（2025年版）企业合同全流程管理实践指南

（2025年版）企业合同全流程管理实践指南目的企业合同全流程管理旨在规范合同从发起至结束的各个环节，降低法律风险，提高企业运营效率，确保企业在合同活动中的合法权益得到有效保障，提升企业经济效益和市场竞争力。前置条件人员配备1.组建专业的合同管理团队，包括法务人员、业务人员、财务人员等。法务人员负责合同的法律审核和风险把控；业务人员熟悉合同涉及的业务内容和流程；财务人员关注合同的资金收支和成本核算。2.对合同管理团队进行相关培训，使其熟悉合同管理流程、法律法规以及企业内部的合同管理制度。制度建设1.建立健全企业合同管理制度，明确合同管理的各个环节的职责、权限和工作流程。2.制定合同模板库，根据不同的业务类型和合同种类，设计规范的合同模板，提高合同起草的效率和质量。信息化系统1.引入合同管理信息化系统，实现合同的电子化管理，包括合同的起草、审批、签订、履行、变更、终止等环节的在线操作和监控。2.确保信息化系统与企业的其他管理系统（如财务管理系统、项目管理系统等）实现数据对接和共享。详细步骤合同发起阶段1.业务需求识别业务部门根据企业的经营活动和战略目标，识别需要签订合同的业务需求。例如，销售部门在与客户达成合作意向后，确定需要签订销售合同；采购部门在确定供应商后，需要签订采购合同。业务部门填写合同发起申请表，详细说明合同的基本信息，包括合同名称、合同类型、对方当事人、合同金额、合同期限、业务背景等。2.合作伙伴选择与评估对于新的合作伙伴，业务部门应进行初步的市场调研和筛选，收集合作伙伴的相关信息，如企业资质、信誉状况、经营业绩、财务状况等。法务部门和财务部门协助业务部门对合作伙伴进行评估。法务部门审查合作伙伴的主体资格、经营范围、是否存在法律纠纷等；财务部门评估合作伙伴的财务实力和信用状况。根据评估结果，选择合适的合作伙伴，并将相关评估资料存档。合同起草阶段1.选择合同模板业务部门根据合同类型从企业的合同模板库中选择合适的模板。如果没有合适的模板，可参考相关法律法规和行业惯例，结合业务需求进行起草。合同模板应包含合同的基本条款，如当事人的基本信息、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等。2.合同条款拟定业务部门负责拟定与业务相关的条款，如产品或服务的规格、数量、交付时间和地点等。法务部门对合同条款进行法律审核，确保合同条款符合法律法规的要求，避免出现法律风险。审核内容包括合同的主体资格、合同的合法性、条款的完整性、违约责任的明确性等。财务部门对合同的价款、支付方式、结算条款等进行审核，确保合同的财务条款合理、可行。3.合同初稿审核与修改合同起草完成后，业务部门应组织内部审核，包括相关部门负责人和其他利益相关者的审核。审核人员对合同的内容、条款、格式等提出意见和建议。根据审核意见，对合同初稿进行修改和完善。修改后的合同应再次提交法务部门和财务部门进行审核，确保审核意见得到落实。合同审批阶段1.提交审批申请业务部门将经过内部审核和修改后的合同提交至合同管理系统进行审批。提交时需附上合同相关的资料，如合同发起申请表、合作伙伴评估报告、合同草案等。2.审批流程设置根据合同的金额、重要程度、风险等级等因素，设置不同的审批流程。一般来说，合同审批流程包括业务部门审批、法务部门审批、财务部门审批、高层领导审批等环节。在合同管理系统中明确每个审批环节的审批人员、审批权限和审批时间要求。3.审批过程监控与反馈合同管理系统对审批过程进行实时监控，提醒审批人员及时进行审批。审批人员在审批过程中可以对合同提出意见和建议，并记录审批意见。对于需要修改的合同，合同管理系统将合同退回至业务部门进行修改，修改后重新提交审批。审批结果及时反馈给业务部门，业务部门根据审批结果决定是否继续推进合同签订程序。合同签订阶段1.合同定稿确认经过审批通过的合同，业务部门与对方当事人就合同内容进行再次确认，确保双方对合同条款无异议。如果对方当事人对合同条款提出修改意见，业务部门应将修改意见及时反馈给法务部门和财务部门进行审核，经审核同意后对合同进行修改，再次提交审批。2.签订方式选择根据实际情况选择合适的签订方式，如当面签订、邮寄签订、电子签订等。当面签订时，双方当事人应确保合同文本的一致性，并在合同上签字、盖章；邮寄签订时，应注意合同文本的送达时间和签收情况；电子签订时，应确保电子签名的合法性和有效性。如果合同需要公证或见证，应按照相关规定办理公证或见证手续。3.合同存档合同签订后，业务部门将合同原件一份交至合同管理部门进行存档。