京东采购流程和采购制度

京东采购流程和采购制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国采购法》《企业内部控制基本规范》及集团母公司关于供应链管理、风险防控的相关规定制定，结合公司采购业务实际需求，旨在规范采购流程、防控采购风险、提升采购效率、确保采购合规，满足公司战略发展对高质量、高效率、低风险采购体系的要求。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工从事的采购业务活动，涵盖采购需求管理、供应商选择、合同签订、履约验收、付款结算等全流程，以及涉及到的集中采购、分散采购、电商采购、竞价采购等业务场景。第三条本制度中下列术语含义：（一）“采购专项管理”是指公司为确保采购活动合法合规、风险可控，围绕采购业务建立的全流程管理制度、流程体系、控制措施及监督机制；（二）“采购风险”是指公司在采购活动中可能出现的违反法律法规、行业准则、公司制度或因管理不善导致经济损失、声誉损害、安全事件等潜在不确定性因素；（三）“采购合规”是指公司采购活动严格遵守国家法律法规、行业规范、公司制度及政策要求，确保采购行为的合法性与合理性；（四）“供应商尽职调查”是指对供应商的资质、信誉、财务状况、履约能力、合规性等进行系统性审查，以评估合作风险。第四条采购专项管理应遵循以下核心原则：（一）全面覆盖原则，确保所有采购活动纳入制度管控范围；（二）责任到人原则，明确各层级、各岗位管理职责与操作权限；（三）风险导向原则，聚焦重点领域、关键环节，实施差异化管控；（四）持续改进原则，定期评估制度有效性，动态优化管理措施。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为公司采购专项管理的第一责任人，对采购合规性、风险防控负总责；分管领导为直接责任人，负责采购专项管理制度落地、风险监督及考核。第六条设立采购专项管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括财务、法务、内控、人力资源等部门负责人及下属单位代表。领导小组负责统筹采购专项管理工作，制定重大制度、审批重大风险处置方案、监督考核制度执行情况。第七条采购专项管理领导小组下设办公室，挂靠采购管理部门，负责日常工作协调，主要职能包括：（一）组织制定、修订、解释采购专项管理制度；（二）统筹开展采购风险排查、分级评估及预警发布；（三）监督采购业务合规审查，协调跨部门风险处置；（四）汇总分析采购管理数据，提出优化建议。第八条牵头部门（采购管理部门）职责：（一）负责采购专项管理制度建设，牵头组织制度宣贯、培训及考核；（二）制定采购流程标准，优化供应商管理体系；（三）开展采购业务合规审查，监督禁止性行为；（四）定期汇总分析采购风险，提出防控建议。第九条专责部门（法务、内控、财务部门）职责：（一）法务部门负责采购合同审核、法律合规监督；（二）内控部门负责采购流程风险评估、控制措施有效性评价；（三）财务部门负责采购资金审批、支付合规监督。第十条业务部门/下属单位职责：（一）落实采购专项管理制度要求，开展本领域风险防控；（二）执行供应商尽职调查，确保采购需求真实合规；（三）配合专责部门开展合规审查，及时整改发现问题；（四）建立采购台账，实现业务可追溯。第十一条基层执行岗（采购专员、财务出纳等）责任：（一）严格遵守采购操作规范，执行岗位职责合规承诺；（二）发现采购风险或违规行为及时上报，协助调查处置；（三）妥善保管采购资料，确保信息完整、安全。第三章专项管理重点内容与要求第十二条采购需求管理：采购需求应通过系统统一发起，经业务部门审批、财务部门审核后纳入采购计划。禁止超预算、无预算采购，需求变更需履行审批程序。第十三条供应商尽职调查：（一）原则上通过公司供应商库选择，库外供应商需经资质、信誉、财务、合规性审查；（二）审查内容包括营业执照、行业准入证、纳税证明、诉讼仲裁记录、安全生产认证等；（三）对关键、大宗采购项目实施多维度尽职调查，包括第三方验证。第十四条招标采购管理：（一）公开招标项目应通过合规平台发布，严格资格预审、开标、评标、定标流程；（二）邀请招标项目需经领导小组审批，确保公平性；（三）禁止泄露标底、操纵评标结果等违规行为。