采购岗位分离制度

采购岗位分离制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国采购法》《中华人民共和国招标投标法》《企业内部控制基本规范》等法律法规，以及集团母公司关于防范采购风险、规范业务流程的相关规定，结合公司实际管理需求，旨在通过岗位分离机制，有效防控采购环节的专项风险，提升采购业务合规性，保障公司资产安全与经营效益。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖采购计划制定、供应商选择、招标投标、合同签订、合同履行、验收结算等全流程业务场景，以及涉及采购决策、执行、监督等关键环节的管理活动。第三条本制度下列术语定义如下：（一）“采购专项管理”指公司为确保采购活动合法合规、高效透明而建立的全流程管控体系，包括岗位分离、流程规范、风险防控、监督考核等机制。（二）“采购专项风险”指在采购活动中可能引发舞弊、腐败、资产流失、合规处罚等不良后果的潜在风险，如供应商选择不当、招标程序违规、利益输送等。（三）“采购合规”指采购活动严格遵循国家法律法规、行业准则及公司内部制度要求，确保业务行为的合法性与合理性。（四）“岗位分离”指在采购管理流程中，通过职责分工机制，确保采购决策、执行、监督等环节由不同岗位或部门负责，形成相互制约、相互监督的管理模式。第四条采购专项管理应遵循以下核心原则：（一）“全面覆盖”，确保采购全流程各环节均纳入管控范围，无死角、无盲区；（二）“责任到人”，明确各层级、各岗位的职责权限，实现责任可追溯；（三）“风险导向”，聚焦关键风险点，实施差异化管控措施；（四）“持续改进”，根据内外部环境变化及时优化管理体系，提升防控能力。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司采购专项管理负总责，承担领导责任；分管领导对采购专项管理负直接责任，负责统筹协调、督导落实。第六条设立采购专项管理领导小组，由公司主要负责人任组长，分管领导任副组长，成员包括财务部、法务部、审计部、纪检监察部及采购业务相关部门负责人。领导小组负责统筹采购专项管理工作的顶层设计，研究决策重大事项，协调跨部门协作，监督评价管理成效。第七条各部门、下属单位及员工应明确岗位职责，严格落实采购专项管理要求，形成“层层负责、人人尽责”的管理格局。第八条牵头部门为采购部，负责采购专项管理制度建设、风险识别、监督考核、培训宣贯等工作，确保制度有效落地。第九条专责部门为法务部与审计部，负责采购业务的合规审核、流程优化、风险处置及监督评价，提供法律与审计支持。第十条业务部门及下属单位负责落实采购专项管理要求，开展本领域的日常风险防控，确保采购活动符合制度规范。第十一条基层执行岗应履行以下合规操作责任：（一）签订岗位合规承诺书，明确个人在采购环节的合规义务；（二）及时上报发现的违规行为或风险隐患，配合开展调查处置；（三）严格遵守操作流程，不得擅自越权或违规操作。第三章采购岗位分离重点内容与要求第十二条采购计划编制环节应实行岗位分离，采购需求部门负责提出采购申请，采购部负责审核需求合理性，财务部负责预算审核，形成闭环管理。第十三条供应商选择环节应实行岗位分离，采购部负责实施供应商尽职调查，法务部负责合规性审核，领导小组负责最终决策。第十四条招标投标环节应实行岗位分离，采购部负责组织招标，技术部门负责方案评审，纪检监察部负责全过程监督，确保公平公正。第十五条合同签订环节应实行岗位分离，采购部负责合同草拟，法务部负责法律审核，领导审批后方可签署。第十六条合同履行环节应实行岗位分离，采购部负责进度监控，业务部门负责验收确认，财务部负责结算审核。第十七条采购验收环节应实行岗位分离，业务部门负责验收确认，质量部门负责技术复核，采购部负责资料归档。第十八条采购付款环节应实行岗位分离，财务部负责付款审核，审计部负责抽查复核，确保资金安全。第十九条禁止性行为包括但不限于：（一）严禁未经尽职调查擅自选择供应商；（二）严禁以围标、串标方式干预招标结果；（三）严禁擅自变更合同内容或违规支付款项；（四）严禁利用采购职务谋取不正当利益。第二十条专项风险防控重点包括：（一）供应商选择不当风险，需加强尽职调查，避免利益输送；（二）招标程序违规风险，需严格遵循公开透明原则；（三）合同履行瑕疵风险，需明确双方权利义务，强化履约监督；（四）资金支付风险，需加强权限控制，防止挪用或欺诈。第四章采购岗位分离运行机制第二十一条建立制度动态更新机制，采购部每年联合法务部、审计部评估制度有效性，根据法规变化、业务调整及时修订。第二十二条建立风险识别预警机制，采购部每季度开展风险排查，法务部、审计部进行分级评估，发布预警通知并制定应对预案。第二十三条建立合规审查机制，将岗位分离要求嵌入业务决策、合同签订、项目启动等关键节点，实行“未经审查不得实施”原则。第二十四条建立风险应对机制，对一般风险由采购部牵头处置，重大风险由领导小组决策，明确应急流程、责任协同及上报要求。第二十五条建立责任追究机制，界定违规情形与处罚标准，联动绩效考核、纪律处分，对串通舞弊等严重行为依法依规严肃处理。第二十六条建立评估改进机制，每年对专项管理体系有效性开展评估，优化流程漏洞，提升防控能力。第五章采购岗位分离保障措施第二十七条建立组织保障机制，各层级领导对采购专项管理负推进责任，定期召开专题会议研究解决重大问题。第二十八条建立考核激励机制，将专项合规情况纳入部门及个人年度考核，与绩效、评优挂钩，强化正向引导。第二十九条建立培训宣传机制，分层级开展专项培训，如管理层合规履职培训、一线员工操作规范培训，提升全员合规意识。第三十条建立信息化支撑机制，通过系统工具实现流程自动化、风险实时监控，提升管理效率与透明度。第三十一条建立文化建设机制，发布专项合规手册，签订合规承诺书，营造全员合规氛围，培育诚信经营理念。第三十二条建立报告制度，明确风险事件、年度