外语学院档案归档制度表

PAGE外语学院档案归档制度表一、总则（一）目的为了加强外语学院档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本档案归档制度。（二）适用范围本制度适用于外语学院各部门及全体教职员工在教学、科研、管理等活动中形成的各类档案。（三）档案定义本制度所指档案是指外语学院在各项工作中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：学院档案由学院综合档案室集中统一管理，各部门不得分散保存。2.真实性原则：归档的档案必须是真实反映学院各项工作实际情况的原始材料。3.完整性原则：确保档案材料的齐全完整，不遗漏重要信息。4.准确性原则：档案内容准确无误，数据真实可靠。5.系统性原则：按照档案形成的规律和特点，进行科学分类、编号和排列，保持档案之间的有机联系。二、档案归档范围（一）党群工作类1.学院党组织的工作计划、总结、报告、决议等文件材料。2.党员名册、入党申请书、转正申请书、思想汇报等党员档案材料。3.学院党组织开展的各类活动记录，如主题党日活动、民主生活会等材料。4.上级党组织下发的与学院党群工作相关的文件、通知等。（二）行政管理类1.学院行政工作计划、总结、报告、规章制度等文件材料。2.学院会议记录、纪要，包括党政联席会议、院务会议等。3.学院机构设置、人员编制、干部任免、考核、奖惩等文件材料。4.学院对外联络、合作交流的文件材料，如合作协议、邀请函、接待安排等。5.学院安全保卫、综合治理等方面的文件材料。（三）教学工作类1.专业建设规划、教学计划、教学大纲、课程标准等教学文件。2.教材编写、选用、评估等相关材料。3.课堂教学记录、教案、教学课件、试卷、成绩册等教学过程性材料。4.实践教学相关材料，如实习计划、实习报告、毕业论文（设计）等。5.教学改革与研究项目申报、立项、结题等材料。6.学生学籍管理材料，包括入学登记表、学籍变动记录、毕业登记表等。（四）科学研究类1.科研项目申报书、立项通知书、合同书、任务书等。2.科研成果材料，如论文、著作、专利、科研获奖证书等。3.学术会议参会材料，包括会议通知、论文发表、交流记录等。4.科研团队建设相关材料，如团队成员名单、团队活动记录等。（五）师资队伍建设类1.教师招聘、引进、培养、培训等相关材料。2.教师职称评定、晋升、考核等文件材料。3.教师教学质量评价、师德师风建设等材料。（六）学生工作类1.学生思想政治教育工作计划、总结、报告等文件材料。2.学生日常管理材料，如学生考勤、奖惩、违纪处理等记录。3.学生社团活动相关材料，包括社团章程、活动记录、获奖情况等。4.学生心理健康教育与辅导材料。（七）财务工作类1.学院财务预算、决算报告，财务管理制度等文件材料。2.经费收支凭证、账目报表等财务核算材料。3.资产清查、登记、处置等相关材料。（八）后勤管理类1.学院基础设施建设、维修改造等项目的规划、设计、施工、验收等文件材料。2.学院物资采购、管理、使用等相关材料。3.学院环境卫生、绿化美化等方面的管理材料。三、档案归档要求（一）文件材料的收集1.各部门应指定专人负责档案材料的收集工作，确保各类文件材料及时、完整地收集齐全。2.收集的文件材料应是原件，如有特殊情况需用复印件的，应在复印件上注明原件存放处，并加盖部门公章。3.对于电子文件，应按照规定的格式和存储要求进行收集，并确保其真实性和完整性。（二）文件材料的整理1.归档的文件材料应进行分类整理，按照本制度规定的档案归档范围和分类标准进行归类。2.每份文件材料应保持其完整性，不得随意裁剪、涂改或损坏。3.对于纸张大小不一致的文件材料，应进行折叠或粘贴，使其规格统一。4.电子文件应按照其形成规律和内在联系进行分类整理，并建立相应的文件夹和文件名，确保便于查找和利用。（三）文件材料的装订1.归档的文件材料应进行装订，装订应牢固、整齐，便于翻阅和保管。2.装订时应去除文件材料上的金属物，如订书钉、回形针等。3.对于纸张较薄或易损坏的文件材料，应采用粘贴或加衬纸等方法进行加固。（四）文件材料的编目1.归档的文件材料应进行编目，编制档案目录。档案目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。2.档案编号应按照本制度规定的编号方法进行编制，确保编号的唯一性和系统性。3.题名应准确反映文件材料的主要内容，简明扼要，便于查找。4.日期应填写文件材料的形成日期，格式统一为“xxxx年xx月xx日”。5.保管期限应根据文件材料的重要程度和保存价值，按照本制度规定的保管期限划分标准进行确定。6.密级应按照国家有关保密规定和学院保密制度进行标注。（五）文件材料的装盒1.归档的文件材料应装入档案盒，档案盒应符合档案管理的要求，具有一定的强度和耐久性。2.档案盒应标明档案类别、年度、保管期限等信息。3.每个档案盒内的文件材料应按照档案目录的顺序进行排列，不得随意乱放。四、档案归档流程（一）部门整理1.各部门在每年年底前，对本部门当年形成的文件材料进行整理，按照档案归档范围和分类标准进行分类、编号、编目。2.整理好的文件材料应装入档案盒，并填写档案盒封面和脊背的相关信息。