不当导致档案信息泄露。档案销毁应采用“物理销毁”或“化学销毁”方式，确保销毁后的档案无法恢复，符合《档案法》关于档案销毁的规定。档案销毁应建立“销毁台账”，记录销毁时间、销毁方式、责任人、销毁单位等信息，确保销毁过程的可追溯性。档案销毁应由“档案管理人员”与“监督人员”共同进行，确保销毁过程的公开与透明，避免责任不清。档案销毁后应建立“销毁记录”，作为档案管理的重要依据，确保销毁行为的合法性和可查性。第3章档案利用与服务3.1档案查阅与借阅管理档案查阅与借阅管理遵循“谁主管、谁负责”原则，严格执行档案借阅登记制度，确保档案安全与使用规范。根据《档案法》规定，档案查阅需经档案管理部门批准，借阅期限一般不超过30日，特殊情况可延长，但需报批并归还。为规范档案借阅流程，应建立档案借阅台账，详细记录借阅人、借阅时间、归还时间、使用目的等信息，确保档案流向可追溯。档案查阅需遵守保密规定，查阅人员不得擅自复制、摘抄或传播档案内容，严禁将档案带离档案室。对于涉及国家秘密、商业秘密或个人隐私的档案，应按相关规定进行分级管理，严格限制查阅权限，确保档案安全。实行档案查阅预约制度，提前预约可减少档案损耗，提高档案利用效率，同时避免档案因频繁查阅而受损。3.2档案信息服务与查询档案信息服务应依托档案管理系统，提供在线查询、检索、等多功能服务，实现档案信息的数字化管理与共享。建立档案分类体系，采用“分类法”或“主题法”对档案进行科学分类，便于用户快速查找所需档案。通过数据库技术，实现档案信息的快速检索，支持关键词、标题、作者、日期等多种检索方式，提升档案利用效率。档案信息服务需定期更新，确保档案信息的时效性与准确性，避免因信息滞后影响利用效果。档案信息服务应结合用户需求，提供个性化服务，如档案使用指南、档案利用培训等，提升档案利用的便捷性与满意度。3.3档案公开与利用政策档案公开遵循“依法公开、分类管理、分级利用”原则，确保档案的合法使用与合理开放。档案公开需符合《档案法》及相关法规，公开范围包括历史档案、业务档案、行政档案等，具体范围由档案管理部门制定。档案公开应遵循“先保密后公开”原则，涉及国家秘密、商业秘密或个人隐私的档案不得公开。档案利用政策应明确档案开放的条件、程序与期限，确保档案利用的合法性和规范性。档案公开与利用政策应结合档案馆职能，制定年度档案开放计划，确保档案资源的合理配置与高效利用。3.4档案数字化服务流程档案数字化服务流程包括档案扫描、图像处理、数据提取、元数据构建、存储与管理等环节，确保档案信息的完整性与可读性。档案数字化应采用高分辨率扫描设备，确保图像清晰度与文件格式符合标准，如JPEG2000或TIFF格式。档案数字化过程中需进行元数据标注，包括档案编号、标题、日期、保管期限、责任者等信息，便于后续检索与管理。档案数字化服务应建立统一的档案数字资源库，支持多平台访问，提升档案利用的便捷性与共享性。档案数字化服务需定期维护与更新，确保档案数据的连续性与安全性，避免因技术故障影响档案利用。3.5档案咨询服务与反馈档案咨询服务应由专业档案管理人员提供，内容涵盖档案查阅、档案利用、档案管理等问题，确保服务的专业性与准确性。建立档案咨询服务台或在线服务平台，提供7×24小时咨询服务，及时解答用户疑问，提升档案利用体验。咨询服务应注重用户需求分析，根据用户类型（如科研人员、企业、公众等）提供定制化服务，提高档案利用效率。建立档案服务反馈机制，通过问卷调查、意见箱等方式收集用户反馈，持续优化档案服务流程。档案咨询服务应注重服务流程的透明化与规范化，确保档案服务的可追溯性与可评价性，提升档案服务的公信力与满意度。