教育企业档案管理制度

PAGE教育企业档案管理制度一、总则（一）目的为加强教育企业档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在企业发展中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本教育企业各部门及全体员工。（三）档案定义本制度所指档案是指教育企业在各项活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：企业档案由综合档案室集中统一管理，各部门指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作。2.真实性原则：档案应如实反映企业各项活动的真实情况，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则：全面收集企业在各个方面形成的档案，保证档案的完整性。4.保密性原则：对涉及企业机密的档案，严格按照保密规定进行管理，防止档案信息泄露。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责制定和完善企业档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理企业各类档案，对档案进行分类、编号、整理、装订、编目等工作。3.建立档案检索系统，便于档案的查询和利用。4.负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，定期对档案进行检查和维护。5.组织档案的鉴定和销毁工作，对已到保管期限且无保存价值的档案进行鉴定，报经批准后予以销毁。6.开展档案信息开发利用工作，为企业各项工作提供档案资料支持。7.对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案业务培训。（二）各部门档案管理人员1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和保管工作，确保档案的及时、完整和准确。2.按照档案管理要求，定期将本部门整理好的档案移交综合档案室。3.协助综合档案室做好档案的查询、利用等工作，积极提供档案信息。4.遵守档案管理制度，严格执行档案保密规定。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政管理类：包括企业设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会、监事会会议文件，企业规章制度，行政公文，人事档案，印章管理档案等。2.教学管理类：教学计划、教学大纲,课程安排,学生学籍档案,教师教学档案,教学评估档案等。3.招生就业类：招生计划、招生简章、录取资料,毕业生就业协议、就业推荐材料等。4.财务审计类：财务预算、决算报告,会计凭证、账簿,审计报告等。5.资产设备类：固定资产台账、设备购置合同、设备维护记录等。6.科研项目类：科研项目申报书、立项批复、研究成果等。7.教育培训类：培训课程资料、学员培训记录、培训效果评估等。8.对外合作类：合作协议、合作项目资料、合作交流记录等。9.声像档案类：企业重大活动照片、录像、录音等。10.电子档案类：以电子形式存在的各类文件、数据等。（二）编号规则1.档案编号采用“全宗号分类号年度保管期限流水号”的结构。2.全宗号：暂定为[具体全宗号]。3.分类号：根据档案分类设置，如行政管理类用“A”表示，教学管理类用“B”表示等。4.年度：以公元纪年，如“2023”表示2023年形成的档案。5.保管期限：分为永久、长期（30年）、短期（10年），分别用“Y”“C”“D”表示。6.流水号：按档案形成的先后顺序依次编号。例如：一份2023年形成的行政管理类永久档案，编号为：[全宗号]A2023Y001。四、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案形成规律和归档范围，及时收集本部门在各项活动中形成的档案。2.档案收集应齐全、完整，确保文件材料的正本、定稿、附件等一并收集。3.对于重要活动、项目等形成的档案，应在活动结束或项目完成后及时收集。（二）整理方法1.按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类。2.对每份档案进行编号、编目，填写卷内文件目录，注明文件题名、日期、文号、责任者等信息。3.对档案进行装订，去除金属物，破损的文件应进行修补或复制。4.编制档案盒封面，填写全宗号、分类号、年度、保管期限、起止卷号等内容。五、档案的归档与移交（一）归档期限1.行政管理类档案应在次年上半年归档。2.教学管理类、招生就业类、财务审计类、资产设备类、科研项目类、教育培训类、对外合作类等档案应在相关工作结束后一个月内归档。3.声像档案应在活动结束后及时整理归档。4.电子档案应定期进行归档，确保数据的完整性和安全性。（二）移交程序1.各部门档案管理人员按照归档期限，将整理好的档案编制档案移交清单，一式两份。2.档案移交清单应注明档案的类别、数量、起止日期等信息。3.各部门档案管理人员将档案移交清单及档案一并送综合档案室，双方核对无误后签字确认。4.综合档案室接收档案后，应在档案移交清单上加盖“档案已收”章，并将其中一份返还给移交部门留存。六、档案的保管（一）保管条件1.综合档案室应具备专门的档案库房，库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案库房应配备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施设备，如灭火器、除湿机、防虫药、防盗门、窗帘、吸尘器等。3.档案架应坚固耐用，排列整齐，便于档案的存放和查找。（二）档案存放1.档案应按照分类号顺序存放，不同保管期限的档案分别存放。2.电子档案应存储在专用的存储设备上，并做好备份，备份存储设备应异地存放。3.声像档案应按照载体类型分类存放，如照片、录像带、录音带等，并注明相关信息。（三）档案保管期限1.永久保管的档案：凡是反映企业主要职能活动和历史面貌的，对企业有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映企业一般工作活动，在较长时间内对企业工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。3.短期保管的档案：凡是反映企业局部工作活动，在较短时间内对企业工作有参考价值的档案，列为短期保管。（四）档案清查1.综合档案室应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。2.在清查过程中，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。3.清查结束后，应编制档案清查报告，对档案清查情况进行总结和分析。七、档案的利用（一）利用原则1.档案利用应遵循保密、合法、合理的原则，确保档案信息的安全和正确使用。2.凡因工作需要查阅档案的人员，必须履行查阅手续，经批准后方可查阅。（二）利用方式1.查阅：查阅档案应在综合档案室指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出档案室。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并登记复印或摘录的内容、用途等信息。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等信息，经部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[具体期限]，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。3.档案信息开发利用：综合档案室应积极开展档案信息开发利用工作，根据企业发展需要，编写档案参考资料、大事记等，为企业领导决策和各项工作提供参考依据。（三）利用登记1.档案管理人员应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅等利用情况进行详细登记。2.登记内容包括利用日期、利用者姓名、部门、利用目的、档案名称、数量、查阅或借阅期限等信息。3.档案利用登记册应妥善保管，以备查阅。八、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成，负责对档案的鉴定工作。（二）鉴定标准1.依据档案保管期限表，对档案进行鉴定，确定档案是否已到保管期限。2.对保管期限已满但仍有查考利用价值的档案，应延长保管期限。3.对已无保存价值的档案，应进行销毁。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一审查，提出销毁意见，填写档案销毁清单，注明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.档案销毁清单经档案管理部门负责人、企业分管领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并采用适当的方式进行销毁，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁过程中，应有两人以上在场监销，并在档案销毁清单上签字确认。5.档案销毁后，档案管理部门应将档案销毁清单归档保存，以备查考。九、档案的保密与安全（一）保密措施1.对涉及企业机密的档案，应严格按照保密规定进行管理，划定保密等级，明确保密期限。2.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。未经批准，不得擅自将档案带出档案室或提供给无关人员查阅。3.查阅、借阅机密档案的人员，应签订保密协议，承诺对档案内容予以保密。4.在档案整理、利用等过程中，如需对档案内容进行摘抄、复印等操作，应严格控制范围，并经批准后方可进行。（二）安全管理1.加强档案库房的安全管理，安