财务报销制度和财务流程

财务报销制度和财务流程一、财务报销制度和财务流程

1.1总则

财务报销制度和财务流程旨在规范企业内部费用报销行为，确保报销流程的合法性、合理性和高效性，同时加强对企业资金的管理，防范财务风险。本制度适用于企业全体员工，包括但不限于行政、财务、业务等部门的员工。所有报销行为必须严格遵守国家相关法律法规及企业内部规章制度，确保每一笔报销都符合规定，并经过必要的审批程序。

1.2报销范围

1.2.1工作费用

工作费用包括员工因执行工作任务而产生的交通费、住宿费、通讯费、办公用品费等。员工在执行工作任务过程中产生的合理费用，经审批后可予以报销。

1.2.2业务招待费

业务招待费包括员工因业务需要而发生的餐饮费、礼品费等。业务招待费必须符合企业相关业务招待标准，经审批后可予以报销。

1.2.3差旅费

差旅费包括员工因出差而产生的交通费、住宿费、伙食补助费等。差旅费必须符合企业相关差旅标准，经审批后可予以报销。

1.2.4其他费用

其他费用包括员工因工作需要而产生的其他合理费用，如培训费、咨询费等。其他费用必须符合企业相关标准，经审批后可予以报销。

1.3报销标准

1.3.1交通费

交通费包括员工因工作需要而产生的市内交通费和长途交通费。市内交通费按照企业相关标准报销，长途交通费按照实际支出据实报销，但不得超过企业规定的上限。

1.3.2住宿费

住宿费包括员工因出差而产生的酒店住宿费用。住宿费按照企业相关标准报销，但不得超过企业规定的上限。特殊情况需经审批后方可超标报销。

1.3.3通讯费

通讯费包括员工因工作需要而产生的手机费、电话费等。通讯费按照企业相关标准报销，但不得超过企业规定的上限。

1.3.4业务招待费

业务招待费按照企业相关标准报销，但不得超过企业规定的上限。业务招待费必须符合企业相关业务招待标准，经审批后可予以报销。

1.3.5其他费用

其他费用按照企业相关标准报销，但不得超过企业规定的上限。其他费用必须符合企业相关标准，经审批后可予以报销。

1.4报销流程

1.4.1准备报销材料

员工在发生费用后，需准备好相关的报销材料，包括但不限于发票、费用清单、审批单等。所有报销材料必须真实、合法、完整，不得伪造或篡改。

1.4.2提交报销申请

员工在准备好报销材料后，需向部门负责人提交报销申请。部门负责人对报销申请进行初步审核，确认无误后签署审批意见。

1.4.3财务审核

部门负责人签字后的报销申请需提交至财务部门进行审核。财务部门对报销申请进行详细审核，确认无误后签署审批意见。

1.4.4财务支付

财务部门审核通过后的报销申请，需进行资金支付。支付方式包括但不限于银行转账、现金支付等。财务部门在支付前需再次确认报销材料的真实性和合法性。

1.4.5报销归档

财务支付完成后，报销材料需进行归档。归档方式包括但不限于纸质归档、电子归档等。财务部门需建立完善的报销档案管理制度，确保报销材料的完整性和可追溯性。

1.5报销审批权限

1.5.1部门负责人审批

部门负责人对员工提交的报销申请进行初步审核，确认无误后签署审批意见。部门负责人审批权限适用于金额在规定标准以内的报销申请。

1.5.2财务部门审批

财务部门对部门负责人签字后的报销申请进行详细审核，确认无误后签署审批意见。财务部门审批权限适用于金额超过部门负责人审批标准的报销申请。

1.5.3高级管理层审批

金额超过财务部门审批标准的报销申请，需提交至高级管理层进行审批。高级管理层审批权限适用于金额较大的报销申请。

1.6报销时限

1.6.1报销时限要求

员工在发生费用后，需在规定的时间内提交报销申请。报销时限要求如下：市内交通费、通讯费等小额费用需在费用发生后的5个工作日内提交报销申请；住宿费、差旅费等较大费用需在费用发生后的10个工作日内提交报销申请。