第4章档案安全与保密4.1档案安全防护措施档案安全防护应遵循“预防为主、防治结合”的原则，采用物理隔离、环境控制及技术防护等综合措施，确保档案在存储、传输和使用过程中不受损。根据《档案保护与利用技术规范》（GB/T18824-2002），档案库房应保持恒温恒湿，温湿度应控制在14-24℃、45-60%RH范围内，以防止霉变和虫蛀。档案库房应配备防鼠、防虫、防潮、防尘的设施，如防鼠帘、除湿机、防虫药剂等，定期进行环境检测，确保档案环境符合安全标准。根据《档案馆建筑设计规范》（GB50187-2014），档案库房应设有独立的防虫、防鼠设施，并定期开展灭虫灭鼠工作。档案存储应采用防磁、防静电、防尘的档案柜，柜体应具备防潮、防尘、防虫功能，档案应按类别、保管期限分类存放，避免交叉污染。根据《档案信息化管理规范》（GB/T18824-2002），档案柜应具备防尘、防潮、防虫功能，档案存放应保持干燥、清洁、无尘。档案传输过程中应采用安全的传输方式，如加密传输、身份验证等，防止信息泄露。根据《档案信息化管理规范》（GB/T18824-2002），档案传输应通过加密通道进行，确保数据在传输过程中的安全性。档案安全防护应定期进行检查和评估，建立档案安全防护档案，记录防护措施实施情况及效果，确保档案安全防护体系持续有效运行。4.2档案保密管理要求档案保密管理应贯彻“谁主管，谁负责”的原则，明确各岗位人员的保密职责，确保档案信息在管理、使用和流转过程中不被泄露。根据《档案法》及《档案保密管理规定》（国办发〔2018〕25号），档案管理人员应严格遵守保密制度，不得擅自复制、传播或销毁档案资料。档案信息应实行分级管理，根据档案的敏感性、重要性进行分类，制定相应的保密等级，明确保密期限和保密范围。根据《档案保密管理规定》（国办发〔2018〕25号），档案应按保密等级分为秘密、机密、绝密三级，并按规定进行管理。档案管理人员应定期接受保密培训，增强保密意识，掌握保密技能，确保在日常工作中严格遵守保密规定。根据《档案保密管理规定》（国办发〔2018〕25号），档案管理人员应每年至少参加一次保密培训，提升保密能力。档案信息的使用应严格限定在授权范围内，未经许可不得对外提供或复制，防止信息外泄。根据《档案法》及《档案保密管理规定》（国办发〔2018〕25号），档案信息的使用应遵循“先审批、后使用”的原则，确保信息的安全可控。档案保密管理应建立保密检查制度，定期对档案信息的保密情况进行检查，发现问题及时整改，确保档案信息的安全性和保密性。4.3档案防火与防潮措施档案库房应配备灭火器、消防栓等消防设施，定期进行消防演练，确保消防设备处于良好状态。根据《建筑设计防火规范》（GB50016-2014），档案库房应设置自动喷水灭火系统，配备灭火器和消防栓，确保火灾发生时能够及时扑灭。档案库房应保持通风良好，避免高温、高湿环境，防止档案受潮、发霉。根据《档案馆建筑设计规范》（GB50187-2014），档案库房应保持通风，温湿度应控制在适宜范围，防止档案受潮和霉变。档案库房应设置防潮装置，如除湿机、通风系统等，确保库房内湿度在45-60%RH之间，防止档案受潮。根据《档案保护与利用技术规范》（GB/T18824-2002），档案库房应配备除湿设备，保持库房内湿度稳定。档案库房应设置防火门、防火墙等设施，防止火势蔓延。根据《建筑设计防火规范》（GB50016-2014），档案库房应设置防火门，确保火源控制到位，防止火灾发生。档案防火与防潮措施应定期检查，确保设施完好，档案存储环境符合安全要求。根据《档案馆建筑设计规范》（GB50187-2014），档案库房应定期进行防火和防潮检查，确保档案安全。