项目催告函撰写标准格式

项目催告函撰写标准格式在项目管理实践中，因各种主客观因素导致项目进展迟滞、关键节点未能按时达成的情况时有发生。当沟通协调未能有效推动问题解决时，项目催告函便成为一种必要的、正式的书面沟通工具。它不仅是对责任方的提醒与督促，更是厘清责任、固化证据、保障项目顺利推进的重要手段。一份规范、严谨的项目催告函，能够有效传递压力、明确要求，并为后续可能的进一步行动奠定基础。一、项目催告函撰写的基本原则在着手撰写项目催告函前，需明确其核心目的是推动问题解决、促进项目进展，而非单纯指责。因此，撰写时应遵循以下原则：1.专业克制：行文语气应保持专业、客观，避免使用情绪化、攻击性或侮辱性语言。以事实为依据，以合作解决问题为导向。2.客观准确：陈述事实必须清晰、准确，时间、事件、约定等关键信息应无误。避免主观臆断和夸大其词。3.内容聚焦：围绕项目迟滞的核心问题展开，突出重点，避免无关信息干扰。明确指出未按约定履行的具体事项。4.要求明确：清晰、具体地提出期望对方采取的补救措施、完成时限及衡量标准。5.留有余地：在指出问题的同时，应表达继续合作的意愿，并给予对方合理的回应和整改期限。二、项目催告函的构成要素与撰写要点一份规范的项目催告函，通常会包含以下几个关键组成部分：（一）标题标题应开门见山，直接点明函件性质及事由。力求简洁明了，让收函方一眼便能了解函件主旨。示例：“关于XX项目XX事项的催告函”或“关于督促XX项目按计划推进的函”。（二）称谓写明收函单位全称或相关负责人的职务及姓名。确保准确无误，以示尊重。示例：“XX公司（单位）：”或“XX公司XX项目部负责人XX先生/女士：”。（三）正文正文是催告函的核心内容，应层次分明、逻辑清晰地阐述以下要点：1.项目背景与合同依据简述：*简要回顾项目名称、合作背景、合同签订日期或关键节点计划文件编号等。*引用双方签订的合同、协议、会议纪要或邮件往来中关于该事项的具体约定条款，明确对方应履行的义务和时间节点。这是催告的法律和合同基础。2.当前存在的问题与事实陈述：*清晰、客观地描述项目当前进展与计划不符的具体情况，指出对方未按约定完成的工作内容、未达到的标准或未遵守的时间节点。*如有必要，可列举具体事例、数据或证据（如进度报告、检查记录、沟通记录截图等，可作为附件）来支撑陈述，增强说服力。避免空泛的指责。*说明该问题已对项目整体进度、质量、成本或我方其他权益造成的影响或潜在风险。3.催告内容与要求：*明确指出我方对上述问题的关注及由此产生的担忧。*基于合同约定和项目实际情况，提出我方具体的要求：*要求对方对当前问题进行解释说明（如适用）。*明确要求对方采取何种具体措施进行整改或补救。*设定合理的、明确的完成期限或书面回复期限。期限应具有可操作性，并考虑到实际整改所需时间。*若涉及整改，可明确整改的具体标准或期望达成的状态。4.后续措施与法律风险提示：*阐明若对方在指定期限内未能给予明确答复或采取有效措施，我方将保留采取何种进一步措施的权利。这部分措辞需严谨，避免使用威胁性语言，但需清晰传达不及时处理可能导致的不利后果（如启动合同违约条款、暂停付款、委托第三方处理并由对方承担费用、甚至解除合同等）。*强调此举目的是为了共同推进项目，希望对方予以高度重视。（四）结尾结尾部分通常表达希望对方积极配合、尽快回复的意愿，并可使用规范的祝颂语。示例：“恳请贵单位高度重视此事，迅速组织力量，采取有效措施，并于X年X月X日前将处理方案及预计完成时间书面函告我方。