1.6.2报销时限逾期处理

若员工未在规定的时间内提交报销申请，将视为自动放弃报销权利。逾期提交的报销申请，财务部门有权不予受理。特殊情况需经高级管理层审批后方可例外处理。

1.7报销监督

1.7.1内部审计

企业财务部门需定期进行内部审计，对报销流程的合规性和合理性进行审查。内部审计结果需向企业管理层汇报，确保报销流程的透明和公正。

1.7.2员工监督

员工有权对报销流程进行监督，发现报销流程中的问题或违规行为，可向企业财务部门或管理层举报。企业需建立完善的举报机制，确保员工举报的及时处理和反馈。

1.8违规处理

1.8.1报销材料造假

若员工在报销过程中提供虚假材料或伪造发票，企业有权取消其报销资格，并视情节严重程度给予相应的纪律处分，包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等。

1.8.2超标准报销

若员工超出企业规定的报销标准进行报销，企业有权要求其退回超标准部分，并视情节严重程度给予相应的纪律处分。

1.8.3报销时限逾期

若员工未在规定的时间内提交报销申请，企业有权取消其报销资格，并视情节严重程度给予相应的纪律处分。

1.9附则

1.9.1制度解释

本制度由企业财务部门负责解释，如有疑问可向财务部门咨询。

1.9.2制度修订

本制度将根据国家相关法律法规及企业实际情况进行定期修订，修订后的制度将另行发布通知。

二、费用报销的详细规范

2.1费用分类与报销要求

2.1.1办公费用报销规范

办公费用是指员工在履行职责过程中发生的文具、纸张、打印、复印等费用。报销时需提供正规发票，并附上费用明细清单。对于少量、零星的办公费用，员工可先自行垫付，但需在规定时间内提交报销申请，经审批后报销。企业鼓励员工合理控制办公费用，提倡节约使用办公用品。

2.1.2交通费用报销规范

交通费用包括员工因工作需要产生的市内交通费和长途交通费。市内交通费报销时需提供正规发票，并附上费用明细清单。长途交通费报销时需提供机票、火车票等票据，并附上行程安排说明。企业规定，员工出差产生的交通费用应选择经济、合理的交通方式，不得浪费企业资源。

2.1.3通讯费用报销规范

通讯费用包括员工因工作需要产生的手机费、电话费等。报销时需提供正规发票，并附上费用明细清单。企业规定，员工使用的手机号码应与工作内容相关，通讯费用报销需符合企业相关标准，不得超过规定上限。

2.1.4差旅住宿费用报销规范

差旅住宿费用是指员工因出差而产生的酒店住宿费用。报销时需提供酒店发票，并附上住宿登记表。企业规定，员工出差住宿应选择符合企业标准的酒店，住宿费用报销需符合企业相关标准，不得超过规定上限。特殊情况需经审批后方可超标报销。

2.1.5业务招待费用报销规范

业务招待费用是指员工因业务需要而产生的餐饮费、礼品费等。报销时需提供正规发票，并附上费用明细清单。企业规定，业务招待费应遵循合理、适度原则，不得铺张浪费。业务招待费报销需符合企业相关业务招待标准，经审批后可予以报销。

2.2报销材料的准备与审核

2.2.1报销材料准备要求

员工在发生费用后，需及时收集和整理相关报销材料，包括但不限于发票、费用清单、审批单等。所有报销材料必须真实、合法、完整，不得伪造或篡改。员工需在报销申请中详细说明费用发生的具体原因、时间和用途，确保报销材料的清晰和准确。

2.2.2报销材料审核流程

员工提交报销申请后，需经过部门负责人、财务部门等多级审核。部门负责人对报销申请进行初步审核，确认无误后签署审批意见。财务部门对报销申请进行详细审核，确认无误后签署审批意见。审核过程中，财务部门有权要求员工补充相关材料或解释相关费用，确保报销材料的合规性和合理性。