3.各部门应将整理好的档案清单报送学院综合档案室，清单应包括档案盒编号、题名、日期、保管期限等内容。（二）档案室接收1.学院综合档案室在收到各部门报送的档案清单后，应及时对档案进行核对和接收，并办理交接手续。2.档案室对接收的档案进行检查，如发现问题应及时与相关部门沟通，要求其补充或更正。3.档案室将接收的档案按照档案类别、年度、保管期限等进行上架排列，建立档案检索系统，便于档案的查阅和利用。（三）定期归档1.学院综合档案室应定期对档案进行归档，一般每年进行一次全面的归档工作。2.在归档过程中，档案室应对档案进行进一步的整理、编目和装盒，确保档案的质量和规范。3.对于一些重要的、急需归档的文件材料，档案室应及时进行归档处理，确保档案的时效性。五、档案保管期限（一）永久保管1.学院党、政领导班子的重要文件材料，如工作计划、总结、报告、决议等。2.学院历史沿革、大事记、组织建设、机构设置方面的重要文件材料。3.学院重要的规章制度、规范性文件。4.学院重大活动、重要会议的文件材料，如开学典礼、校庆活动、学术研讨会等。5.学院与上级主管部门、其他单位签订的重要合同、协议等文件材料。6.学院获得的省部级以上奖励的文件材料。7.学院重要的科研成果、教学成果材料，如国家级科研项目结题报告、省级教学成果奖申报材料等。8.学院师生员工的重要荣誉证书、获奖证书等。9.学院财务预算、决算报告，财务管理制度等重要文件材料。（二）长期保管1.学院党、政领导班子的一般性文件材料，如工作安排、一般性通知等。2.学院各部门的工作计划、总结、报告等文件材料。3.学院教学、科研、管理等方面的一般性文件材料，如教学大纲、课程教案、科研项目中期检查报告等。4.学院学生学籍管理材料，如学生成绩单、学籍变动记录等。5.学院师资队伍建设方面的一般性文件材料，如教师培训计划、教师考核记录等。6.学院财务收支凭证、账目报表等财务核算材料，保管期限为15年。7.学院后勤管理方面的一般性文件材料，如物资采购合同、基础设施维修记录等。（三）短期保管1.学院临时性工作形成的文件材料，如临时性会议记录、一般性通知等。2.学院一般性的教学、科研、管理活动中形成的文件材料，如学生作业、一般性科研报告等。3.学院学生日常管理中的一般性材料，如学生考勤记录、一般性奖惩通知等。4.学院后勤管理中的一般性材料，如环境卫生检查记录、绿化养护记录等。5.保管期限为3年的文件材料。六、档案查阅与利用（一）查阅权限1.学院内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到学院综合档案室查阅。2.外单位人员查阅档案，应持有单位介绍信，经学院分管领导签字同意后，到学院综合档案室查阅。查阅重要档案需经学院主要领导批准。3.查阅档案应严格遵守档案查阅制度，不得擅自涂改、抽取、撤换、销毁档案材料。（二）查阅流程1.查阅人员填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等信息。2.申请表经相关负责人签字同意后，交学院综合档案室。3.档案室工作人员根据申请表提供的信息，查找并提供相应的档案材料。4.查阅人员在档案室指定地点查阅档案，查阅过程中应保持安静，爱护档案。5.查阅完毕后，查阅人员应将档案材料归还档案室，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（三）利用方式1.档案利用方式包括查阅、借阅、复印、摘录等。2.借阅档案应填写《档案借阅申请表》，经相关负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。3.复印、摘录档案材料应经档案室工作人员同意，并在复印件或摘录件上加盖档案室公章。（四）保密规定1.查阅和利用档案时，应严格遵守国家有关保密法律法规和学院保密制度，不得泄露档案内容。2.对于涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应按照保密规定进行管理和利用。3.查阅人员不得擅自将档案带出档案室，如需带出，应经学院分管领导批准，并办理登记手续。带出的档案应在规定时间内归还档案室。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地看问题的原则，准确判定档案的保存价值。2.鉴定工作应在学院分管领导的领导下，由学院综合档案室牵头组织实施，相关部门参与。（二）鉴定标准1.根据档案的形成时间、来源、内容、形式等因素，结合档案保管期限的划分标准，对档案进行鉴定。2.对于已过保管期限的档案，应进行重点审查，判断其是否仍具有保存价值。（三）鉴定程序1.学院综合档案室定期对档案进行清理，提出需要鉴定的档案清单。2.组织相关人员对需要鉴定的档案进行审查，根据鉴定标准，确定档案的存毁意见。3.填写《档案鉴定意见书》，详细记录档案的基本情况、鉴定依据、存毁意见等内容。4.《档案鉴定意见书》经学院分管领导审核批准后，作为档案鉴定的最终结果。（四）销毁程序1.对已确定销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，详细记录档案的编号