书法社档案管理制度

PAGE书法社档案管理制度一、总则（一）目的为加强书法社档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在书法社活动、教学、研究及文化传承等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于书法社全体成员及与书法社相关的各类活动、业务往来所形成的档案管理。（三）档案定义本制度所指档案是书法社在各项活动中直接形成的、具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则书法社档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则档案内容应真实反映书法社的活动和历史，不得篡改或伪造。3.保密性原则对涉及书法社机密、个人隐私等内容的档案，应严格保密，防止泄露。4.方便利用原则档案管理应便于查询、借阅和使用，提高档案的利用效率。二、档案管理机构及职责（一）档案管理小组成立以书法社社长为组长，副社长及各部门负责人为成员的档案管理小组，负责统筹协调档案管理工作，制定档案管理工作计划和规章制度，审议档案管理工作中的重大事项。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。2.建立档案检索系统，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查询和利用。3.严格执行档案借阅、查阅制度，做好档案借阅、查阅登记工作，确保档案的安全。4.定期对档案进行清查、核对，发现问题及时报告并采取措施解决。5.负责档案的数字化处理工作，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化存储和管理。6.对破损、褪色等档案进行修复和复制，延长档案的使用寿命。7.积极开展档案编研工作，编写档案参考资料，为书法社的活动、教学、研究等提供服务。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.书法社组织的各类活动文件，包括活动策划书、通知、总结、照片、视频等。2.书法作品，包括社员的创作作品、展览作品等。3.社员档案，包括个人基本信息、书法学习经历、获奖情况等。4.与其他社团、机构的交流合作文件。5.书法社的规章制度、会议记录、财务报表等。6.书法教学资料，如教案、教材、课件等。7.书法研究成果，如论文、调研报告等。8.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门及个人应及时将本部门或个人形成的档案材料移交档案管理人员，不得积压或私自留存。2.档案材料应齐全、完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。（三）整理方法1.分类按照档案的形成领域、时间、内容等因素进行分类，可分为活动档案、作品档案、社员档案、教学档案、研究档案、行政档案等类别。2.编号为每一类档案编制唯一的编号，以便于管理和查询。编号应具有系统性和逻辑性，例如采用年份+类别代码+流水号的方式。3.编目对每一份档案编制详细的目录，包括档案编号、题名、日期、来源、保管期限等信息。目录应打印成册，并建立电子目录数据库。4.装订对于纸张档案，应进行整齐装订，去除金属物，保持档案的整洁。5.上架将整理好的档案按照编号顺序上架存放，便于查找和管理。四、档案的保管（一）保管场所设立专门的档案库房，确保库房安全、干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗。库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等。（二）保管期限根据档案的重要性和保存价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期和短期。1.永久保管的档案反映书法社重大活动、历史沿革、重要规章制度等具有长远历史意义和查考价值的档案。2.长期保管的档案保存期限为10年以上的档案，如书法社的年度工作计划、总结、重要活动的详细记录等。3.短期保管的档案保存期限为110年的档案，如一般性的活动文件、临时性的通知等。（三）档案清查1.定期清查档案管理人员应每年对档案进行一次全面清查，核对档案的数量、质量和保管情况，发现问题及时记录并报告。2.不定期清查根据需要，可对部分档案或特定类型的档案进行不定期清查，确保档案的准确性和完整性。（四）档案修复与复制1.对破损、褪色、霉变等档案，应及时进行修复，恢复档案的原貌。2.根据利用需要，可对档案进行复制，复制件应与原件核对无误，并注明复制日期、复制人等信息。五、档案的利用（一）借阅制度1.因工作需要借阅档案的，须填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅档案名称、数量、预计归还日期等信息，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理人员审批。2.档案管理人员根据审批意见，办理档案借阅手续，填写《档案借阅登记薄》，记录借阅人姓名、部门、借阅日期、归还日期等信息。3.借阅档案一般不得带出档案库房，如需带出，须经档案管理小组组长批准，并在规定时间内归还。4.借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。如发现档案损坏或丢失，应及时报告档案管理人员，并承担相应责任。5.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，须办理续借手续。（二）查阅制度1.书法社成员因工作需要查阅档案的，可直接到档案库房查阅。查阅时，档案管理人员应在场监督，确保查阅过程的规范。如有需要，档案管理人员可提供必要的帮助。2.外单位人员查阅档案，须持单位介绍信，经书法社负责人批准后，方可查阅。查阅时，应按照档案管理人员的要求进行操作，不得擅自摘抄、复制档案内容。如需摘抄、复制，须另行办理审批手续。3.查阅档案应在指定地点进行，查阅完毕后应及时归还档案，不得在档案上圈划、批注、污损。（三）档案利用登记档案管理人员应对档案的利用情况进行详细登记，包括利用时间、利用人姓名、部门、利用目的、查阅或借阅档案名称及数量等信息。登记薄应妥善保存，以便查询和统计分析。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史观点、发展眼光的原则，准确判定档案的保存价值，确保既不丢失有价值的档案，又不保留无保存意义的档案。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理小组成员及相关专业人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法对每一份档案进行逐件审查，根据档案的内容、来源、形式等因素，综合判断其保存价值。2.分析比较法将档案与同类档案或相关档案进行比较分析，确定其在整体档案体系中的地位和作用，从而判断其保存价值。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确无保存价值的档案，编制《档案销毁清册》，注明档案名称、编号、日期、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁清册》经档案管理小组组长审核批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行。销毁时，应采用适当的方式，确保档案信息无法恢复。4.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、销毁人等信息，并由监销人签字确认。记录应与《档案销毁清册》一并保存三年以上。七、电子档案管理（一）电子档案的收集与整理1.电子档案的收集应与纸质档案同步进行，确保电子文件与纸质文件内容一致。2.对电子档案应按照分类方案进行整理，建立电子文件夹结构，明确文件夹名称和存放内容。3.为电子档案命名应遵循规范，采用“日期+文件主题+文件类型”的方式，确保文件名的唯一性和可读性。（二）电子档案的存储1.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，如磁盘阵列、磁带库等，并定期进行备份。备份存储设备应异地存放，以防数据丢失。2.存储设备应标明存储内容、存储时间等信息，便于管理和查找。（三）电子档案的利用1.建立电子档案检索系统，通过关键词、题名、日期等字段进行检索，方便用户快速查找所需电子档案。2.电子档案的查阅和借阅应遵循与纸质档案相同的审批程序和利用制度，确保电子档案的安全。3.利用电子档案时，应使用正版软件进行查看和处理，不得擅自修改