4.4档案信息安全管理制度档案信息安全应遵循“安全第一、预防为主”的原则，建立档案信息的分类分级管理制度，确保档案信息在存储、传输、使用过程中不被非法访问或篡改。根据《信息安全技术个人信息安全规范》（GB/T35273-2020），档案信息应按照重要性分级管理，确保信息的安全可控。档案信息应采用加密技术进行存储和传输，防止信息泄露。根据《信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求》（GB/T22239-2019），档案信息应采用加密技术，确保信息在传输和存储过程中的安全性。档案信息的访问应实行权限控制，确保只有授权人员才能访问相关信息。根据《信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求》（GB/T22239-2019），档案信息的访问应设置权限管理，确保信息仅限授权人员使用。档案信息的传输应通过加密通道进行，防止信息被窃取或篡改。根据《信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求》（GB/T22239-2019），档案信息的传输应采用加密技术，确保信息在传输过程中的安全。档案信息安全管理制度应定期更新，结合新技术发展，完善信息安全防护体系，确保档案信息的安全性。根据《信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求》（GB/T22239-2019），档案信息安全管理制度应定期评估和更新，确保符合最新的安全标准。4.5档案应急处置预案档案应急处置预案应涵盖火灾、水灾、盗窃等突发事件的应对措施，确保档案在突发事件中能够迅速恢复和保护。根据《档案馆应急管理工作指南》（国办发〔2016〕14号），档案应急处置预案应包括应急组织、应急响应、应急处置、事后恢复等环节。火灾发生时，应立即切断电源，启动消防系统，组织人员疏散，并对受损档案进行抢救和修复。根据《档案馆应急管理工作指南》（国办发〔2016〕14号），火灾发生后应迅速启动消防系统，确保档案安全。水灾发生时，应迅速关闭档案库房电源，防止漏电，组织人员撤离，并对受损档案进行抢救和修复。根据《档案馆应急管理工作指南》（国办发〔2016〕14号），水灾发生后应迅速关闭电源，防止漏电，确保档案安全。盗窃事件发生时，应立即报警，封锁现场，保护证据，并对受损档案进行抢救和修复。根据《档案馆应急管理工作指南》（国办发〔2016〕14号），盗窃事件应立即报警，并采取措施保护现场。应急处置预案应定期演练，确保相关人员熟悉应急流程，提高应急处置能力。根据《档案馆应急管理工作指南》（国办发〔2016〕14号），应急处置预案应定期组织演练，确保预案的有效性和实用性。第5章档案信息化管理5.1档案信息系统建设要求档案信息系统建设应遵循“统一标准、分级管理、安全可靠”的原则，符合国家档案管理信息化建设的相关规范，如《档案信息化建设规范》（GB/T28827-2012）要求，确保系统具备良好的扩展性和兼容性。系统应采用分布式架构设计，支持多终端访问，包括PC端、移动端及Web端，满足用户在不同场景下的使用需求。系统需具备数据备份与恢复机制，采用“三级备份”策略，确保数据在硬件故障、人为误操作或自然灾害等情况下仍能安全恢复。系统应具备权限管理功能，根据用户角色分配不同权限，如管理员、档案员、查阅员等，确保数据访问的安全性与合规性。系统应与政府、企业、科研机构等外部系统实现数据对接，支持标准数据接口（如XML、JSON、API），实现信息共享与协同管理。