学校卫生监督档案制度

PAGE学校卫生监督档案制度一、总则（一）目的为加强学校卫生监督管理，规范学校卫生监督档案工作，保障师生身体健康，依据相关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于各级各类学校及托幼机构的卫生监督档案管理。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家有关学校卫生的法律法规、规章和标准，确保档案管理工作合法合规。2.真实完整原则：档案内容应真实反映学校卫生监督工作实际情况，全面涵盖各项监督检查信息，保证档案的完整性。3.科学分类原则：按照学校卫生监督工作的特点和规律，对档案进行科学分类，便于查找、使用和管理。4.安全保密原则：加强档案安全管理，确保档案信息不泄露，维护学校和师生的合法权益。二、档案管理职责（一）卫生监督机构职责1.负责制定学校卫生监督档案管理制度和工作规范，指导学校建立健全卫生监督档案。2.组织开展学校卫生监督检查工作，及时收集、整理、归档监督检查资料。3.对学校卫生监督档案进行审核、保管和利用，定期对档案管理工作进行总结和评估。（二）学校职责1.明确专人负责学校卫生监督档案管理工作，确保档案管理工作落实到位。2.配合卫生监督机构开展学校卫生监督检查，如实提供相关资料和信息。3.按照卫生监督机构的要求，建立健全学校卫生监督档案，妥善保管档案资料。三、档案内容（一）学校基本信息档案1.学校概况：包括学校名称、地址、性质、规模、联系方式等。2.学校卫生管理组织及人员：记录学校卫生管理机构设置、人员配备及职责分工情况。3.学校卫生管理制度：收集学校制定的各项卫生管理制度，如传染病防控、饮用水卫生、环境卫生、食品卫生等制度。（二）卫生监督检查档案1.日常监督检查记录：详细记录每次卫生监督检查的时间、地点、检查人员、检查内容、发现问题及整改情况等。2.专项监督检查记录：对于开展的专项卫生监督检查，如春季传染病防控专项检查秋季食品安全专项检查等，应单独建立档案，记录专项检查的组织实施情况、检查结果及处理意见。3.卫生监督抽检记录：包括抽检的学校名单、抽检项目、抽检结果及不合格产品的处理情况等。（三）学校卫生设施设备档案1.饮用水设施设备：记录学校饮用水水源、供水方式、水处理设备、饮水机等设施设备的基本情况、维护保养记录及水质检测报告。2.教学环境卫生设施设备：如教室采光照明、通风换气、课桌椅配备等设施设备的相关资料。3.生活环境卫生设施设备：包括学生宿舍、食堂、厕所等生活环境的卫生设施设备情况及维护记录。（四）学校卫生管理档案1.卫生管理工作计划与总结：学校每年制定的卫生管理工作计划及年终工作总结。2.卫生管理培训记录：记录学校组织开展的卫生管理培训活动，包括培训时间、内容、参加人员等。3.卫生管理考核记录：学校对各部门、班级卫生管理工作的考核情况及结果。（五）学校突发公共卫生事件档案1.应急预案：学校制定的突发公共卫生事件应急预案。2.事件报告记录：记录学校突发公共卫生事件的报告时间、报告内容、事件处理过程及结果等。3.应急处置记录：包括应急物资储备、人员调配、现场处置等方面的记录。四、档案分类与编号（一）分类方法学校卫生监督档案按照档案内容的性质和类别，分为学校基本信息、卫生监督检查、卫生设施设备、卫生管理、突发公共卫生事件等五大类。每大类下再根据具体内容细分若干小类。（二）编号规则档案编号采用“年份+类别代码+流水号”的形式。年份为档案形成的公元纪年，取后两位数字；类别代码按照上述分类方法，分别用一位大写字母表示，如“A”表示学校基本信息，“B”表示卫生监督检查等；流水号为每类档案的顺序编号，用三位数字表示。例如，2023年形成的第5份卫生监督检查档案编号为“23B005”。五、档案收集与整理（一）收集要求1.卫生监督机构在每次监督检查结束后，检查人员应及时将检查记录、相关资料等提交给档案管理人员。2.学校应在规定时间内，将卫生管理工作中形成的各类文件、记录等资料报送至卫生监督机构或自行归档保存。3.对于涉及学校卫生的各类文件、通知、报告等，应及时收集，确保档案资料的完整性。（二）整理方法1.档案管理人员收到收集的档案资料后，应按照分类标准进行初步分类。2.对每份档案资料进行核对，确保资料齐全、完整，签字盖章等手续完备。3.对不符合要求的档案资料，应及时与相关部门或人员沟通，补充完善。4.将整理好的档案资料按照编号顺序依次排列，装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号、年度等信息。六、档案归档与保管（一）归档要求1.每年年终，档案管理人员应对全年的学校卫生监督档案进行全面整理，按照分类和编号顺序进行归档。2.归档的档案应编制档案目录，目录应包括档案编号、名称、日期、保管期限等内容，便于查找和利用。3.对于电子档案，应按照纸质档案的分类和编号进行存储，并建立相应的电子索引，确保电子档案与纸质档案一一对应。（二）保管期限1.学校基本信息档案、卫生设施设备档案、卫生管理档案中的长期文件，保管期限为[X]年；短期文件保管期限为[X]年。2.卫生监督检查档案、突发公共卫生事件档案，保管期限为[X]年。3.保管期限自档案形成之日起计算。（三）保管方式1.档案应存放在专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。2.档案应分类存放，不同类别的档案之间应留有适当的间隔，便于查找和管理。3.对于电子档案，应定期进行备份，存储在安全可靠的存储介质上，并异地存放。七、档案查阅与利用（一）查阅权限1.卫生监督机构内部人员因工作需要查阅学校卫生监督档案的，应填写查阅申请表，经部门负责人批准后，方可查阅。2.学校因自身卫生管理工作需要查阅档案的，应向卫生监督机构提出申请，经同意后，由档案管理人员协助查阅。3.其他单位或个人因特殊原因需要查阅档案的，须经卫生监督机构负责人批准，并办理相关查阅手续。（二）查阅程序1.查阅人员填写查阅申请表，注明查阅档案的类别、编号、查阅目的等信息。2.申请表经批准后，查阅人员在档案管理人员的陪同下，到档案库房查阅档案。3.查阅人员应在规定的查阅地点进行查阅，不得擅自将档案带出库房。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定办理相关手续。4.查阅结束后，查阅人员应将档案归还档案管理人员，并在查阅登记表上签字确认。（三）利用范围学校卫生监督档案主要用于卫生监督机构对学校卫生工作的监督管理、学校自身的卫生管理工作改进、卫生行政部门的决策参考以及相关科研、教学等活动。八、档案销毁（一）销毁条件档案保管期满后，由档案管理人员提出销毁意见，经卫生监督机构负责人审核批准后，方可进行销毁。（二）销毁程序1.档案管理人员编制档案销毁清册，详细记录拟销毁档案的类别、编号、名称、日期等信息。2.销毁清册经审核批准后，由两