全音像记录制度

全音像记录制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国网络安全法》《数据安全法》《个人信息保护法》等国家法律法规，参照行业数据安全治理标准，并结合公司信息化建设及业务发展实际需求制定。旨在规范全音视频记录的管理行为，明确组织职责，防范记录存储、使用、传输过程中的合规风险与安全风险，保障公司信息资产安全，提升管理效能。第二条本制度适用于公司总部各部门、下属单位及全体员工，覆盖音视频记录的采集、存储、处理、应用、共享、销毁等全生命周期管理，以及涉及第三方合作方的管理要求。业务场景包括但不限于会议记录、培训录制、客户访谈、产品演示、安全监控等场景下的音视频信息管理。第三条本制度下列核心术语含义如下：（一）“音视频专项管理”指针对音视频记录的采集规范、存储安全、使用权限、风险防控、合规审查等管理活动，实现全过程受控管理。（二）“音视频风险”指因管理缺失、技术漏洞、人为操作等可能导致音视频记录泄露、篡改、滥用、丢失等危害公司信息安全或引发合规问题的潜在威胁。（三）“音视频合规”指音视频记录的管理活动需符合国家法律法规、行业规范及公司内部制度要求，保障记录的真实性、完整性、安全性。第四条音视频专项管理遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”的核心原则。（一）全面覆盖：确保所有音视频记录管理活动纳入制度管控范围，无管理盲区。（二）责任到人：明确各级组织及岗位的管理职责，确保责任可追溯。（三）风险导向：聚焦高风险环节，实施差异化管控措施。（四）持续改进：定期评估管理有效性，动态优化制度流程。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司音视频专项管理负总责，承担最终决策与监督责任；分管领导为公司音视频专项管理的直接责任人，负责统筹推进、资源保障及重大风险处置。第六条设立公司音视频专项管理领导小组，由公司主要负责人牵头，分管领导任组长，各相关部门负责人为成员。领导小组主要职责包括：（一）审议音视频专项管理制度及重大管理决策；（二）统筹协调跨部门音视频管理事项，解决重大问题；（三）监督评估专项管理实施效果，提出优化建议。第七条设立音视频专项管理办公室（由信息技术部牵头），负责日常管理，主要职责包括：（一）制定和完善专项管理制度及操作细则；（二）组织音视频记录的风险评估与审计；（三）推动技术工具建设，保障管理手段有效性。第八条明确三类主体职责：（一）牵头部门（信息技术部）：负责统筹专项管理制度建设，定期组织风险排查，监督考核各业务部门落实情况，开展培训宣贯。（二）专责部门（法务合规部、安全管理部）：负责审核音视频记录的合规性，优化业务流程，指导风险处置，参与技术方案评审。（三）业务部门/下属单位：负责本领域音视频记录的日常管理，落实记录采集、存储、使用等环节的管理要求，开展风险自查。第九条基层执行岗（如会议记录员、系统管理员）需履行以下合规操作责任：（一）签署岗位合规承诺书，严格遵守音视频记录管理流程；（二）主动报告管理过程中的异常情况或潜在风险；（三）配合上级开展合规检查，提供完整记录材料。第三章专项管理重点内容与要求第十条音视频采集管理：（一）业务操作合规标准：采集活动需经业务部门审批，明确记录目的、范围、时长，并在采集时进行身份标识，禁止隐匿采集或超出授权范围记录。（二）禁止性行为：严禁利用采集工具对非授权人员进行监听或录制，禁止将采集用于与工作无关的娱乐、传播等行为。（三）重点防控点：加强采集设备使用登记，防止设备滥用，对涉密采集实施双人监督。第十一条音视频存储管理：（一）业务操作合规标准：存储需遵循“最小必要、分类分级”原则，采用加密存储，设置访问权限，明确存储期限（一般记录保存X年，涉密记录按法规要求保存）。（二）禁止性行为：禁止将音视频记录存储在非授权设备或公共云盘，禁止擅自扩大存储范围或延长存储期限。（三）重点防控点：定期开展存储设备安全检查，防止物理硬盘丢失或被盗，实施数据备份与容灾。第十二条音视频访问管理：（一）业务操作合规标准：访问需基于“按需授权、可追溯”原则，通过统一身份认证系统申请权限，访问日志需实时记录。