5.2档案数据录入与管理档案数据录入应遵循“标准化、规范化、实时化”的原则，采用结构化数据格式（如XML、JSON），确保数据内容完整、准确、可追溯。数据录入需通过自动化工具或系统接口实现，减少人工操作误差，提高录入效率。例如，采用OCR技术对纸质档案进行数字化处理，提升录入速度与准确性。数据录入后应进行数据校验，包括字段完整性、数据类型、格式一致性等，确保录入数据符合档案管理标准。数据管理应建立档案元数据体系，包括档案编号、创建时间、归档单位、保管期限等，便于档案的分类、检索与统计。数据应定期进行归档与更新，确保档案信息的时效性与完整性，同时建立数据变更记录，便于追溯与审计。5.3档案检索与查询功能档案检索系统应支持多种检索方式，包括关键词检索、分类检索、主题检索、全文检索等，满足不同用户的需求。系统应具备高效的索引机制，采用倒排索引、全文检索引擎（如Elasticsearch）等技术，提升检索速度与结果准确性。检索结果应提供详细的信息展示，包括档案编号、标题、内容摘要、创建时间、保管单位等，便于用户快速找到所需档案。系统应支持分页浏览、筛选条件、排序功能，提升用户体验，同时满足批量检索与统计分析的需求。检索结果应具备导出功能，支持PDF、Excel、Word等格式，便于用户进行进一步处理或存档。5.4档案信息共享与互通档案信息共享应遵循“统一平台、分级共享、权限控制”的原则，确保信息在不同部门、单位之间安全、高效地流转。信息共享应通过数据接口或云平台实现，支持跨平台、跨系统的数据交互，如采用RESTfulAPI或SAP、Oracle等企业级数据库接口。共享信息应遵循数据安全与隐私保护原则，采用加密传输、访问控制、审计日志等技术，确保信息在传输与存储过程中的安全性。共享信息应建立统一的数据标准与格式，如采用国家标准（GB/T18848-2012）规定的档案元数据标准，确保信息的互操作性。共享信息应建立信息流转流程与审批机制，确保信息在传递过程中的合规性与可追溯性。5.5档案信息安全管理档案信息安全管理应遵循“预防为主、技术为先、制度为辅”的原则，采用多层次防护策略，包括网络边界防护、数据加密、访问控制等。系统应部署防火墙、入侵检测系统（IDS）、入侵防御系统（IPS）等安全设备，确保系统免受网络攻击与恶意软件入侵。数据应采用加密存储与传输技术，如AES-256加密算法，确保数据在存储、传输、访问过程中的安全性。安全管理应建立权限分级机制，结合角色权限与访问控制策略，确保只有授权人员才能访问敏感档案信息。安全管理应定期进行风险评估与漏洞扫描，结合ISO27001信息安全管理体系标准，持续优化安全防护措施，确保档案信息系统的安全稳定运行。第6章档案工作监督与考核6.1档案工作监督机制档案工作监督机制应建立在制度化、规范化的基础上，依据《档案法》及相关法律法规，明确监督主体、监督内容与监督方式，确保档案管理工作的有序开展。监督机制应涵盖日常巡查、专项检查、年度评估等多种形式，通过信息化手段实现对档案实体与电子档案的动态监管，提高监督效率与准确性。建立档案工作监督档案，记录监督过程、发现问题及整改情况，作为考核与责任追究的重要依据。监督结果应纳入绩效考核体系，与责任人员的岗位职责、绩效奖金及晋升机制挂钩，增强监督的实效性。通过定期组织档案管理人员参加监督培训，提升其监督意识与能力，确保监督机制的有效运行。6.2档案工作考核标准考核标准应结合档案管理的业务流程、服务质量、档案安全、归档及时性等核心指标，制定科学合理的评分体系。考核内容应包括档案的完整性、准确性、规范性、保密性及利用效率，采用定量与定性相结合的方式，确保考核的全面性。建立档案工作考核档案，记录考核结果、问题反馈及整改情况，作为后续考核与责任追究的重要参考。