员工离职手续流程与表格汇编

员工离职手续流程与表格汇编一、引言员工离职是企业人力资源管理中不可避免的环节。规范、有序的离职管理，不仅有助于维护企业与员工双方的合法权益，保障企业正常的运营秩序，也能为企业形象增添积极色彩，并为未来可能的人才回流保留空间。本汇编旨在梳理员工离职的完整手续流程，并提供相关表格的核心内容框架，以期为企业人力资源部门及相关管理人员提供实用的操作指引。二、离职手续办理流程（一）离职申请与沟通1.员工提出离职意向：员工应以书面形式（通常为《员工离职申请表》）向其直接上级或人力资源部门提出离职申请。申请中应明确表达离职意愿、拟离职日期及简要离职原因。根据劳动合同及公司规定，员工一般需提前一定期限提交申请（如试用期提前三日，正式员工提前三十日）。2.直接上级初步沟通：直接上级在收到员工离职申请后，应尽快与员工进行正式或非正式的沟通。了解员工离职的真实原因，判断是否存在挽留的可能性及必要性。若员工去意已决，应表达理解，并告知后续离职流程及注意事项。3.离职面谈安排：人力资源部门可根据公司制度安排与离职员工进行离职面谈。面谈的目的在于深入了解员工离职的具体原因、对公司管理、文化、薪酬福利等方面的意见和建议，以便公司改进管理，同时确认员工的离职意愿，解答员工疑问。（二）离职审批1.逐级审批《员工离职申请表》：员工提交的《员工离职申请表》需经直接上级、部门负责人（如需）、人力资源部门等相关层级按公司规定进行审批。审批过程中，各负责人应对员工的工作交接安排、离职日期等进行确认。2.审批结果通知：人力资源部门在收到最终审批意见后，应及时将审批结果（同意离职及最终确定的离职日期）书面或口头通知员工本人及其所在部门。（三）工作交接1.制定交接计划：在获得离职审批后，离职员工应在直接上级的指导下，根据其岗位职责和工作内容，制定详细的工作交接计划和清单。2.执行工作交接：离职员工需按照交接计划，将其负责的工作任务、客户资源、项目资料、未完成事项、工具设备等，向指定的接任人或直接上级进行全面、细致的交接。交接过程应有书面记录，即《工作交接清单》，交接双方及监交人（通常为直接上级）需签字确认。*工作内容交接：详细说明各项工作的进展情况、关键节点、注意事项、后续计划等。*资料文件交接：包括纸质文件、电子文档、数据资料、技术文档、合同协议等，需列明名称、数量、存放位置等。*物品交接：公司配备的办公设备、工具、办公用品、门禁卡、工牌、钥匙等，详见《物品/资产交接清单》。*权限交接：电脑系统账号、邮箱账号、业务系统权限、网络权限等的注销或转移。（四）物品与权限清退1.交还公司财物：离职员工需将个人保管和使用的所有公司财物，如办公设备、工具、文具、公司文件、涉密资料、工作服、工牌、门禁卡、宿舍钥匙等，按照《物品/资产交接清单》逐一交还相关部门（如行政部、IT部），并由接收人签字确认。2.注销或移交公司权限：*IT部门负责注销或回收离职员工的公司邮箱账号、内部系统账号、VPN权限等。*人力资源部或相关业务部门负责取消其在各类业务系统中的操作权限。*确保离职员工无法再访问公司内部网络和敏感信息。（五）薪资结算与社保公积金处理1.薪资结算：人力资源部门会同财务部，根据员工的出勤情况、加班情况、未休年假（如有）、社保公积金个人承担部分、借款、罚款（如有）等，核算员工离职当月的应发工资、经济补偿金（如适用）及其他应结清款项，并明确工资发放时间和方式。2.社保公积金办理：人力资源部门负责为离职员工办理社会保险、住房公积金的停缴或转移手续。员工应配合提供相关资料，并了解后续的接续或转移流程。3.出具《离职结算确认书》：双方确认薪资、补偿金等所有款项结清后，可签订《离职结算确认书》。（六）离职证明开具在员工完成所有离职手续，结清所有往来款项后，人力资源部门应按照国家相关法律法规规定，为离职员工出具《解除/终止劳动合同证明书》（即离职证明）。离职证明应载明劳动合同期限、解除或终止劳动合同的日期、工作岗位、在本单位的工作年限等信息。（七）档案及其他事宜处理1.人事档案转移：对于档案由公司保管的员工，人力资源部门应根据员工要求或国家规定，协助办理人事档案的转移手续。员工需提供接收档案的机构信息。2.保密及竞业限制协议履行：提醒离职员工注意遵守与公司签订的保密协议、竞业限制协议（如适用）中的相关约定。三、离职相关表格汇编以下为离职管理过程中常用的表格，企业可根据自身实际情况进行调整和细化：1.《员工离职申请表》*主要内容：员工基本信息（姓名、部门、职位、入职日期等）、申请离职日期、期望最后工作日期、离职原因（可选填详细说明）、员工签名、日期。*审批栏：直接上级意见、部门负责人意见、人力资源部意见、分管领导意见（如需）、总经理意见（如需）。2.《离职面谈记录表》*主要内容：员工基本信息、面谈日期、面谈人、面谈主要内容（包括对公司管理、制度、文化、工作环境、薪酬福利、职业发展等方面的意见和建议，离职的真实原因，对工作的回顾与总结等）、员工签名、面谈人签名。3.《工作交接清单》*主要内容：员工基本信息、交接日期、接任人信息、监交人信息。*详细列出交接的工作项目名称、工作内容/进度描述、完成情况、相关资料/工具、注意事项、交接状态（已交接/未交接）、交接双方签字、日期。可按不同工作模块分页或分栏。4.《物品/资产交接清单》*主要内容：员工基本信息、交接日期。*物品类别（如办公设备、文具、文件资料、钥匙门禁、其他）、物品名称、规格型号、数量、编号（如有）、领用日期、交还状态（完好/损坏及赔偿情况）、接收部门/接收人签字、日期。5.《离职结算确认书》*主要内容：员工基本信息、离职日期。*结算项目明细：应付工资、经济补偿金（如有）、未休年假工资（如有）、其他应付款项、扣款项目（如借款、社保公积金个人部分等）、实发金额。*双方确认：员工确认所有薪资、福利、补偿等均已结清，无其他劳动争议。员工签名、日期，公司盖章、经办人签字、日期。6.《解除/终止劳动合同证明书》（离职证明）*主要内容：员工姓名、身份证号码、劳动合同期限、担任职务、入职日期、解除/终止劳动合同日期、解除/终止劳动合同原因（简述，符合法律规定）。*声明：该员工在本公司工作期间，无不良记录。双方已结清所有权利义务。*