期待贵单位的积极回应与合作，共同确保项目顺利进行。”“顺祝商祺！”（五）落款包括发函单位全称（并加盖公章）、法定代表人或授权代表人签字（可选，视公司规范而定）、发函日期。联系方式（电话、邮箱、地址）也可酌情添加，方便对方回复与沟通。示例：“XX公司（公章）”“法定代表人（或授权代表）：XXX”“X年X月X日”“联系人：XXX联系电话：XXXXXXXXXXX”（六）附件（如有）若有支持函件内容的相关证明材料，如合同复印件、会议纪要、进度报告、沟通记录截图等，可作为附件，并在正文末尾注明“附件：1.XXXX；2.XXXX”。三、项目催告函撰写注意事项1.语气把握：始终保持专业、冷静、理性的态度。即使对方过错明显，也不宜使用过激言辞，以免激化矛盾，不利于问题解决。2.证据保留：撰写函件前，应确保已掌握充分的事实依据。函件发出前应进行内部审批，并保留好副本及发送凭证（如快递签收记录、邮件发送成功回执等）。3.发送方式：根据项目重要性及双方沟通习惯，选择合适的发送方式。正式催告函建议采用书面形式（如快递邮寄，选择可追踪的方式）并辅以电子邮件。邮寄地址应为合同约定的法定通讯地址或对方确认的有效地址。4.内部审批：按照公司内部管理流程，完成必要的审批手续后方可发出。5.发送前校对：务必仔细校对函件内容，确保称谓、日期、金额、关键信息及文字表述准确无误，避免因低级错误影响函件的严肃性和权威性。四、项目催告函参考示例（以下为简化示例框架，请根据实际情况调整内容）关于[项目具体名称]项目[具体事项，如：设计成果交付/工程款支付/现场施工进度]的催告函[收函单位全称]：贵我双方于[合同签订日期]签订了《[合同全称]》（合同编号：[合同编号]），约定由贵单位负责[简述合同主要内容或与本次催告相关的内容]。根据合同第[X]条第[X]款（或：双方于[会议日期]形成的《[会议纪要名称]》第[X]条）之约定，贵单位应于[约定完成日期]前完成[具体应完成事项，如：向我方提交符合设计规范的XX阶段设计图纸一式X份/支付XX批次工程款XX元/完成XX区域的土方开挖工作]。截至本函发出之日，贵单位[具体描述未完成的事项及现状，如：尚未向我方交付上述设计图纸/仍未支付该笔工程款/该区域土方开挖工作仅完成约X%，严重滞后于计划]。此情况已导致我方[简述对我方造成的影响，如：后续施工无法正常开展/项目资金周转困难/整体项目进度计划延迟X天]，对项目的顺利推进构成了严重影响。为确保[项目具体名称]项目能够按期完成，我方特此郑重催告：1.请贵单位立即对[上述未完成事项]进行核查，并采取一切必要措施予以补救。2.请贵单位于[要求对方回复/完成的截止日期，如：X年X月X日]前将具体的整改方案、预计完成时间及相关措施书面函告我方。我方高度重视双方的合作关系，希望贵单位能充分认识到当前问题的严重性和紧迫性，积极配合，迅速行动，避免因贵单位的延迟行为给项目造成更大损失。若贵单位在上述期限内未能给予明确答复或采取有效措施，我方将不得不依据合同相关约定，考虑采取包括但不限于[简述可能采取的措施，如：暂缓支付后续款项/追究贵单位违约责任等]在内的进一步措施，由此产生的一切损失和责任将由贵单位承担。期待贵单位的积极回应与合作。顺祝商祺！[发函单位全称]（公章）[法定代表人或授权代表签字，可选][发函日期：X年X月X日]联系人：[联系人姓名]联系电话：[联系电话]联系地址：[联系地址]附件：（如有）1.《[合同全称]》（复印件，关键页）；2.《[会议纪要名称]》（复印