2.2.3报销材料常见问题处理

在报销材料审核过程中，常见的问題包括发票不合规、费用明细不清、审批手续不全等。针对这些问题，财务部门有权要求员工及时整改，确保报销材料的完整性和合规性。若员工无法提供合规的报销材料，财务部门有权不予报销，并视情节严重程度给予相应的纪律处分。

2.3报销申请的提交与审批

2.3.1报销申请提交方式

员工在准备好报销材料后，需通过企业指定的报销系统或纸质表格提交报销申请。企业鼓励员工使用报销系统提交报销申请，以提高报销效率和透明度。对于无法使用报销系统的员工，可使用纸质表格提交报销申请，但需确保报销材料的完整性和准确性。

2.3.2报销申请审批流程

报销申请需经过部门负责人、财务部门等多级审批。部门负责人对报销申请进行初步审核，确认无误后签署审批意见。财务部门对报销申请进行详细审核，确认无误后签署审批意见。金额较大的报销申请还需经过高级管理层审批。审批过程中，各审批人需认真审核报销申请，确保报销申请的合规性和合理性。

2.3.3报销申请审批时限

企业规定，部门负责人需在收到报销申请后的2个工作日内完成审批，财务部门需在收到报销申请后的3个工作日内完成审核。审批过程中，各审批人需及时处理报销申请，不得拖延审批时间。若审批人无法及时处理报销申请，需及时向员工说明原因，并尽快完成审批。

2.4报销支付的执行与监督

2.4.1报销支付方式

报销申请经审批通过后，财务部门需及时进行资金支付。支付方式包括银行转账、现金支付等。企业鼓励员工使用银行转账方式支付，以提高支付效率和安全性。对于特殊情况，可使用现金支付，但需确保支付过程的合规性和透明度。

2.4.2报销支付监督机制

财务部门在支付报销款项前，需再次确认报销材料的真实性和合法性，并记录支付过程。企业内部审计部门定期对报销支付过程进行审计，确保支付过程的合规性和合理性。员工也有权对报销支付过程进行监督，发现支付过程中的问题或违规行为，可向企业财务部门或管理层举报。

2.4.3报销支付异常处理

在报销支付过程中，常见的异常问题包括支付金额错误、支付时间延迟等。针对这些问题，财务部门需及时进行整改，确保报销支付的准确性和及时性。若员工发现报销支付异常，需及时向财务部门反映，并配合财务部门进行核查和整改。

2.5报销档案的管理与保存

2.5.1报销档案管理要求

报销档案包括报销申请、审批单、发票、费用明细清单等。企业财务部门需建立完善的报销档案管理制度，确保报销档案的完整性和可追溯性。报销档案需按照规定进行分类、编号、存档，并定期进行盘点和整理。

2.5.2报销档案保存期限

报销档案保存期限根据国家相关法律法规和企业内部规定确定。一般情况下，报销档案保存期限为5年，特殊情况下可延长保存期限。企业财务部门需确保报销档案的长期保存，并做好档案的保密工作。

2.5.3报销档案的查阅与借阅

员工在需要查阅或借阅报销档案时，需向企业财务部门提出申请，并说明查阅或借阅原因。企业财务部门需对申请进行审核，确认无误后方可提供查阅或借阅服务。查阅或借阅报销档案时，需确保档案的完整性和安全性，不得损坏或篡改档案内容。

三、特殊情况与违规处理

3.1特殊情况报销规定

3.1.1非常规费用报销

在企业正常运营过程中，可能会遇到一些非常规的费用支出，如紧急维修费、意外事故处理费等。这些费用在发生时往往具有突发性和不可预见性，需要特殊的报销程序。员工在发生非常规费用后，需第一时间向部门负责人报告，并说明费用发生的具体原因和情况。部门负责人初步核实后，需将相关材料提交至财务部门。财务部门对非常规费用进行详细审核，确认其必要性和合理性后，报高级管理层审批。高级管理层审批通过后，方可进行报销。非常规费用报销需提供充分的证据和说明，确保费用发生的真实性和合理性。

