某发动机厂设备采购管理规范

某发动机厂设备采购管理规范某发动机厂设备采购管理规范

一、总则

为规范公司设备采购行为，确保采购流程高效、透明、合规，提高设备质量与使用效率，降低采购成本，特制定本规范。本规范适用于公司所有部门及人员涉及设备采购的活动，包括新购设备、替换设备及维修备件的采购管理。本规范中“设备”指生产、办公及辅助系统所需的各类机械、仪器、工具及备件等。

1.设备采购应遵循“按需采购、质优价廉、公开透明、高效规范”的原则，确保采购活动符合国家法律法规及公司内部管理制度。

2.本规范适用于公司各部门采购设备的行为，包括但不限于生产部、技术部、采购部、财务部及后勤部等。

3.设备采购应明确设备的技术参数、质量标准、交付时间及售后服务要求，确保采购设备满足生产及工作需求。

二、组织架构与职责分工

公司设立设备采购管理小组，由采购部牵头，技术部、财务部及使用部门共同参与，负责设备采购的决策与执行。各部门职责如下：

1.采购部负责设备采购的流程管理、供应商选择、合同签订及到货验收等工作。

2.技术部负责提供设备技术参数及质量标准，参与设备选型及验收技术评估。

3.财务部负责设备采购预算审核、付款管理及成本核算工作。

4.使用部门负责提出设备需求，参与设备试用及验收，并对设备使用效果负责。

三、设备采购需求管理

设备采购需求应基于生产计划、设备更新及日常维修的实际需求，确保采购的合理性。

1.各部门需每年10月31日前提交下一年度设备采购需求计划，包括设备名称、规格、数量、预算及使用目的。

2.需求计划需经技术部审核，确保设备参数符合生产要求，并由财务部审核预算合理性。

3.采购部汇总审核后的需求计划，制定年度设备采购预算，报管理层审批后执行。

四、供应商选择与管理

供应商选择应遵循公平、公正、公开的原则，确保供应商具备相应的资质及服务能力。

1.采购部建立合格供应商名录，包括设备制造商、经销商及备件供应商，定期评估供应商绩效。

2.设备采购应优先选择名录内供应商，特殊设备可按规定程序新增供应商。

3.供应商选择需进行资质审查，包括营业执照、生产许可证、质量管理体系认证等，确保供应商合法合规。

五、设备采购流程

设备采购流程分为需求提出、预算审批、招标采购、合同签订、到货验收及付款等环节。

1.需求提出后，采购部根据设备价值及采购类型选择招标或直接采购方式。

2.招标采购需发布招标公告，明确设备参数、技术要求、评标标准及时间安排。

3.合同签订前，技术部及财务部需审核设备参数及付款条款，确保合同内容完整合理。

六、设备到货验收

设备到货后需进行验收，确保设备符合合同约定及质量标准。

1.采购部联合技术部及使用部门共同进行设备验收，重点检查设备参数、外观及配件完整性。

2.验收合格后，填写《设备验收单》，并由三方签字确认，作为付款依据。

3.验收不合格的设备，需与供应商协商退换货事宜，并记录处理过程。

七、设备采购资金管理

设备采购资金需严格按预算执行，确保资金使用透明、高效。

1.采购部根据审批后的预算执行采购，超预算采购需重新报管理层审批。

2.财务部负责设备采购款项的支付管理，确保付款依据充分、流程合规。

3.设备采购资金需定期进行账务核对，确保资金流向清晰、无违规操作。

八、设备采购档案管理

设备采购相关文件需整理归档，便于后续查阅及审计。

1.设备采购档案包括需求计划、招标文件、合同、验收单及付款凭证等，由采购部统一管理。

2.档案需按设备编号或采购时间顺序整理，确保查阅方便、内容完整。

3.档案保存期限为设备使用年限加3年，到期后按公司档案管理规定处理。

九、监督检查

设备采购管理小组定期对采购活动进行监督检查，确保制度执行到位。

1.监督检查内容包括采购流程合规性、供应商选择合理性及资金使用规范性。

2.每季度末由设备采购管理小组组织一次全面检查，并将检查结果报管理层。

3.对检查发现的问题，需制定整改措施并跟踪落实，确保问题及时解决。

十、奖惩办法

设备采购管理实行奖惩制度，激励合规操作，严肃处理违规行为。

1.对严格执行采购制度、降低采购成本或提高设备使用效率的部门或个人，给予通报表扬或奖励。

2.对违反采购流程、未按预算采购或验收不规范的，视情节轻重给予警告、罚款或降职处理。

3.涉及违法违纪行为的，移交司法机关处理，并追究相关责任人责任。

十一、运行操作说明

设备采购具体操作流程如下：

1.使用部门提出设备需求，填写《设备采购申请单》，附技术参数及预算说明。

2.采购部审核申请单，必要时与技术部沟通确认需求合理性，并报财务部审核预算。

3.审批通过后，采购部选择招标或直接采购方式，并发布采购信息。

4.招标采购需组织供应商报价、技术评审及商务谈判，最终确定中标供应商。

5.直接采购需与合格供应商协商价格及条款，签订采购合同。

6.设备到货后，采购部联合技术部及使用部门进行验收，填写《设备验收单》。

7.验收合格后，采购部凭合同及验收单申请付款，财务部审核后支付款项。

十二、特殊情况处理

设备采购过程中遇特殊情况需按规定程序处理。

1.设备紧急采购需经管理层特批，并简化采购流程，确保及时满足生产需求。

2.供应商临时涨价或交货延迟，需与供应商协商解决方案，必要时启动备选供应商。

3.设备验收不合格的，需与供应商协商退换货，并记录处理过程及结果。

十三、权利与义务

各部门及人员在设备采购中的权利与义务如下：

1.使用部门有权提出设备需求，并参与设备选型及验收，对设备使用效果负责。

2.采购部有权选择合格供应商，并监督采购流程合规性，确保采购效率。

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