第十五条合同签订管理：（一）采购合同由法务部门审核，明确价格、交付、验收、违约责任等核心条款；（二）合同签订需双方法定代表人或授权代表签署，电子合同需符合电子签名法要求；（三）重大合同签订后30日内归档至合同管理系统。第十六条履约验收管理：（一）采购货物需按合同约定验收，验收合格方可入库，并记录验收结果；（二）服务采购需结合业务需求验证服务完成度，验收不合格需与供应商协商整改；（三）验收不合格导致损失的，按合同约定追究供应商责任。第十七条付款结算管理：（一）采购付款需依据合同、验收单、发票等完整资料审批，禁止无票付款、超期付款；（二）大额付款需经财务部门专项审核，重大事项报领导小组审批；（三）定期核对采购台账与付款记录，防范资金风险。第十八条禁止性行为管控：（一）严禁关联交易利益输送，供应商与公司员工存在亲属关系的需回避；（二）严禁违规转包分包，禁止将采购项目整体交由不具备资质的第三方实施；（三）严禁收受供应商贿赂或回扣，一经发现严肃处理。第十九条专项风险防控点：（一）数据安全风险：采购系统需符合信息安全标准，敏感数据加密存储，禁止外传；（二）质量安全隐患：严格供应商生产资质审查，关键物资实施第三方检测；（三）合规性风险：定期抽查采购合同、发票，防范税务、环保等合规问题。第四章专项管理运行机制第二十条制度动态更新机制：（一）采购管理部门每年至少开展一次制度评估，根据法规变化、业务调整提出修订建议；（二）重大制度修订需经领导小组审议，并组织全员培训；（三）系统流程与制度同步更新，确保线上操作与制度一致。第二十一条风险识别预警机制：（一）采购管理部门每月开展风险排查，重点审查供应商履约不良、价格异常等；（二）专责部门对排查风险进行分级评估，一般风险通报整改，重大风险报领导小组处置；（三）建立风险预警发布制度，每月向各部门发布风险提示。第二十二条合规审查机制：（一）采购流程各环节嵌入合规审查点，如需求审批、供应商选择、合同签订等；（二）未经合规审查的采购业务，相关部门不得执行，违者追究责任；（三）合规审查结果纳入供应商绩效考核，长期不合格的清退库外。第二十三条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门整改，专责部门跟踪复核；（二）重大风险启动应急预案，由领导小组统筹处置，必要时暂停采购活动；（三）风险事件处置完毕后形成报告，经领导小组审批后归档。第二十四条责任追究机制：（一）违反采购制度导致损失的，按损失金额比例追究责任，上限追究当事人30%赔偿；（二）违规情节严重的，取消当事人采购资格，并按公司纪律处分规定处理；（三）年度考核中采购合规占比不低于20%，考核结果与绩效直接挂钩。第二十五条评估改进机制：（一）每年年末开展制度有效性评估，通过问卷、访谈、数据分析等方式收集反馈；（二）评估报告经领导小组审议后提交公司主要负责人审定，并制定次年改进计划；（三）对制度漏洞及时修补，确保持续优化。第五章专项管理保障措施第二十六条组织保障：（一）各层级领导需定期听取采购管理汇报，推动制度落实；（二）设立采购管理联络员制度，各部门指定专人负责协调对接；（三）重大采购项目成立专项工作组，由部门负责人牵头推进。第二十七条考核激励机制：（一）将采购合规情况纳入部门年度考核，合规率低于80%的取消评优资格；（二）对采购管理优秀部门/个人给予奖励，金额与绩效考核结果挂钩；（三）建立采购黑名单制度，列入名单的供应商1年内不得合作。第二十八条培训宣传机制：（一）新员工入职需接受采购制度培训，考核合格后方可接触采购业务；（二）定期开展管理层合规履职培训，每年不少于2次；（三）制作采购合规手册，在办公区、业务系统显著位置公示。第二十九条信息化支撑：（一）采购管理系统实现需求自动发起、供应商在线选择、合同电子签约；（二）系统对接财务、法务系统，实现数据自动校验，减少人工干预；（三）设置风险预警模块，实时监控异常交易、超预算采购等。第三十条文化建设：（一）每年开展“采购合规月”活动，通过案例剖析、知识竞赛等方式强化意识；（二）全体员工签署合规承诺书，明确违规后果；（三）设立匿名举报通道，鼓励员工监督违规行为。第三十一条报告制度：（一）风险事件报告：重大事件24小时内上报至领导小组，并同步至公司主要负责人；