3.1.2预算外费用报销

预算外费用是指在企业年度预算之外发生的费用。预算外费用报销需经过严格的审批程序。员工在发生预算外费用后，需填写预算外费用申请表，详细说明费用发生的具体原因、用途和金额。预算外费用申请表需经过部门负责人、财务部门等多级审批。财务部门对预算外费用进行详细审核，确认其必要性和合理性后，报高级管理层审批。高级管理层审批通过后，方可进行报销。预算外费用报销需提供充分的证据和说明，确保费用发生的真实性和合理性。企业鼓励员工在发生预算外费用前，尽量与企业财务部门沟通，争取在预算内解决费用问题。

3.1.3报销时限特殊情况

在正常情况下，员工需在费用发生后的规定时间内提交报销申请。但在一些特殊情况下，如员工因出差、休假等原因无法按时提交报销申请，可向部门负责人申请延期报销。部门负责人确认情况属实后，需在报销申请中注明延期原因，并签署审批意见。财务部门审核通过后，方可进行报销。延期报销需提供充分的证据和说明，确保延期申请的合理性。企业鼓励员工尽量按时提交报销申请，避免因延期导致报销问题。

3.2违规报销行为的界定

3.2.1报销材料造假

报销材料造假是指员工在报销过程中提供虚假材料或伪造发票。这种行为严重违反了企业财务制度，损害了企业利益。报销材料造假的具体表现包括但不限于：使用假冒伪劣发票、虚开发票、伪造费用清单等。企业财务部门在审核报销申请时，需严格把关，对报销材料的真实性和合法性进行仔细核查。若发现报销材料造假，企业有权取消其报销资格，并视情节严重程度给予相应的纪律处分。

3.2.2超标准报销

超标准报销是指员工超出企业规定的报销标准进行报销。这种行为违反了企业财务制度，浪费了企业资源。超标准报销的具体表现包括但不限于：超出规定的交通费标准、住宿费标准、通讯费标准等。企业财务部门在审核报销申请时，需严格把关，对报销费用是否符合企业规定进行仔细核查。若发现超标准报销，企业有权要求其退回超标准部分，并视情节严重程度给予相应的纪律处分。

3.2.3报销流程违规

报销流程违规是指员工在报销过程中违反了企业规定的报销流程。这种行为违反了企业财务制度，影响了报销效率。报销流程违规的具体表现包括但不限于：未经过必要的审批程序、未按规定提交报销材料、未按时提交报销申请等。企业财务部门在审核报销申请时，需严格把关，对报销流程是否合规进行仔细核查。若发现报销流程违规，企业有权要求其重新提交报销申请，并视情节严重程度给予相应的纪律处分。

3.3违规处理的措施

3.3.1警告与教育

对于情节较轻的违规报销行为，企业可对其进行警告和教育。警告教育旨在提醒员工遵守企业财务制度，避免再次发生类似问题。警告教育可通过口头警告、书面警告、内部通报等形式进行。企业财务部门在处理违规报销行为时，需根据情节严重程度选择合适的警告教育方式。

3.3.2罚款与赔偿

对于情节较重的违规报销行为，企业可对其进行罚款和赔偿。罚款和赔偿旨在弥补企业因违规报销行为造成的损失。罚款金额根据违规情节的严重程度确定，赔偿金额根据实际损失金额确定。企业财务部门在处理违规报销行为时，需根据情节严重程度选择合适的罚款和赔偿措施。

3.3.3解除劳动合同

对于情节严重的违规报销行为，企业可对其进行解除劳动合同。解除劳动合同旨在严肃处理违规行为，维护企业财务制度的严肃性。解除劳动合同需符合国家相关法律法规和企业内部规章制度。企业人力资源部门在处理违规报销行为时，需根据情节严重程度选择合适的处理措施。