合同管理部门对合同进行编号、登记，并建立合同档案，包括合同文本、审批文件、相关附件等资料。同时，将合同相关信息录入合同管理系统，以便后续查询和管理。合同履行阶段1.履行计划制定业务部门根据合同约定的条款，制定合同履行计划，明确各阶段的工作任务、责任人和时间节点。例如，销售合同中应明确产品的生产、发货、交付时间；采购合同中应明确货物的验收、付款时间等。将合同履行计划通知相关部门和人员，确保各部门和人员了解自己的职责和工作要求。2.履行过程监控业务部门定期对合同履行情况进行检查和监控，及时掌握合同履行的进度和质量。如发现对方当事人未按照合同约定履行义务，应及时发出书面通知，要求对方限期整改。合同管理部门通过合同管理系统对合同履行情况进行实时监控，提醒业务部门及时履行合同义务，避免出现违约行为。3.文档管理与证据保存在合同履行过程中，业务部门应及时收集和整理与合同履行相关的文档和证据，如发票、收据、送货单、验收报告等。这些文档和证据是证明合同履行情况的重要依据，应妥善保存。合同管理部门定期对合同履行文档进行检查和归档，确保文档的完整性和安全性。合同变更与解除阶段1.变更或解除理由识别当出现合同约定的变更或解除条件，或者因不可抗力、政策变化、市场环境变化等原因需要变更或解除合同时，业务部门应及时识别并提出变更或解除合同的申请。申请变更或解除合同应说明理由，并提供相关的证明材料。2.变更或解除流程审批业务部门将变更或解除合同的申请提交至合同管理系统进行审批。审批流程与合同签订审批流程相同，需经过业务部门、法务部门、财务部门和高层领导的审批。审批过程中，应充分考虑变更或解除合同对企业的影响，包括经济损失、法律风险等。3.变更或解除协议签订与执行经审批同意变更或解除合同后，业务部门与对方当事人签订变更或解除协议。变更或解除协议应明确变更或解除的内容、时间、责任承担等事项。按照变更或解除协议的约定执行相关事项，如退还已支付的款项、返还货物等。同时，更新合同档案和合同管理系统中的相关信息。合同终止阶段1.终止条件确认当合同约定的履行期限届满、合同目的实现、双方协商一致解除合同等情况下，合同管理部门应及时确认合同终止条件是否满足。对于满足终止条件的合同，通知业务部门办理合同终止手续。2.终止清算业务部门与对方当事人进行结算，如支付剩余款项、收回货物等。财务部门对结算情况进行审核，确保结算金额准确无误。对合同履行过程中产生的债权债务进行清理，确保企业的合法权益得到保障。3.合同档案归档与总结评估合同管理部门将终止的合同档案进行整理和归档，保存期限按照企业档案管理制度的规定执行。组织相关部门对合同的全流程管理进行总结评估，分析合同管理过程中存在的问题和不足，提出改进措施和建议，为今后的合同管理工作提供参考。常见问题与排错提示合同起草阶段1.问题：合同条款存在法律风险，如条款模糊、违约责任不明确等。排错提示：加强法务部门的审核力度，对合同条款进行严格审查，确保条款清晰、明确、合法。同时，定期组织法务培训，提高业务人员的法律意识和合同起草能力。2.问题：合同模板不适用，无法满足业务需求。排错提示：及时对合同模板进行更新和完善，根据业务发展和市场变化，调整合同模板的内容和格式。鼓励业务人员提出改进建议，提高合同模板的实用性。合同审批阶段1.问题：审批流程繁琐，导致合同签订时间过长。排错提示：优化审批流程，根据合同的金额、重要程度等因素进行分类管理，设置不同的审批层级和权限，减少不必要的审批环节。同时，加强审批人员的沟通和协调，提高审批效率。2.问题：审批意见不明确，业务部门无法准确理解和执行。排错提示：要求审批人员在提出意见时，应明确具体、可操作，避免使用模糊、笼统的语言。对于重要的审批意见，应与业务部门进行沟通和解释，确保意见得到落实。合同履行阶段1.问题：对方当事人违约，企业未能及时采取措施。排错提示：建立违约预警机制，及时发现对方当事人的违约行为。一旦发现违约，业务部门应立即发出书面通知，要求对方限期整改，并保留相关证据。如对方未能按时整改，应及时采取法律手段维护企业的合法权益。2.问题：合同履行过程中资料缺失，无法准确证明合同履行情况。排错提示：加强合同履行过程中的文档管理，明确各部门和人员的文档收集和整理职责。定期对合同履行文档进行检查和归档，确保文档的完整性和安全性。同时，利用合同管理系统对合同履行资料进行电子化管理，提高资料查询和使用的效率。合同变更与解除阶段1.问题：变更或解除合同未经审批，导致法律风险。排错提示：严格执行合同变更或解除的审批流程，未经审批不得擅自变更或解除合同。合同管理部门对变更或解除合同的申请进行严格审核，确保变更或解除的合法性和合理性。2.问题：变