采购部管理制度及流程

采购部管理制度及流程一、总则（一）目的与意义为规范公司采购行为，提高采购效率，降低采购成本，保证采购物资及服务的质量，确保公司生产经营活动的顺利进行，防范采购过程中的各类风险，特制定本制度及流程。本制度旨在明确采购部的职责权限、工作标准和业务流程，促进采购工作的科学化、规范化和制度化管理，保障公司整体利益最大化。（二）适用范围本制度适用于公司采购部及所有涉及采购活动的相关部门与人员。采购范围包括但不限于生产所需原材料、零部件、设备、工具、办公用品、维修保养服务、咨询服务及其他公司运营所需的各类物资与服务的采购。（三）基本原则1.合规性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及公司内部各项规章制度，坚持公开、公平、公正的原则。2.效益优先原则：在保证质量的前提下，力求以最合理的成本获取所需物资与服务，追求性价比最优。3.质量保障原则：严格把控采购物资与服务的质量关，确保符合公司规定的质量标准和使用要求。4.廉洁诚信原则：采购人员须恪守职业道德，廉洁自律，与供应商保持健康、诚信的合作关系。5.集中采购原则：对于通用性强、采购量大的物资与服务，实行集中采购，以获取规模效益。二、组织与职责（一）采购部组织架构采购部在公司管理层的领导下开展工作，根据公司规模和业务需求，可设置相应的职能岗位，如采购经理、采购专员、供应商管理专员等（具体岗位设置可根据实际情况调整）。（二）采购部主要职责1.制度建设：负责制定和完善公司采购管理制度、流程及相关标准，并监督执行。2.计划管理：根据公司生产经营计划、库存状况及各部门需求，编制年度、季度及月度采购计划。3.供应商管理：负责供应商的开发、评估、选择、合作关系维护及动态管理。4.采购执行：负责各类物资与服务的采购洽谈、合同签订、订单下达、交期跟踪及协调入库等工作。5.成本控制：通过市场调研、比价议价、优化采购策略等方式，努力降低采购成本。6.质量管理：协同相关部门对采购物资进行质量检验与验证，处理质量异议。7.风险控制：识别和防范采购过程中的市场风险、信用风险、廉洁风险等。8.信息管理：负责采购相关数据的统计、分析与报告，维护采购信息系统。（三）相关部门职责1.需求部门：根据实际需要提出采购申请，明确物资或服务的规格、型号、数量、质量要求、期望交付时间等，并对需求的准确性负责。参与相关物资的验收工作。2.仓储部门：负责采购物资的入库验收、存储保管和出库管理，定期进行库存盘点，并向采购部提供库存信息。3.质量检验部门：负责对采购物资的质量进行专业检验和测试，出具检验报告，对不合格品提出处理意见。4.财务部门：负责采购资金的预算管理、支付结算，审核采购合同的财务条款，参与供应商的信用评估，并对采购成本进行核算与监督。5.法务部门：负责审核采购合同的法律条款，提供法律咨询，处理合同纠纷。三、核心管理制度（一）采购计划与预算管理制度采购部应根据公司年度经营目标、各部门提交的经审批的采购需求，结合库存水平，编制年度、季度和月度采购计划。采购计划需经相关领导审批后执行。所有采购活动原则上应在预算框架内进行，严格控制预算外采购。确需进行预算外采购的，须按规定程序报批。（二）供应商管理制度1.供应商准入：建立供应商准入标准和评估体系，对新供应商的资质、生产能力、质量体系、财务状况、商业信誉等进行调查和审核。2.供应商评估：定期对现有供应商的履约能力、产品质量、价格水平、交货及时性、售后服务及合作配合度等进行综合评估，评估结果作为续用、调整合作份额或淘汰的依据。3.供应商分类与管理：根据评估结果对供应商进行分类分级管理，建立合格供应商名录。对于核心供应商，可建立长期战略合作伙伴关系。4.供应商信息管理：建立和维护供应商档案，动态更新供应商信息。（三）采购方式管理制度根据采购物资或服务的特性、金额、市场竞争程度等因素，选择合适的采购方式，主要包括：1.公开招标：适用于采购金额较大、市场竞争充分的物资或服务，应严格遵守国家及公司关于招投标的相关规定。2.邀请招标：对于符合一定条件，只能向有限数量供应商采购的，可采用邀请招标方式。3.竞争性谈判/询价：适用于采购金额不大、技术规格相对简单或时间紧急的情况，应向不少于三家符合条件的供应商发出询价或谈判邀请。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的特殊情况，需提供充分的理由并经严格审批。5.框架协议采购：对于长期需要、规格型号相对固定的物资或服务，可与合格供应商签订框架协议，约定价格、数量、期限等，按需分批下单。