3.3.4法律追究

对于情节特别严重的违规报销行为，企业可对其进行法律追究。法律追究旨在通过法律手段维护企业利益，打击违规行为。企业法律部门在处理违规报销行为时，需根据情节严重程度选择合适的法律追究方式。企业鼓励员工积极举报违规报销行为，共同维护企业财务制度的严肃性。

四、报销制度的监督与改进

4.1内部监督机制

4.1.1财务部门监督职责

财务部门作为企业财务管理的核心部门，对报销制度的执行情况负有主要的监督职责。财务部门需定期对报销流程进行审查，确保报销流程的合规性和合理性。财务部门还需对报销材料进行严格审核，确保报销材料的真实性和合法性。财务部门在监督过程中，有权要求员工提供相关材料或解释相关费用，并有权对违规行为进行处罚。

4.1.2内部审计监督

企业内部审计部门对报销制度的执行情况进行独立的监督。内部审计部门定期对报销流程进行审计，确保报销流程的合规性和合理性。内部审计部门还需对报销材料进行抽查，确保报销材料的真实性和合法性。内部审计部门在监督过程中，有权要求财务部门和员工提供相关材料或解释相关费用，并有权对违规行为进行报告。

4.1.3员工监督渠道

企业鼓励员工对报销制度进行监督，发现报销制度中的问题或违规行为，可向企业财务部门或管理层举报。企业需建立完善的举报机制，确保员工举报的及时处理和反馈。员工可通过企业内部举报电话、举报邮箱、举报信箱等渠道进行举报。企业对举报信息严格保密，保护举报人的合法权益。企业对举报信息进行认真核查，核实举报信息的真实性后，方可进行处理。

4.2制度执行效果的评估

4.2.1报销效率评估

报销效率是指员工提交报销申请到报销款项到账的时间。企业需定期对报销效率进行评估，确保报销流程的高效性。报销效率评估可通过问卷调查、员工访谈等方式进行。企业需根据评估结果，及时优化报销流程，提高报销效率。

4.2.2报销合规性评估

报销合规性是指报销行为是否符合企业财务制度的规定。企业需定期对报销合规性进行评估，确保报销行为的合规性。报销合规性评估可通过抽查报销材料、审核报销流程等方式进行。企业需根据评估结果，及时完善报销制度，提高报销合规性。

4.2.3报销成本评估

报销成本是指企业因报销行为而产生的费用。企业需定期对报销成本进行评估，确保报销成本的控制。报销成本评估可通过分析报销数据、比较报销费用等方式进行。企业需根据评估结果，及时优化报销标准，降低报销成本。

4.3制度的持续改进

4.3.1定期修订制度

企业需定期对报销制度进行修订，确保报销制度的适应性和合理性。报销制度的修订需根据国家相关法律法规、企业实际情况和员工需求进行。企业财务部门负责组织报销制度的修订工作，并需征求相关部门和员工的意见。报销制度修订后，需另行发布通知，并做好制度的宣贯工作。

4.3.2引入新技术

随着信息技术的不断发展，企业可引入新技术，优化报销流程，提高报销效率。企业可引入报销系统、电子发票、移动支付等技术，提高报销流程的自动化和智能化水平。企业财务部门需积极引入新技术，并做好新技术的推广和应用工作。

4.3.3加强培训

企业需加强对员工的报销制度培训，提高员工的报销意识和能力。报销制度培训可通过讲座、培训课程、宣传资料等方式进行。企业人力资源部门负责组织报销制度培训工作，并需确保培训效果的落实。企业鼓励员工积极参与报销制度培训，提高员工的报销意识和能力。

4.3.4建立反馈机制

企业需建立报销制度反馈机制，及时收集员工对报销制度的意见和建议。企业可通过问卷调查、员工访谈、意见箱等方式收集员工反馈。企业财务部门负责处理员工反馈，并及时向员工反馈处理结果。企业鼓励员工积极反馈对报销制度的意见和建议，共同完善报销制度。

