食堂询价比价制度

食堂询价比价制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国采购法》《中华人民共和国招标投标法》及《企业内部控制基本规范》等相关法律法规，结合公司实际管理需求，旨在规范食堂物资采购与服务的询价比价行为，防范采购风险，提升资源使用效益，保障员工餐饮品质，促进企业合规运营。制度的制定与执行，是公司落实风险防控主体责任、优化业务流程体系、提升内部治理水平的具体举措，有助于防范价格欺诈、利益输送等违规行为，确保采购决策的科学性与公正性。第二条本制度适用于公司总部各部门、下属单位及全体员工参与食堂物资采购与服务的询价比价活动，涵盖食材、设备、清洁用品、服务外包（如配餐服务）等采购场景。食堂管理部门作为主要执行主体，应确保本制度在采购全流程得到严格遵循；各业务部门及下属单位在食堂物资需求提出、供应商选择、价格确认等环节需履行相应职责。第三条本制度涉及的核心术语定义如下：（一）“XX专项管理”是指公司针对食堂采购领域的物资询价比价活动，通过制度建设、流程管控、风险防控等手段实施的全过程管理，旨在保障采购行为的合规性、经济性与安全性。（二）“XX风险”是指在食堂物资采购中可能存在的价格虚高、供应商资质不合规、合同违约、质量安全隐患等风险隐患，需通过制度措施进行识别、评估与控制。（三）“XX合规”是指食堂采购活动严格遵守国家法律法规、行业规范及公司内部制度要求，确保采购决策、流程执行、合同履行等环节合法合规。第四条食堂询价比价管理应遵循以下核心原则：（一）全面覆盖：所有食堂采购项目必须纳入询价比价管理范围，杜绝选择性执行。（二）责任到人：明确各层级、各岗位在询价比价环节的职责，建立责任追溯机制。（三）风险导向：重点防控价格异常、供应商不良记录等风险，实施差异化管理。（四）持续改进：根据制度执行效果、风险变化动态优化询价比价流程。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司食堂询价比价管理工作负总责，对制度落实情况、重大风险事件承担最终领导责任；分管领导作为直接责任人，负责具体工作的组织协调、监督考核及决策审批。第六条设立食堂询价比价管理领导小组，由公司主要负责人牵头，分管领导任组长，财务部、审计部、食堂管理部门、法务部及下属单位代表组成。领导小组职能包括：统筹制度体系建设、协调跨部门协作、审批重大采购决策、监督考核执行效果、决策重大风险处置方案。第七条明确三类主体的职责分工：（一）牵头部门（食堂管理部门）：负责本制度的具体实施，制定询价比价流程细则，组织供应商管理、价格比选、合同履约监督，定期汇总分析采购数据。（二）专责部门（财务部、审计部）：财务部负责采购资金审核、支付监督及价格合理性评估；审计部负责采购全流程的独立审计与风险检查。（三）业务部门/下属单位：负责食堂物资需求提出，配合比价工作提供必要资料，监督采购结果的使用效果。第八条明确基层执行岗（采购专员、食堂管理员）的合规操作责任：（一）严格按流程开展询价比价，禁止擅自简化或跳过比价环节。（二）如实记录比价过程、供应商报价等信息，确保资料完整可追溯。（三）发现价格异常、供应商资质不符等情况，及时上报并暂停采购。（四）签署岗位合规承诺书，承担直接操作责任。第三章专项管理重点内容与要求第九条供应商尽职调查：所有食堂采购供应商必须建立合格供应商名录，通过信用查询、资质验证、业绩评估等方式确认其合法合规性。禁止向从未参与过比价或存在不良记录的供应商采购。第十条招标采购规范：采购金额超过X万元的物资或服务，必须采用公开招标或邀请招标方式，严格执行招标公告发布、投标文件评审、中标公示等流程。第十一条价格比选标准：综合评审价格、质量、服务、交货期等因素，不得仅以最低价作为唯一标准。比价记录需经至少X名相关人员签字确认，并存档备查。第十二条合同签订要求：明确采购内容、价格、交付时间、违约责任等条款，涉及金额较大或长期合作的，需经法务部门审核。禁止签订含糊不清的合同或未经审批的补充协议。第十三条质量验收流程：物资到货后由食堂管理部门联合相关部门共同验收，对不合格产品必须拒收并通知供应商整改，验收记录作为付款依据之一。第十四条价格异常监控：建立价格波动监测机制，对连续X个月价格上涨幅度超过X%的物资，需重点核查原因，必要时调整采购方案。第十五条关联交易管理：供应商不得直接或间接通过关联方参与比价，严禁利用职权为特定供应商争取不正当优势。第十六条采购信息公开：除涉密信息外，比价结果、中标供应商名单等应定期在公司内网公示，接受员工监督。第四章专项管理运行机制第十七条制度动态更新：每年至少修订X次，根据国家政策调整、行业变化及内部管理需求完善询价比价规则。修订需经领导小组审议，并发布正式通知。第十八条风险识别预警：每季度开展一次专项风险排查，结合市场价格波动、供应商投诉、审计发现等线索，对价格异常、合同违约等风险进行分级预警。第十九条合规审查嵌入业务：将询价比价审查嵌入采购计划审批、合同签订、付款等环节，明确“未经合规审查不得实施”的原则。第二十条风险应对措施：（一）一般风险：由采购部门限期整改，如价格超预算X%需重新比价。（二）重大风险：启动应急响应，暂停相关采购，上报领导小组决策处置。第二十一条责任追究机制：（一）违规情形：如泄露比价信息、收受回扣、选择性执行制度等，依规给予警告至记过处分。（二）处罚标准：情节严重者解除劳动合同，涉嫌犯罪的移交司法机关。第二十二条评估改进机制：每年年底开展制度有效性评估，通过员工满意度调查、审计结果分析等手段，优化流程中的薄弱环节。第五章专项管理保障措施第二十三条组织保障：各层级负责人需定期听取询价比价工作汇报，确保人力、财力投入到位。第二十四条考核激励机制：将询价比价合规情况纳入部门年度考核，占权重X%；连续X年达标者优先评优，违规单位负责人取消评奖资格。第二十五条培训宣传机制：每半年组织一次全员培训，管理层重点学习合规履职要求，基层员工重点掌握操作规范。通过内网发布典型案例，强化警示教育。第二十六条信息化支撑：开发采购管理信息系统，实现供应商资质自动校验、比价数据自动分析、采购流程线上审批等功能，提升管理效率。第二十七条文化建设：编制《食堂采购合规手册》，要求新员工入职前学习；每年签署《合规承诺书》，营造“人人参与比价、事事严守合规”的氛围。第二十八条报告制度：每月向领导小组报送询价比价工作简报，内容涵盖比价完成率、价格降幅、重大风险事件等；