档案制度包括哪些制度

PAGE档案制度包括哪些制度档案制度规范一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本档案制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织各部门及全体员工在工作活动中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实完整原则：档案应如实反映公司/组织各项工作活动的真实情况，确保档案内容完整无缺。3.分类科学原则：根据档案的形成领域、内容性质、时间顺序等因素进行科学分类，便于管理和查找。4.安全保密原则：加强档案的安全防护措施，确保档案的安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门设置公司/组织设立独立的档案管理部门，配备专业的档案管理人员。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本公司/组织档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管、鉴定、统计和利用公司/组织各类档案，建立健全档案管理工作流程和业务规范。3.指导和监督各部门的档案工作，对各部门档案管理人员进行业务培训，提高档案管理水平。4.负责档案信息化建设，建立档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索和利用，提高档案管理工作效率和服务质量。5.定期对档案进行清查和盘点，确保档案的安全和完整，对破损、变质的档案及时进行修复和处理。6.积极开发档案信息资源，为公司/组织的决策、管理、生产、经营等活动提供档案信息支持和服务。7.做好档案的保密工作，严格执行档案查阅、借阅、利用等制度，防止档案信息泄露。8.完成公司/组织领导交办的其他有关档案管理的工作任务。三、档案分类与编号（一）档案分类1.行政档案类：包括公司/组织设立、变更、注销等相关文件，公司章程、制度、规定等，会议纪要、决议、决定等，行政公文、函件、通知等，人事档案、劳动合同、薪酬福利等文件。2.财务档案类：包括会计凭证、账簿、报表、财务审计报告、税务资料等。3.业务档案类：根据公司/组织的业务范围，分为市场营销档案、客户服务档案、项目管理档案、生产技术档案、质量控制档案等。4.工程档案类：包括工程项目规划、设计、施工、验收等各个阶段形成的文件，如可行性研究报告、设计图纸、施工记录、竣工验收报告等。5.科技档案类：包括科研项目立项、研究、成果鉴定等文件，技术创新、专利申请、知识产权保护等资料。6.声像档案类：包括照片、录音、录像等资料，如公司/组织重大活动、会议、工程建设现场等的记录。7.电子档案类：包括公司/组织内部办公系统、业务系统等产生的电子文件，以及存储在光盘、硬盘等存储介质上的电子资料。（二）档案编号1.档案编号采用“年度+类别代码+流水号”的方式编制。2.年度：用四位数字表示，如“2023”。3.类别代码：根据档案分类，分别用一位大写字母表示，如“A”表示行政档案类，“B”表示财务档案类等。4.流水号：按照档案形成的先后顺序，用四位数字依次编号，如“0001”“0002”等。5.例如，一份2023年形成的行政档案中的第一份文件，其编号为“2023A0001”。四、档案收集与整理（一）档案收集范围1.各部门在工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等材料。2.公司/组织与外部单位签订的合同、协议、合作项目文件等。3.公司/组织员工个人在工作中形成的重要业务文件、成果报告等。4.公司/组织获得的荣誉证书、奖项、资质证明等文件。5.其他与公司/组织工作相关的有保存价值材料。（二）档案收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，按照档案收集范围及时收集本部门形成的档案材料，确保档案的完整和及时归档。2.在文件材料形成过程中，承办人员应及时将办理完毕的文件材料交本部门档案管理人员进行整理，不得积压或私自留存。3.对于重要会议、重大活动、重要项目等形成的档案材料，相关部门应在活动结束后及时整理并移交档案管理部门。4.档案管理人员应定期对各部门档案收集情况进行检查和督促，确保档案收集工作的顺利进行。（三）档案整理1.档案管理人员应按照档案分类方案对收集到的档案材料进行分类整理。2.对每份档案材料进行编号、编目，填写档案目录卡片或录入档案信息管理系统，确保档案信息准确、完整。3.对档案材料进行装订、编页，去除金属物，破损的档案材料应进行修复，保持档案的整齐、美观。4.按照档案保管期限和密级要求，对档案进行划分，分别存放，便于管理和查阅。