村务档案管理制度概论

PAGE村务档案管理制度概论一、总则（一）目的为了加强村务档案管理，确保村务档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥村务档案在村务管理、决策、监督以及服务村民等方面的作用，依据国家有关法律法规和相关行业标准，结合本村实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本村村民委员会及所属各部门在村务管理活动中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则村务档案由村档案室集中统一管理，任何部门和个人不得擅自分散保存或拒绝归档。2.真实准确原则档案内容必须真实反映村务活动的实际情况，数据准确无误，手续完备。3.分类科学原则按照村务档案的形成规律和特点，进行科学分类，便于保管和利用。4.安全保密原则采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理机构及职责（一）档案室设置设立专门的村档案室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火防盗设施、温湿度控制设备等。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。2.对档案进行分类、编号、编目，建立健全档案检索工具。3.定期对档案进行检查、核对，确保档案的安全和完整。4.积极为村民和有关部门提供档案查阅、借阅服务，做好登记和催还工作。5.负责档案信息化建设，逐步实现档案管理的数字化。（三）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，并定期移交档案室。2.协助档案室做好档案的查阅、借阅等服务工作。3.接受档案室的业务指导和培训，提高档案管理水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级党委、政府及有关部门下发的与本村有关的文件、通知、指示等。2.村党组织、村民委员会形成的各类文件、决议、决定、会议记录、工作计划、工作总结等。3.村财务收支账目、凭证、报表等财务档案。4.村民代表会议、村民会议记录及相关材料。5.本村土地承包、宅基地审批、计划生育、民政救济、社会保障等各类业务档案。6.本村在基础设施建设、公益事业发展等方面形成的项目档案，包括项目申报、审批、实施、验收等过程中的文件、资料、图纸等。7.本村与其他单位或个人签订的合同、协议等经济档案。8.本村获得的荣誉证书、奖状、锦旗等荣誉档案。9.其他具有保存价值的村务档案。（二）收集要求1.各部门和个人应及时将办理完毕的文件材料收集齐全，定期移交档案室。2.收集的档案应保持原件的完整性，不得擅自涂改、损毁。3.对于重要的档案资料，应同时收集电子文档或复印件，以便备份和利用。（三）整理方法1.分类按照档案的形成领域和内容性质，分为党群工作类、行政管理类（包括村务管理、经济管理、社会事务管理等）、生产经营类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、声像档案类、实物档案类及其他类等。2.编号对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。例如，党群工作类档案编号为DQ001001，其中DQ表示党群工作类，第一个001表示该类档案中的一级类目顺序号，第二个001表示该一级类目下的具体档案顺序号。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等项目，以便快速检索和查阅档案。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.当年形成的档案，在次年上半年完成归档。2.对于一些特殊情况或紧急事项形成的档案，应及时归档。（二）归档程序1.档案管理人员对收集整理好的档案进行检查、核对，确保档案质量。2.将符合要求的档案按照分类编号顺序装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号、题名等信息。3.将档案盒存放在档案柜中，按照档案类别和编号顺序排列整齐。（三）保管期限根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期（15年以上）和短期（15年以下）三种。具体保管期限划分如下：1.涉及本村重大决策、重要人事任免、土地权属、资产处置等方面的档案，列为永久保管。2.村财务收支账目、重要合同协议、基础设施建设项目档案等，列为长期保管。3.一般性的业务文件、会议记录、统计报表等，列为短期保管。（四）保管要求1.档案室应保持清洁、整齐，温度适宜（14℃24℃），相对湿度控制在45%60%之间。2.定期对档案进行检查，发现问题及时处理，如对破损、褪色的档案进行修复或复制。3.做好档案的防火、防盗、防虫、防潮、防尘、防鼠等工作，配备必要的消防器材和防虫药品。4.采用电子存储设备备份重要档案，定期进行数据维护和更新，确保电子档案的安全和可用。五、档案的利用与借阅（一）利用方式1.查询村民和有关部门可到档案室查询档案，档案管理人员应提供必要的帮助和指导，协助查找所需档案。2.借阅因工作需要借阅档案的，须填写借阅申请表，经相关负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]天，如需延期，应办理续借手续。（二）借阅手续1.借阅人填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等信息。2.申请表经村党组织书记或村民委员会主任签字批准后，交档案室办理借阅手续。3.档案管理人员按照申请表提供档案，并与借阅人当面清点核对，双方在借阅登记薄上签字确认。4.借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、损毁、丢失档案。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告档案室，并承担相应责任。（三）利用限制1.涉及国家机密、商业秘密、个人隐私的档案，未经批准不得查阅、借阅和公开。2.重要档案的利用应经村党组织或村民委员会集体研究决定。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由村党组织书记担任组长，村民委员会主任、档案管理人员及相关部门负责人为成员。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和实际利用价值，对已到保管期限的档案进行鉴定。2.对失去保存价值的档案，经鉴定小组审核后，予以销毁。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审查，提出销毁意见。2.将鉴定小组的销毁意见报村党组织或村民委员会批准。3.批准后，档案管理人员填写档案销毁清册，注明档案名称、编号、数量、保管期限等信息。4.在指定地点对档案进行销毁，销毁时应有专人监销，监销人在销毁清册上签字确认。5.销毁清册应永久保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步建立村务档案数字化管理系统，实现档案的电子化存储、检索、利用和管理，提高档案管理效率和服务水平。（二）数字化流程1.档案扫描对纸质档案进行扫描，扫描分辨率应不低于[X]dpi，确保扫描图像清晰可读。2.图像处理对扫描后的图像进行去污、裁剪、纠偏等处理，提高图像质量。3.数据录入将档案的题名、日期、责任者、保管期限等信息录入数字化管理系统，建立电子目录。4.存储备份将数字化档案存储在服务器或其他存储设备上，并定期进行备份，防止数据丢失。（三）系统功能1.档案检索提供多种检索方式，如按题名、日期、编号、关键词等检索，方便快速查找档案。2.借阅管理实现网上借阅申请、审批、登记等功能，提高借阅工作效率。3.权限管理设置不同的用户权限，确保档案信息的安全和保密。4.统计分析对档案的数量、类别、利用情况等进行统计分析，为档案管理决策提供依据。八、监督与考核（一）监督检查1.村党组织和村民委员会定期对档案管理工作进行监督检查，确保档案管理制度的有效执行。2.对档案管理工作中存在的问题，及时提出整改意见，督促相关部门和人员进行整改。（二）考核评价1.建立档案管理工作考