（二）禁止性行为：禁止超出权限范围调阅记录，禁止将记录转存至个人设备，禁止擅自对外共享或提供下载。（三）重点防控点：对涉密记录实施多级授权，定期审计访问日志，异常访问需即时核查。第十三条音视频处理管理：（一）业务操作合规标准：处理活动需在授权范围内进行，支持脱敏、匿名化等操作，确保处理过程可记录、可复原。（二）禁止性行为：禁止篡改记录内容，禁止恶意删除或伪造记录，禁止对记录进行非授权的剪辑或合成。（三）重点防控点：对处理工具实施权限控制，定期开展工具安全评估，防止数据泄露。第十四条音视频共享管理：（一）业务操作合规标准：共享需经审批，明确共享范围、期限及接收方资质，禁止共享至非授权第三方。（二）禁止性行为：禁止通过即时通讯工具或外部邮箱共享涉密记录，禁止授权他人代为接收。（三）重点防控点：对共享接收方进行背景审查，要求接收方签署保密协议，共享记录需设置自动销毁机制。第十五条音视频销毁管理：（一）业务操作合规标准：销毁需经审批，明确销毁方式（物理销毁或逻辑销毁），并记录销毁时间、人员、方式等。（二）禁止性行为：禁止将记录转移至非授权场所销毁，禁止销毁前擅自备份，禁止销毁证明材料不全。（三）重点防控点：对存储介质实施统一回收销毁，销毁过程需双人监督，销毁证明存档备查。第十六条音视频传输管理：（一）业务操作合规标准：传输需采用加密通道，明确传输对象与目的，传输过程需记录日志。（二）禁止性行为：禁止通过公共网络传输涉密记录，禁止将记录传输至境外服务器，禁止传输过程中未采取加密措施。（三）重点防控点：对传输工具进行安全加固，实施传输断点续传与完整性校验，异常传输需即时拦截。第四章专项管理运行机制第十七条制度动态更新机制：（一）信息技术部每年联合法务合规部、安全管理部评估制度适用性，根据法律法规变化、业务调整、技术迭代等因素及时修订。（二）重大修订需经音视频专项管理领导小组审议，修订内容需向全体员工宣贯。第十八条风险识别预警机制：（一）信息技术部每季度组织跨部门开展专项风险排查，识别采集、存储、访问、销毁等环节的薄弱环节。（二）风险管理部对高风险项进行分级评估，发布预警通知，要求相关单位限期整改。第十九条合规审查机制：（一）将专项审查嵌入业务流程，如会议记录需经记录人自审、部门主管复核，重大记录需法务合规部审核。（二）实行“未经审查不得实施”原则，违规操作将启动责任追究程序。第二十条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门自行处置，重大风险由音视频专项管理办公室牵头协同处置，紧急风险需上报领导小组。（二）制定应急处置预案，明确响应流程、责任分工及上报时限。第二十一条责任追究机制：（一）界定违规情形及处罚标准，包括：擅自采集记录、违规共享、存储设备丢失等行为，处罚措施包括绩效考核扣分、纪律处分等。（二）违规情形需记录在案，并联动绩效考核、评优评先。第二十二条评估改进机制：（一）每年联合内部审计部门开展专项管理体系有效性评估，重点考核制度执行率、风险控制效果等。（二）评估结果用于优化管理流程，完善技术工具，提升管理效率。第五章专项管理保障措施第二十三条组织保障：（一）各级领导需履行管理推进责任，确保制度落实到位；设立专项管理联络员制度，各部门指定专人对接。（二）建立联席会议制度，每月沟通管理进展，协调解决跨部门问题。第二十四条考核激励机制：（一）将专项合规情况纳入部门年度考核，占比不低于X%。（二）对管理优秀的部门或个人给予奖励，对违规行为实行一票否决。第二十五条培训宣传机制：（一）分层级开展培训，管理层需掌握合规履职要求，一线员工需熟悉操作规范。（二）定期发布合规提示，通过内网、宣传栏等渠道强化意识。第二十六条信息化支撑：（一）建设音视频记录管理系统，实现采集、存储、访问、销毁全流程自动化管控。（二）采用AI技术进行内容识别、风险预警，提升管理精准度。第二十七条文化建设：（一）编制《音视频专项合规手册》，明确操作指引与红线条款。（二）要求全体员工签署合规承诺书，营造“人人管合规”氛围。第二十八条报告制度：（一）风险事件需在X小时内上报至音视频专项管理办公室