会计档案保管制度

会计档案保管制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国会计法》《企业会计准则》《中华人民共和国档案法》及集团母公司关于企业内部控制与风险管理的规定制定，旨在规范公司会计档案的形成、收集、整理、归档、保管、利用和销毁等全流程管理，防范会计信息失真、档案遗失等专项风险，确保会计档案的真实性、完整性、系统性，满足内外部审计、税务检查及法律诉讼等合规要求，提升公司治理水平。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖公司所有会计核算业务场景，包括但不限于财务报表编制、资金管理、成本核算、税务处理、固定资产管理、往来款项清查等涉及会计档案形成的业务环节。第三条本制度中下列术语的定义：（一）会计档案专项管理：指公司为规范会计档案管理活动，建立健全制度体系，实施风险防控措施，确保会计档案合规、安全、高效运行的管理行为。（二）会计档案风险：指因会计档案管理不规范导致档案信息失真、泄露、损毁或被篡改，进而引发财务报告错误、法律责任或经济损失的可能性。（三）会计档案合规：指会计档案管理活动严格遵循国家法律法规、行业准则及公司内部制度要求，确保档案内容真实完整、保管安全有序、利用可控。第四条会计档案专项管理遵循以下核心原则：（一）全面覆盖原则：确保所有会计档案纳入管理范围，无死角、无遗漏；（二）责任到人原则：明确各级管理主体及岗位的职责权限，实现责任闭环；（三）风险导向原则：聚焦高风险环节，实施重点管控，优先防范重大风险；（四）持续改进原则：定期评估管理效果，优化制度流程，适应内外部环境变化。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司会计档案专项管理负总责，领导决策层统筹推进，确保专项管理与公司发展战略协同；分管财务、审计等业务的领导为直接责任人，负责具体组织协调和监督落实。第六条公司设立会计档案专项管理领导小组，由公司主要负责人任组长，分管领导任副组长，财务部、审计部、办公室等相关部门负责人为成员，负责统筹协调会计档案管理重大事项，审批关键制度，监督考核管理成效。领导小组下设办公室于财务部，具体承担日常管理工作。第七条各部门及下属单位职责如下：（一）财务部作为会计档案专项管理的牵头部门，负责制定和完善会计档案管理制度，组织开展风险识别与评估，监督各部门档案管理执行情况，定期开展培训宣贯，汇总上报管理报告；（二）审计部作为专责部门，负责对会计档案管理合规性进行独立审查，审核业务流程中的风险控制点，提出优化建议，对重大风险事件进行专项调查处置；（三）各业务部门及下属单位作为业务主体，负责本领域会计档案的日常管理，落实档案形成、收集、整理等环节的操作规范，开展自查自纠，及时报告异常情况。第八条基层执行岗位的责任人应履行以下义务：（一）严格遵守会计档案管理操作规程，确保档案记录的准确性、完整性；（二）对岗位涉及的风险点保持警惕，发现异常情况及时上报；（三）签署岗位合规承诺书，明确个人在档案管理中的法律责任。第三章专项管理重点内容与要求第九条会计凭证管理：所有原始凭证、记账凭证、汇总凭证等应按照会计期间统一编号、连续编号，确保格式规范、要素齐全，严禁伪造、变造或擅自销毁。第十条会计账簿管理：总账、明细账、日记账等应设置专柜保管，账簿记录与凭证附件核对一致，每年结账后及时装订成册，确保账实相符。第十一条财务报表管理：月度、季度、年度财务报表编制完成后，需经内部复核、领导审批，并附送编制说明，存档时按编号顺序排列，便于查阅。第十二条税务档案管理：发票、纳税申报表、税款缴纳凭证等涉税资料应按税务机关要求保存，保存期限不少于法律规定的最低年限，特殊项目按需延长。第十三条固定资产档案管理：固定资产卡片、验收单、折旧计算表等应与实物核对一致，定期盘点时同步核查档案完整性，报废资产档案需附处置报告。第十四条往来款项档案管理：应收、应付款项的合同、对账单、催收记录等应分类归档，每月核对账龄，对长期挂账项目形成专题分析报告。第十五条电子会计档案管理：电子凭证、电子账簿等需通过符合安全标准的系统存储，定期进行数据备份，访问权限分级管理，严禁非授权操作。第十六条档案销毁管理：达到保存期限的会计档案需编制销毁清册，经领导小组审批后由双人监销，销毁过程需拍照存证，确保不可恢复。第四章专项管理运行机制第十七条制度动态更新机制：财务部每年对照法规变化、业务调整情况，修订会计档案管理制度，经领导小组审议通过后发布实施，重大调整需报主要负责人批准。第十八条风险识别预警机制：财务部每半年组织一次会计档案管理风险排查，采用风险矩阵法评估等级，对高风险点发布预警通知，限期整改。第十九条合规审查机制：审计部每年开展一次专项审计，重点审查凭证合规性、账务处理准确性，对未达标环节出具整改函，实行“整改不到位不放过”原则。第二十条风险应对机制：一般风险由财务部牵头整改，重大风险需成立专项处置组，实行“谁主管谁负责”的协同处置原则，重大事件需及时向领导小组报告。第二十一条责任追究机制：对违反档案管理规定的责任人，视情节轻重采取绩效扣减、降级、纪律处分等措施，涉嫌违法的移交司法机关处理，责任追究与绩效考核挂钩。第二十二条评估改进机制：每年末由领导小组组织对会计档案管理有效性进行评估，形成评估报告，对制度漏洞提出优化方案，纳入下一年度工作计划。第五章专项管理保障措施第二十三条组织保障：各级领导干部应在季度会议上强调档案管理要求，确保资源投入，财务部设立专项管理岗位，配备专业人才。第二十四条考核激励机制：将档案管理得分纳入部门年度绩效考核，连续两次排名后十的部门负责人需述职说明，优秀案例予以通报表彰。第二十五条培训宣传机制：每半年开展一次全员档案管理培训，新员工入职必须考核合格，通过内网发布制度解读，营造“人人重档案”的文化氛围。第二十六条信息化支撑：采用电子档案管理系统实现凭证自动扫描、账簿智能生成，设置操作日志，确保所有操作可追溯，定期进行系统安全检测。第二十七条文化建设：编制《会计档案管理手册》，要求全员签订合规承诺书，设立“档案管理日”活动，通过案例警示强化意识。第二十八条报告制度：财务部每月向领导小组报送档案管理简报，包括风险事件、整改情况等，每年形成年度报告，经审计部审核后存档备查。第六章附则第二十九条本制度由公司财务部负