xx村档案室制度

PAGExx村档案室制度一、总则（一）目的为加强xx村档案室的规范化管理，有效保护和利用档案资源，为村庄各项工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于xx村档案室的档案收集、整理、保管、利用等各项工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：档案室对全村各类档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映村庄工作实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，严格保密档案信息，防止档案丢失、损坏和泄密。4.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，方便村民和相关部门查阅利用档案。二、档案管理机构与人员（一）档案室设置设立独立的xx村档案室，配备专门的档案库房、办公设备和档案装具。（二）管理人员职责1.档案管理员负责档案的日常收集、整理、归档、保管和利用工作。对档案进行分类、编号、编目等，建立健全档案检索工具。定期检查档案保管状况，对破损、褪色等档案及时进行修复和复制。办理档案查阅、借阅等手续，做好登记和统计工作。参与档案信息化建设，录入和维护档案信息。2.档案室负责人全面负责档案室的管理工作，制定工作计划和规章制度。组织档案业务培训，提高管理人员业务水平。审核档案整理、鉴定、销毁等工作，确保档案质量。协调与其他部门的关系，保障档案工作顺利开展。定期向上级主管部门汇报档案工作情况。三、档案收集（一）收集范围1.党群工作类：村党组织建设、党员管理、群团工作等方面的文件材料。2.行政管理类：村两委会议记录、工作计划、工作总结、各类通知、报告等。3.经济发展类：村庄经济规划、产业发展、财务收支、土地管理等文件。4.社会事务类：民政、社保、教育、卫生、文化等方面的档案。5.农业农村类：农业生产、农村建设、农田水利等相关资料。6.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门和人员应及时将办理完毕、具有保存价值的文件材料移交档案室。2.移交的档案应齐全完整、字迹清晰、签署完备。3.对电子文件，应同时移交相应的纸质文件，并确保电子文件格式规范、内容完整。（三）收集程序1.形成部门或个人在文件材料办理完毕后，按照归档范围进行整理。2.填写档案移交清单，注明档案名称、数量、形成时间等信息。3.将整理好的档案连同移交清单一并移交档案室，双方签字确认。四、档案整理（一）分类标准1.按照档案的形成领域和内容，分为党群工作、行政管理、经济发展、社会事务、农业农村等类别。2.每大类下再根据具体内容细分若干二级类目，如行政管理类可分为会议文件、工作计划、工作总结等。（二）编号规则1.采用年度保管期限流水号的编号方式。2.年度用公元纪年全称，如“2023”。3.保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。4.流水号按档案整理顺序依次编号。（三）编目要求1.编制档案目录，包括档号、文号、题名、责任者、日期、页数、保管期限等项目。2.目录应打印或书写清晰，一式两份，一份装订在档案盒内，一份单独成册。（四）整理流程1.对收集的档案进行分类。2.按照编号规则进行编号。3.填写卷内文件目录，排列卷内文件顺序。4.装订档案，去除金属物，采用线装或胶装方式。5.编制档号标签，粘贴在档案盒上。6.将整理好的档案上架存放。五、档案保管（一）库房建设与设施1.档案室库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等功能。2.配备温湿度调节设备、消防器材、防虫药品、防盗报警装置等设施。3.档案架应坚固耐用，排列整齐，便于通风和查找。（二）档案存放1.按照档案类别、保管期限、年度等进行分类存放。2.同一类档案应集中存放，不同保管期限的档案分开存放。3.档案盒应直立排放，标识清晰，便于查找。（三）保管期限划分1.永久保管的档案：凡是反映村庄主要职能活动和历史面貌的，对村庄工作、国家建设和历史研究具有长远利用价值的档案。2.长期保管的档案：在较长时间内对村庄工作有查考利用价值的档案。3.短期保管的档案：在较短时间内对村庄工作有参考价值的档案。（四）定期检查1.档案管理员每月对档案保管状况进行一次检查，记录检查情况。2.每年对档案进行全面清查，核对档案数量、质量、保管期限等，发现问题及时处理。（五）档案修复与复制1.对破损、褪色、霉变等档案，应及时进行修复。2.根据利用需要，可对档案进行复制，复制件应与原件核对无误，并注明出处。六、档案利用（一）利用范围1.村民因个人事务需要查阅相关档案。2.村两委成员、各部门因工作需要查阅档案。3.上级主管部门、其他单位因工作需要查阅档案。（二）利用方式1.查阅：档案利用者可在档案室查阅档案原件，并进行摘录、复印等。2.借阅：因特殊情况需要借阅档案的，应办理借阅手续，借阅期限一般不超过[X]天。3.出具证明：根据利用者需求，可为其出具档案证明。（三）利用手续1.查阅档案：利用者填写查阅申请表，注明查阅内容、目的等，经档案室负责人批准后，在档案室查阅。2.借阅档案：利用者填写借阅申请表，注明借阅档案名称、数量、期限等，经档案室负责人批准后，办理借阅手续，借阅期满及时归还。3.出具证明：利用者填写证明申请表，注明证明内容、用途等，经档案室负责人审核后，出具档案证明。（四）利用登记1.建立档案利用登记薄，对查阅、借阅、出具证明等情况进行详细登记。2.登记内容包括利用者姓名、单位、利用时间、档案名称、数量、利用方式等。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、档案管理员及相关部门人员组成。（二）鉴定标准1.根据档案保管期限划分标准，结合村庄实际情况，对档案进行鉴定。2.对已超过保管期限、失去保存价值的档案进行鉴定。3.对重复、内容不完整、无查考利用价值的档案进行鉴定。（三）鉴定程序1.档案鉴定小组定期对档案进行逐卷审查。2.对拟销毁的档案编制销毁清单，注明档案名称、数量、形成时间、保管期限等。3.将销毁清单提交村两委会议审议，经批准后实施销毁。（四）销毁方式1.采用焚烧、粉碎等方式进行销毁，确保档案信息彻底消除。2.销毁过程应有专人监督，并在销毁清单上签字确认。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立xx村档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。（二）数字化流程1.档案扫描：对纸质档案进行扫描，扫描分辨率应符合档案管理要求。2.图像处理：对扫描图像进行去污、裁剪、纠偏等处理，确保图像清晰、完整。3.数据录入：将档案目录及相关信息录入档案信息管理系统。4.挂接存储：将数字化档案与系统中的目录信息进行挂接，存储在服务器或存储设备上。（三）系统管理1.配备专业的系统管理人员，负责档案信息管理系统的日常维护和管理。2.制定系统操作规范，确保系统安全稳定运行。3.定期对系统数据进行备份，防止数据丢失。（四）权限设置