工程招投标档案管理制度

PAGE工程招投标档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司工程招投标档案管理，规范档案收集、整理、保管、利用等工作，确保档案的完整性、准确性和安全性，为公司工程招投标活动提供有力的支持和保障，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有工程招投标项目档案的管理，包括但不限于招标公告、投标文件、评标报告、中标通知书等相关文件资料。（三）管理原则1.集中统一管理原则：工程招投标档案由公司指定的部门集中统一管理，确保档案管理的规范化和标准化。2.真实完整原则：档案内容应真实反映工程招投标活动的全过程，保证档案的完整性。3.安全保密原则：严格遵守国家有关档案安全保密的法律法规，确保档案信息不泄露。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、借阅和利用。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善工程招投标档案管理制度，并组织实施。2.负责工程招投标档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。3.负责建立工程招投标档案目录数据库，实现档案信息的计算机管理。4.负责按照规定向有关部门提供档案查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪工作。5.负责对工程招投标档案的安全保密情况进行监督检查，确保档案信息安全。（二）项目负责人职责1.负责组织本项目招投标文件资料的收集、整理，并及时移交档案管理部门。2.对本项目招投标文件资料的真实性、完整性负责。3.协助档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作。（三）其他部门职责1.各部门应积极配合档案管理部门做好工程招投标档案的管理工作，及时提供相关文件资料。2.在工程招投标活动中形成的各类文件资料，应按照档案管理要求进行整理和移交。三、档案收集（一）收集范围1.招标公告、招标文件、答疑纪要、补遗文件等。2.投标文件，包括投标函、投标报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表、资格证明文件等。3.开标记录、评标报告、中标候选人公示、中标通知书等。4.与工程招投标活动相关的其他文件资料，如合同草案、谈判记录、往来信函等。（二）收集要求1.项目负责人应在工程招投标活动结束后[X]个工作日内，将本项目的招投标文件资料收集齐全，并整理成册。2.收集的文件资料应内容完整、字迹清晰、签字盖章齐全，确保真实有效。3.对于电子文件，应确保其格式正确、内容完整，并与纸质文件保持一致。（三）收集流程1.项目负责人按照收集范围和要求，对本项目的招投标文件资料进行收集整理。2.整理后的文件资料经项目负责人审核签字后，移交档案管理部门。3.档案管理部门对移交的文件资料进行核对，如发现问题及时与项目负责人沟通解决。四、档案整理（一）分类标准工程招投标档案按照项目类别、文件性质等进行分类，具体分类如下：1.项目类别：按照公司承接的工程类型，如建筑工程、市政工程、水利工程等进行分类。2.文件性质：分为招标文件、投标文件、评标文件、中标文件、其他文件等。（二）整理方法1.对收集到的文件资料进行分类编号，确保每份文件都有唯一的编号。2.按照分类标准，将文件资料进行排序，同一类别的文件按照时间顺序排列。3.对每份文件进行编目，编目内容包括文件编号、文件名称、日期、来源、保管期限等。4.编制档案目录，目录应包括分类号、档案编号、文件名称、日期、页码等信息。（三）装订要求1.对纸质文件资料进行装订，确保整齐牢固，便于查阅和保管。2.装订时应去除文件上的金属物，如订书钉、回形针等。3.采用A4纸规格的档案盒进行装订，文件厚度不宜超过[X]厘米。五、档案归档（一）归档时间档案管理部门应在收到项目负责人移交的文件资料后[X]个工作日内完成归档工作。（二）归档流程1.档案管理人员按照整理后的档案目录，将文件资料逐份装入档案盒，并在档案盒上标明档案编号、文件名称、日期等信息。2.将装有文件资料的档案盒放入档案柜中，并按照档案分类顺序排列。3.建立档案台账，记录档案的归档日期、档案编号、文件名称、保管期限等信息。六、档案保管（一）保管期限工程招投标档案的保管期限根据国家有关规定和公司实际情况确定，一般分为短期、中期和长期。具体保管期限如下：1.短期：保管期限为[X]年，适用于一般性的工程招投标项目。2.中期：保管期限为[X]年，适用于重要的工程招投标项目。3.长期：保管期限为[X]年以上，适用于涉及重大经济利益、法律纠纷等的工程招投标项目。（二）保管条件1.档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等，确保档案的安全保管。3.档案管理人员应定期对档案库房进行检查，及时发现和处理问题。（三）档案清查1.档案管理部门应定期对工程招投标档案进行清查，每年至少进行一次全面清查。2.清查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等，如发现问题应及时进行处理。3.清查结束后，应编制档案清查报告，报告内容包括清查时间、清查范围、清查结果、存在问题及处理意见等。七、档案利用（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅工程招投标档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应按照申请表的要求，提供相应的档案资料，并做好查阅登记工作。查阅登记内容包括查阅日期、查阅人姓名、部门、查阅内容、归还日期等。3.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得将档案带出档案库房。如需复印或摘录档案内容的，应经档案管理部门负责人同意。（二）借阅规定1.公司外部单位或个人因工作需要借阅工程招投标档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅期限等，经公司主管领导签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。2.档案管理部门应与借阅单位或个人签订《档案借阅协议》，明确双方的权利和义务。借阅协议应包括借阅档案的名称、数量、借阅期限、归还日期、保密要求等内容。3.借阅人员应按照借阅协议的要求，按时归还档案。如需延期借阅的，应提前办理延期手续。4.档案管理部门应对借阅档案的归还情况进行跟踪检查，如发现逾期未还或档案损坏等情况，应及时采取措施进行处理。（三）档案利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅等利用情况进行详细记录。登记内容应包括利用日期、利用人姓名、部门、利用目的、利用内容、归还日期等。八、档案保密（一）保密措施1.档案管理部门应加强对工程招投标档案的保密管理，制定严格的保密制度，明确保密责任。2.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得擅自泄露档案内容。对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案，应采取加密存储、专人保管等措施。3.在档案查阅、借阅过程中，档案管理人员应提醒查阅、借阅人员遵守保密规定，不得将档案内容泄露给无关人员。（二）保密教育1.公司应定期对员工进行档案保密教育，提高员工的保密意识。2.档案保密教育内容包括国家有关档案保密的法律法规、公司档案保密制度、档案保密工作的重要性等。（三）违规处理1.对违反档案保密制度，擅自泄露档案内容的人员，公司将视情节轻重给予相应的处罚。2.因泄露档案内容给公司造成损失的，公司将依法追究相关人员的法律责任。九、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立工程招投标档案信息化管理系统，实现档案信息的电子化存储、检索、利用等功能，提高档案管理工作的效率和水平。（二）信息录入1.档案管理人员应按照档案整理和编目的要求，将工程招投标档案的相关信息录入信息化管理系统。2.录入的信息应准确、完整，确保与纸质档案内容一致。（三）系统维护1.定期对档案信息化管理系统进行维护，确保系统的正常运行。2