公文写作格式与字体规范指南

公文写作格式与字体规范指南公文，作为党政机关、企事业单位实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，其格式与字体的规范性直接关系到公文的严肃性、权威性和执行力。一份格式规范、字体得当的公文，不仅能准确传达信息，更能体现发文单位的专业素养和工作作风。因此，熟练掌握并严格遵守公文写作的格式与字体规范，是每一位公文撰写者必备的基本功。一、公文的基础格式规范公文的基础格式规范是确保公文外观统一、阅读便捷的前提。这些规范如同公文的“骨架”，支撑起整个文本的结构。页面设置是公文格式的起点。一般而言，公文用纸采用国际标准A4型，其成品幅面尺寸为210mm×297mm。页边距的设置需遵循一定原则，上、下、左、右应保持适当的留白，以保证文本的清晰呈现和阅读舒适度，通常情况下，可参考相关标准设置为上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm，但具体数值可能因单位内部细则略有调整，需灵活掌握。页码的标注位置通常在公文页面的底部中央或右下角，字号应小于正文，以“-1-”、“-2-”等形式呈现，确保查阅时便于快速定位。二、公文的字体与字号规范公文的字体和字号选择，旨在保证文本的清晰易读和庄重大方，避免使用过于花哨或难以辨认的字体。标题作为公文的“眼睛”，应当清晰、醒目、庄重。一般采用二号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当。主送机关是指公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。主送机关名称的字体通常为三号仿宋体字。正文是公文的核心部分，用于表达公文的内容。公文首页必须显示正文。一般用三号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。附件说明是指公文附件的顺序号和名称。如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。附件说明的字体同正文。发文机关署名、成文日期和印章是公文生效的重要标志。发文机关署名应使用机关全称或规范化简称。成文日期通常右空四字编排，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。印章是公文效力的体现，公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。印章用红色，不得出现空白印章。抄送机关是指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。抄送机关编排于印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。抄送机关的字体一般为四号仿宋体字。印发机关和印发日期是公文的送印机关和送印日期。印发机关是指公文的印制主管部门，一般是各机关的办公厅（室）或文秘部门。印发日期以公文付印的日期为准。印发机关和印发日期一般编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。字体同抄送机关。三、特定格式公文的规范除上述通用格式外，一些特定类型的公文，如信函格式、命令（令）格式、纪要格式等，还有其特殊的格式要求。例如，信函格式的公文，发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称，居中排布，上边缘至上页边为30mm，推荐使用红色小标宋体字。联合行文时，使用主办机关标志。发文机关标志下4mm处印一条红色双线（上粗下细），距下页边20mm处印一条红色双线（上细下粗），线长均为170mm，居中排布。如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列，第一个要素与该线的距离为3号汉字高度的7/8。四、公文写作中的其他注意事项公文写作不仅要注重格式和字体的规范，还需注意语言表达的准确、简洁、庄重、得体。应避免使用口语化、随意化的词语，力求用最精炼的文字表达最丰富的内容。同时，逻辑要严密，层次要清晰，确保阅文者能够迅速准确地理解公文意图。在实际操作中，不同层级、不同类型的单位可能会根据自身情况在国家标准的基础上制定更为细致的内部规范。因此，公文撰写者还应熟悉本单位的具