环境保护档案管理制度

环境保护档案管理制度第一章总则第一条为规范本单位环境保护档案（以下简称“环保档案”）的管理工作，确保环保档案的真实、完整、安全和有效利用，依据国家有关环境保护、档案管理的法律法规及相关标准，结合本单位实际情况，特制定本制度。第二条本制度所称环保档案，是指本单位在生产经营、科研开发、项目建设及其他各项活动中，与环境保护工作直接相关的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。第三条环保档案管理是本单位环境保护工作的重要组成部分，是衡量单位环境管理水平的重要标志。各部门及全体员工均有保护环保档案的义务。第四条环保档案管理工作遵循统一领导、分级负责、规范整理、安全保管、便捷利用的原则。第五条本制度适用于本单位各部门及所属各单位的环保档案管理工作。第二章管理机构与职责第六条本单位环境保护主管部门是环保档案管理的牵头部门，负责统筹、协调、指导和监督全单位的环保档案管理工作。其主要职责包括：（一）贯彻执行国家及地方关于档案管理和环境保护的法律法规及方针政策；（二）组织制定和修订本单位的环保档案管理制度及相关工作细则；（三）负责对各部门形成的环保档案进行接收、审核、整理、鉴定、保管、统计和提供利用；（四）组织环保档案管理人员的业务培训和学习交流；（五）监督检查各部门环保档案的形成、积累、整理和归档工作。第七条各部门负责人是本部门环保档案管理的第一责任人，负责本部门环保档案的形成、收集、整理和按时归档，并指定专人（兼职档案员）负责日常工作。兼职档案员应保持相对稳定，并具备一定的档案管理基础知识。第八条档案管理人员应忠于职守，廉洁奉公，严守纪律，具备相应的专业知识和业务能力，努力维护档案的完整与安全。第三章档案的收集与整理第九条环保档案的收集范围主要包括但不限于：（一）环境保护相关的法律法规、政策文件、标准规范及上级主管部门的指示、批复等；（二）建设项目的环境影响评价文件及其批复、环保“三同时”验收材料；（三）排污许可证、排污申报登记材料及相关审批文件；（四）环境监测报告（包括水、气、声、土壤、固废等）、在线监测数据记录及运维记录；（五）废水、废气、噪声、固体废物（含危险废物）的处理处置方案、运行记录、转移联单等；（六）环境污染事故（事件）调查处理、应急演练及应急预案等相关材料；（七）环保设施的设计、施工、运行、维护保养记录及技术改造资料；（八）环境保护宣传教育、培训、科研、技术交流等活动形成的材料；（九）环境信访、投诉处理记录及相关回复；（十）其他具有保存价值的环境保护文件材料。第十条环保文件材料的形成部门应指定专人负责收集和积累，确保材料的齐全、完整、准确。对于重要的电子文件，应同时收集其纸质版本和相应的存储介质，并注明形成时间、软硬件环境等信息。第十一条环保档案的整理应遵循文件材料的形成规律和内在联系，进行科学分类、组卷、编号、排列和编目。（一）分类：可参照国家或行业标准，结合本单位实际，采用年度-类别或类别-年度等方法进行分类。（二）组卷：将具有共同特征或相互联系的文件材料组合成案卷，案卷内文件材料应排列有序，一般按重要程度或时间顺序排列。（三）编号：按照分类方案和案卷顺序对案卷进行编号，编号应具有唯一性和可追溯性。（四）编目：填写卷内文件目录、备考表，并编制案卷封面和案卷目录。著录项目应规范、准确。第十二条归档的文件材料应为原件，若为复印件，需注明原件保管单位或经相关负责人签字确认。文件材料应字迹清楚、图样清晰、签章完备，符合档案长期保存的要求。第四章档案的保管第十三条环保档案应存放在专门的档案库房或指定的档案柜内，具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设施。第十四条档案库房及档案柜应保持整洁，严禁存放易燃易爆、易腐蚀、有毒有害等危险品。第十五条档案管理人员应定期对档案进行清点和检查，发现问题及时处理并报告。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。第十六条严格执行档案库房管理制度。非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。档案管理人员进入库房应履行登记手续。第十七条电子档案的保管应符合国家有关电子档案管理的规定，采取有效措施防止数据丢失、损坏和信息泄露。重要电子档案应进行异地备份和定期检查。第十八条档案的保管期限分为永久、长期和短期。具体期限参照国家相关档案保管期限表执行。对于保管期满的档案，应按照规定进行鉴定，确无保存价值的，经批准后予以销毁。第五章档案的利用第十九条环保档案的利用应遵循“按需提供、严格审批、保守秘密”的原则。本单位内部人员因工作需要查阅档案，须经本部门负责人批准，必要时报环保主管部门负责人审批。第二十条外单位查阅本单位环保档案，须持单位介绍信和有效身份证件，经本单位环保主管部门负责人批准。查阅涉及国家秘密、商业秘密或敏感信息的档案，须报请单位分管领导批准。第二十一条查阅档案时，应在指定的阅档室进行。查阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料，不得擅自复制、拍摄、摘录。确需复制的，须经档案管理部门负责人同意，并由档案管理人员负责复制，复制件须加盖档案证明章。第二十二条档案一般不得带出阅档室。确因特殊情况需要借出的，须经单位环保主管部门负责人批准，严格履行借阅登记手续，限期归还。档案借出期间，借阅单位和个人对档案的安全、保密负全部责任。第二十三条查阅档案时，严禁吸烟和进行其他可能损坏档案的行为。第二十四条档案管理人员应做好档案利用登记工作，记录利用者、利用目的、利用内容、利用时间等信息，定期对档案利用情况进行统计分析。第六章档案的鉴定与销毁第二十五条环保档案管理部门应定期（一般每若干年）会同相关业务部门对已到保管期限的档案进行鉴定。鉴定工作由档案鉴定小组负责，鉴定小组由单位分管领导、环保、档案及相关业务部门人员组成。第二十六条经鉴定确无保存价值的档案，由档案管理部门提出销毁意见，报单位分管领导批准后，方可销毁。销毁档案时，应有两人以上监销，并在销毁清册上签字。销毁清册应永久保存。第二十七条对于涉及国家秘密、商业秘密或个人隐私的档案，即使保管期满，销毁前也须严格审查，确保信息安全。严禁擅自销毁任何档案材料。第七章电子档案管理第二十八条电子档案的形成、收集、整理、归档、保管、利用和销毁等环节，除遵守本制度上述规定外，还应符合国家关于电子文件归档与电子档案管理的专门要求。第二十九条电子档案的著录、元数据采集应规范、完整。确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。第三十条电子档案应使用符合国家标准的存储载体和格式，并进行定期备份和检测，防止数据丢失或损坏。涉密电子档案的管理应严格执行国家保密规定。第八章责任与奖惩第三十一条对在环保档案管理工作中认真负责、成绩显著，或在档案利用中做出突出贡献的部门和个人，本单位将给予表彰和奖励。第三十二条对违反本制度规定，有下列行为之一的，视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、通报批评直至纪律处分；造成损失的，责令赔偿；构成犯罪的，依法追究刑事责任：（一）不按规定形成、收集、整理、归档环保档案材料，导致档案残缺不全或丢失的；（二）擅自涂改、勾画、抽取、伪造、损毁、销毁档案材料的；（三）在档案利用中违反保密规定，泄露国家秘密、商业秘密或个人隐私的；（四）擅自提供、复制、摘抄、拍摄、公布档案内容的；（五）档案管