（四）合同管理制度1.合同起草与审批：采购合同应采用公司标准合同范本（如有）。合同条款应明确标的物、数量、价格、质量标准、交付方式、交付期限、验收标准、付款方式、违约责任、争议解决方式等核心内容。合同签订前须履行必要的审批流程。2.合同履行与跟踪：采购部负责合同的跟踪执行，确保供应商按合同约定提供产品或服务。3.合同档案管理：所有采购合同及相关附件应妥善保管，建立合同台账，定期进行梳理。（五）采购价格管理制度1.价格调研：采购人员应经常性地进行市场调研，了解各类物资及服务的市场价格行情和变化趋势。2.比价与议价：除单一来源采购外，采购业务应进行多方比价。对于大额或重要采购，应组织议价或招标，力求获得最优惠的价格条件。3.价格控制：建立价格档案和价格上限控制机制，对采购价格进行监控，防止价格异常波动。（六）采购质量管理与验收制度1.质量标准：采购物资的质量标准应在采购合同或订单中予以明确。2.检验与验收：物资到货后，由仓储部门会同需求部门、质量检验部门（如需）根据合同约定的质量标准和验收规范进行联合验收。验收合格后方可入库；不合格品按合同约定进行退换货或索赔。3.质量反馈与改进：建立采购质量问题反馈机制，及时处理质量异议，并将相关信息反馈给供应商，督促其进行质量改进。（七）廉洁与职业道德管理制度1.廉洁承诺：采购人员应签订廉洁从业承诺书，严格遵守公司廉洁从业规定。2.利益冲突回避：采购人员不得参与与本人或其亲属有直接或间接利益关系的采购项目。3.禁止行为：严禁采购人员索取或收受供应商的回扣、礼品、礼金等不正当利益；严禁泄露公司采购信息；严禁与供应商串通损害公司利益。4.举报与查处：公司设立举报渠道，对违反廉洁规定的行为，一经查实，将严肃处理。四、采购业务流程（一）常规物料/服务采购流程1.需求提报与审批：需求部门填写《采购申请单》，详细注明采购物资/服务的名称、规格型号、数量、质量要求、预估单价、总金额、需求日期等信息，经本部门负责人审核后，按审批权限逐级报批。2.采购计划汇总与审核：采购部汇总各部门的采购需求，结合库存情况和采购预算，编制采购计划，报相关领导审批。3.供应商选择与询价：采购部根据采购计划和物资特性，从合格供应商名录中选取合适的供应商，或进行市场寻源。通过询价、比价、议价或招标等方式确定意向供应商。4.合同签订/订单下达：对于金额较大或长期合作的采购项目，应与供应商签订书面采购合同；对于常规小额采购，可下达采购订单。合同/订单须经相关审批。5.订单跟踪与协调：采购部负责与供应商保持沟通，跟踪生产进度或备货情况，确保按期交付。如有异常，及时协调处理。6.到货与验收：供应商按约定将物资送达指定地点后，由仓储部门牵头，会同需求部门、质量检验部门（如需）共同进行数量和质量验收。验收合格后，在送货单上签字确认，并办理入库手续。7.发票与付款：供应商按合同约定提供合法有效的发票，采购部将发票与《采购申请单》、《采购合同/订单》、《入库验收单》等单据核对无误后，提交财务部门办理付款手续。财务部门按合同约定的付款方式和期限安排付款。（二）大宗/重要物资采购流程对于采购金额较大、对生产经营影响重大的物资采购，除遵循常规采购流程的基本步骤外，还应强化以下环节：1.需求确认与技术论证：组织相关部门对采购需求的必要性、技术参数的合理性进行充分论证。2.招标采购：符合招标条件的，应严格按照公司招标管理办法组织公开招标或邀请招标，确保采购过程的公开、公平、公正。3.供应商实地考察：必要时，组织相关部门对重点候选供应商进行实地考察，评估其综合实力。4.合同评审：采购合同需经过法务、财务等相关部门的联合评审。（三）紧急采购流程因突发情况或生产急需，需进行紧急采购时，需求部门可申请启动紧急采购流程。紧急采购应简化审批环节，由相关领导特批后，采购部立即组织采购。但事后需按规定补办相关手续，并对紧急采购的原因进行分析总结，以减少此类情况的发生。五、监督、考核与持续改进（一）监督检查公司管理层、审计部门及采购部负责人应对采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购活动的效率与效果进行定期或不定期的监督检查。（二）绩效考核建立采购部及采购人员的绩效考核体系，考核指标可包括采购计划完成率、采购成本降低率、采购物资合格率、供应商履约率、交期达成率、客户满意度等。考核结果与薪酬、奖惩及晋升挂钩。（三）持续改进采购部应定期对采购管理制度和流程的执行情况进行回顾和评估，收