考核结果应与档案管理人员的绩效考核、岗位调整及奖惩措施挂钩，形成激励与约束并重的机制。考核应定期开展，如每季度或年度进行一次，确保考核的持续性和公平性。6.3档案工作责任追究制度建立责任追究制度，明确档案管理人员在档案管理中的职责，确保其对档案的完整、安全与规范管理负有法律责任。对违反档案管理规定、造成档案损毁、丢失或泄密的行为，应依据《档案法》及相关法规追究相应责任，情节严重的依法处理。责任追究应与考核结果相结合，对考核不合格或存在重大问题的人员，视情节轻重给予警告、通报批评、调岗或解除劳动合同等处理。建立责任追究台账，记录责任人、问题、处理结果及整改情况，确保责任落实到位。责任追究应坚持“谁主管、谁负责”原则，强化责任意识，提升档案管理的严肃性与规范性。6.4档案工作培训与考核建立档案工作培训机制，定期组织档案管理人员参加专业培训，提升其业务能力与综合素质。培训内容应涵盖档案管理规范、信息技术应用、档案安全防护、法律法规知识等，确保培训内容与实际工作相结合。培训应纳入年度工作计划，制定培训计划、培训课程及考核标准，确保培训的系统性和持续性。培训考核应采用理论与实践相结合的方式，通过考试、案例分析、实操演练等形式进行，确保培训效果。建立档案工作培训档案，记录培训时间、内容、考核结果及人员反馈，作为培训效果评估的重要依据。6.5档案工作改进与优化建立档案工作改进机制，定期开展档案管理工作的自我评估与优化，针对存在的问题提出改进措施。改进措施应结合实际业务需求，引入信息化管理手段，提升档案管理的效率与准确性。通过档案工作改进，优化档案管理制度、流程和标准，提升档案管理的整体水平。改进成果应纳入年度工作考核，作为档案管理工作的评价依据，推动档案管理工作持续改进。建立档案工作改进档案，记录改进措施、实施过程、效果评估及后续优化方向，确保改进工作的可持续性。第7章档案人员职责与培训7.1档案工作人员职责档案工作人员应依据《档案法》及相关法规，负责档案的收集、整理、保管、调阅、利用及销毁等全过程管理，确保档案资料的完整性、真实性和安全性。根据《档案管理规范》（GB/T18894-2016），档案工作人员需熟悉档案分类、编目、检索等技术标准，确保档案信息的准确性和可查性。档案工作人员需严格执行档案借阅、归还、调阅流程，确保档案使用符合保密规定，避免因管理不当导致档案损毁或泄露。档案工作人员应定期参与档案信息化管理，掌握电子档案的存储、检索与安全管理技术，提升档案服务的现代化水平。档案工作人员需配合单位开展档案业务培训，及时更新知识库，确保档案管理符合最新政策和技术要求。7.2档案人员职业素养要求档案人员应具备良好的职业道德，遵守档案法律法规，做到守法、守纪、守责，确保档案管理工作的公正性和权威性。档案人员需具备较强的信息素养，能够熟练使用档案管理系统，掌握档案数字化、电子档案管理等技术手段。档案人员应具备良好的沟通能力和团队协作精神，能够与相关部门协调配合，确保档案管理工作高效有序。档案人员应具备较强的责任意识，严格履行岗位职责，确保档案资料的完整、准确和安全。档案人员应具备持续学习能力，积极参加专业培训，提升自身综合素质，适应档案管理工作的不断变化。7.3档案人员培训与考核档案人员应定期参加由档案管理部门组织的培训，内容涵盖档案管理政策、技术规范、信息化应用及职业伦理等方面。培训应结合实际工作需求，注重实践操作能力的提升，如档案分类、编目、检索及信息化管理等。培训考核应采用理论与实践相结合的方式，考核内容包括知识掌握程度、操作技能及职业素养。考核结果应作为档案人员晋升、评优及岗位调整的重要依据，确保培训成效落到实处。建立档案人员培训档案，记录个人学习情况、考核