机关单位文书规范写作培训资料

机关单位文书规范写作培训资料一、机关文书写作概览机关单位文书（以下简称“机关文书”）是各级各类机关单位在履行职能、处理公务过程中形成和使用的具有法定效力和规范体式的文书，是传达政令、沟通信息、协调工作、记录备查的重要工具。其写作质量直接关系到机关单位的工作效率、决策水平和对外形象。因此，掌握机关文书规范写作的基本要求和技能，是每一位机关工作人员的必备素养。本资料旨在结合工作实际，系统梳理机关文书写作的基本原则、常见问题及规范要求，力求为大家提供一份实用、可操作的写作指引，助力提升文书处理的规范化、科学化水平。二、机关文书写作的基本原则与特点（一）基本原则1.准确规范原则：这是机关文书写作的生命线。内容必须真实准确，符合党和国家的方针政策、法律法规，符合客观实际情况。遣词造句必须精准恰当，避免歧义。格式必须严格遵循国家及本单位相关规定。2.精简高效原则：行文务求简洁明了，直奔主题，避免空话、套话、废话，力求用最少的文字表达最丰富的内容。同时，要考虑文书的流转效率和办理实效。3.庄重得体原则：机关文书代表机关单位的形象和权威，语言风格必须庄重、平实、得体，符合机关语境。根据行文对象和内容的不同，选择恰当的表达方式和语气。4.保密安全原则：严格遵守保密纪律，准确界定文书的秘密等级和知悉范围，确保党和国家秘密以及工作秘密的安全。（二）主要特点1.政治性：机关文书往往涉及党和国家的方针政策、工作部署，具有鲜明的政治导向和政策属性。2.规范性：从文种选择、格式要素到行文规则、处理程序，都有严格的规范和要求。3.权威性：一经发出，在其法定效力范围内具有权威性和约束力。4.时效性：文书的制发和办理都有明确的时间要求，讲究时效。5.程序性：文书的拟制、审核、签发、印发等环节都需遵循特定的程序。三、机关文书的常见种类与格式规范机关文书种类繁多，根据《党政机关公文处理工作条例》，主要包括决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要等。限于篇幅，本资料重点介绍日常工作中使用频率较高的几种文书的格式规范要点。（一）公文的一般格式构成公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。这些要素的标注位置和具体要求，务必严格按照国家标准执行。提示：实际工作中，并非所有公文都需包含上述全部要素，应根据文种特点和实际需要确定。例如，内部便函可能就无需标注份号、密级等。（二）常用文种及其特点1.通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。其特点是应用广泛，形式灵活，时效性强。写作时要明确告知事项、执行要求和时限。2.报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。其特点是单向性、陈述性。要做到事实清楚、重点突出、态度诚恳，不得夹带请示事项。3.请示：适用于向上级机关请求指示、批准。其特点是祈请性、期复性、单一性（一文一事）。理由要充分，事项要明确，态度要谦恭。4.函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。其特点是平行性、灵活性。用语要平和、礼貌，内容要具体、清晰。5.纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。其特点是纪实性、概括性、指导性。要准确反映会议的核心内容和达成的共识，条理清晰。四、机关文书的行文规则与表达要求（一）行文规则1.确有必要，注重实效：行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性，避免文牍主义。2.按隶属关系和职权范围行文：明确行文关系，一般不得越级行文。因特殊情况需越级行文的，应同时抄送被越过的机关。3.一文一事：除报告等少数文种外，多数公文特别是请示，应当一文一事，便于上级机关及时处理。4.主送机关明确：主送机关应根据隶属关系和职权范围确定，一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得抄送下级机关。（二）表达要求1.逻辑清晰，条理分明：文书结构要严谨，层次要清楚。可以采用总分、递进、并列等结构方式，合理使用序数词（如一、（一）、1.（1））来组织内容。2.语言准确，简明扼要：*准确：用词造句必须恰当，符合客观事实，避免模糊不清、模棱两可的表述。涉及政策、法规、数据、人名、地名等，务必核实无误。*简明：文字精炼，去掉不必要的修饰和客套，避免空话、套话、大话。*庄重：使用规范的书面语，避免口语化、网络化词汇，体现机关文书的严肃性。*得体：根据行文对象、行文目的和内容，选择合适的语气和表达方式。对上恭敬，对下明确，平行协商。3.正确使用专业术语和标点符号：避免生造词语、滥用简称。标点符号的使用要符合国家标准，准确表达语气和停顿。五、特定文种写作要点提示（一）请示与报告的区别*目的不同：请示旨在请求指示或批准，要求上级批复；报告旨在汇报工作、反映情况，不要求批复。*内容不同：请示是“办件”，内容具体明确，请求事项单一；报告是“阅件”，内容可以综合、概括。*时间不同：请示须在事前行文；报告可在事前、事中或事后行文。（二）会议纪要的撰写*忠实于会议：准确记录会议讨论的主要问题、发言要点、形成的决议或共识，不夸大、不缩小、不杜撰。*突出重点：围绕会议中心议题，提炼关键信息，避免记流水账。*条理清晰：可按议题顺序、发言顺序或内容性质组织材料，使用规范的小标题或序号。六、文书校对与印制规范1.校对：文书拟制完成后，必须经过严格校对。校对是确保文书质量的最后一道关口，要做到“三校一读”（至少校对三遍并通读一遍）。校对重点包括：*内容是否准确，有无错漏；*格式是否规范，要素是否齐全；*文字表述是否恰当，有无错别字、语病；*数据、人名、地名等是否准确无误。2.印制与分发：校对无误后，按照规定的份数、格式印制。涉密文件要严格遵守保密规定，使用符合保密要求的设备和纸张。分发范围要精准，传递过程要安全。七、结语机关文书写作是一项实践性很强的工作，规范是基础，质量是关键。希望通过本次培训，大家能够进一步增强规范意识，熟练掌握写作技巧，在实际工作中勤学多练、不断总结，努力提升自身的文书写作能力和水