五、档案保管（一）档案保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗通风、温湿度调节等功能，确保档案的安全保存。2.档案库房应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架、光盘存储柜等，按照档案分类和编号顺序存放档案。3.档案库房应设置明显的标识牌，标明档案类别、存放位置等信息，便于查找和管理。（二）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，核对档案数量、编号、内容等是否准确，发现问题及时处理。2.对纸质档案应保持清洁，防止灰尘、污渍等污染，定期进行通风晾晒，防止霉变。3.对电子档案应定期进行备份，存储在不同的存储介质上，并分别存放，防止数据丢失。同时，要定期对电子档案进行杀毒和维护，确保数据安全。4.对声像档案应妥善保管，防止磁带、光盘等损坏，定期进行检查和复制，确保音像资料的清晰和完整。5.严格执行档案保密制度，非档案管理人员未经允许不得进入档案库房，档案管理人员不得擅自将档案带出库房。6.对超过保管期限或失去保存价值的档案，应按照规定进行鉴定和销毁，销毁过程应进行详细记录，并由相关人员签字确认。六、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和密级。2.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成，负责对档案进行鉴定。3.鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判断档案的保存价值，确定档案的保管期限，保管期限分为永久、长期（15年以上）和短期（15年以下）。4.对涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等重要档案，应严格按照保密规定确定密级，密级分为绝密、机密、秘密。（二）档案销毁1.对经过鉴定确定失去保存价值的档案，应及时进行销毁。2.档案销毁前，档案管理部门应编制档案销毁清册，详细记录档案的名称、编号、数量、保管期限、销毁原因等信息。3.档案销毁清册应经档案鉴定小组审核签字，并报公司/组织主管领导批准。4.档案销毁应采用适当的方式进行，如纸质档案应采用焚烧、粉碎等方式销毁，电子档案应采用格式化、删除等方式销毁，确保档案信息无法恢复。5.档案销毁过程应由档案管理部门派人监销，监销人员应在档案销毁清册上签字确认，注明销毁日期和方式等信息。七、档案查阅与借阅（一）档案查阅1.公司/组织内部人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅原因等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.在档案管理部门查阅档案时，查阅人员应在档案管理人员的监督下进行查阅，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，查阅完毕后应及时归还档案管理人员。3.档案管理人员应根据查阅申请表提供档案，并做好查阅记录，记录查阅人员姓名、部门、查阅时间、查阅档案名称等信息。（二）档案借阅1.公司/组织内部人员因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限、借阅用途等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。2.借阅档案时，借阅人员应向档案管理人员办理借阅手续，领取档案，并在规定的借阅期限内归还档案。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损，不得擅自复印档案内容。如需复印档案，应经档案管理部门负责人批准。4.档案管理人员应定期对借阅档案进行催还，对逾期未还的档案进行跟踪和督促，确保档案按时归还。5.外部单位因工作需要查阅或借阅公司/组织档案，应按照国家有关规定和公司/组织相关制度办理审批手续，经公司/组织主管领导批准后，方可查阅或借阅。查阅或借阅档案时，应在档案管理人员的陪同下进行，并遵守公司/组织的保密规定。八、档案统计与移交（一）档案统计1.档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收集、整理、保管、利用等情况进行统计分析。2.档案统计内容包括档案数量、种类、保管期限、密级分布、查阅利用情况等，统计数据应准确、及时、完整。3.档案管理人员应按照规定的统计报表格式和要求，定期编制档案统计报表，报送公司/组织领导和相关部门，并做好档案统计资料的归档工作。（二）档案移交1.公司/组织内部机构调整、人员变动等原因，涉及档案移交的，应按照档案管理规定办理档案移交手续。2.档案移交时，移交部门应编制档案移交清册详细记录移交档案的名称、编号、数量