五、报销制度的执行与责任

5.1员工的报销责任

5.1.1费用发生的真实性责任

员工需确保每一笔报销费用都真实发生，并符合工作需要。员工在发生费用时，应尽量选择合规的支付方式，并妥善保管相关票据。员工在提交报销申请时，需如实填写费用发生的具体原因、时间和用途，并提供真实、合法、完整的报销材料。若员工提供虚假费用或伪造报销材料，企业有权取消其报销资格，并视情节严重程度给予相应的纪律处分。

5.1.2报销材料的完整性责任

员工需在发生费用后，及时收集和整理相关报销材料，确保报销材料的完整性和准确性。报销材料包括但不限于发票、费用清单、审批单等。员工需在报销申请中详细说明费用发生的具体原因、时间和用途，确保报销材料的清晰和准确。若员工因未及时收集和整理报销材料导致报销问题，需自行承担责任。

5.1.3报销时限的责任

员工需在规定的时间内提交报销申请，避免因延误导致报销问题。企业规定，员工在费用发生后的规定时间内提交报销申请。员工因出差、休假等原因无法按时提交报销申请的，需提前向部门负责人申请延期报销。员工未在规定时间内提交报销申请的，将视为自动放弃报销权利。

5.2部门负责人的审批责任

5.2.1初步审核责任

部门负责人对员工提交的报销申请进行初步审核，确认无误后签署审批意见。部门负责人需认真审核报销申请，确保报销申请的合规性和合理性。部门负责人在审核过程中，有权要求员工补充相关材料或解释相关费用。若部门负责人因未认真审核导致报销问题，需承担相应的管理责任。

5.2.2带队落实责任

部门负责人需带领部门员工遵守企业财务制度，落实报销制度的相关规定。部门负责人需定期对部门员工的报销行为进行监督，及时纠正违规行为。部门负责人还需定期对部门员工的报销制度培训，提高员工的报销意识和能力。部门负责人对部门员工的报销行为负有管理责任。

5.3财务部门的审核责任

5.3.1详细审核责任

财务部门对报销申请进行详细审核，确认无误后签署审批意见。财务部门需认真审核报销申请，确保报销申请的合规性和合理性。财务部门在审核过程中，有权要求员工补充相关材料或解释相关费用。若财务部门因未认真审核导致报销问题，需承担相应的管理责任。

5.3.2支付执行责任

财务部门在报销申请审批通过后，需及时进行资金支付。财务部门需确保支付过程的合规性和透明度。财务部门还需对报销支付过程进行监督，确保支付过程的准确性和及时性。财务部门在支付过程中，发现异常问题的，需及时进行核查和整改。

5.3.3档案管理责任

财务部门需建立完善的报销档案管理制度，确保报销档案的完整性和可追溯性。财务部门需按照规定对报销档案进行分类、编号、存档，并定期进行盘点和整理。财务部门还需确保报销档案的安全性和保密性，防止报销档案的丢失或泄露。

5.4高级管理层的审批责任

5.4.1重大费用审批责任

金额较大的报销申请需经过高级管理层审批。高级管理层需认真审核报销申请，确保报销申请的必要性和合理性。高级管理层在审核过程中，有权要求财务部门补充相关材料或解释相关费用。若高级管理层因未认真审核导致报销问题，需承担相应的管理责任。

5.4.2制度监督责任

高级管理层对报销制度的执行情况进行监督，确保报销制度的落实。高级管理层需定期听取财务部门关于报销制度执行情况的汇报，并及时提出改进意见。高级管理层对报销制度的执行负有监督责任。

5.5违规处理的共同责任

5.5.1严肃处理责任

企业对违规报销行为进行严肃处理，维护企业财务制度的严肃性。企业财务部门和人力资源部门需根据违规情节的严重程度，选择合适的处理措施。企业对违规报销行为严肃处理，保护企业利益。

5.5.2预防教育责任

企业需加强对员工的报销制度培训，提高员工的报销意识和能力。企业财务部门需定期对员工进行报销制度培训，提高员工的报销意识和能力。企业人力资源部门负责组织报销制度培训工