公办高中档案管理制度

PAGE公办高中档案管理制度一、总则（一）目的为加强公办高中档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在学校教育教学、管理及研究等工作中的作用，依据《中华人民共和国档案法》及相关教育行业档案管理标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校各部门、各年级组、各学科组以及全体教职员工在工作中形成的各类档案。（三）档案定义本制度所指档案是指学校在教育教学、行政管理、后勤服务等活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则学校档案工作实行集中统一管理，由学校档案管理部门归口负责，各部门指定专人兼职档案管理工作，接受学校档案管理部门的业务指导、监督和检查。2.真实性原则确保档案内容真实可靠，如实反映学校各项工作的实际情况。3.完整性原则全面收集、整理学校工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.规范性原则档案的整理、分类、编号、装订等工作应符合国家和教育行业的相关标准及规范要求。5.安全性原则采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门学校设立专门的档案管理部门，配备专职档案管理人员，负责全校档案的集中管理工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本校档案管理制度并组织实施深入学习国家档案法律法规，结合学校实际情况，制定切实可行的档案管理制度，确保学校档案工作有章可循。定期组织档案管理人员及相关教职工学习档案管理政策法规，提高档案管理意识。2.负责全校档案的收集、整理、分类、编目、装订、保管、统计等工作制定档案收集计划，明确各部门档案移交的时间、内容和要求。按照档案分类标准，对收集到的档案进行科学分类、编号、编目，确保档案条理清晰、便于查找。做好档案的装订、保管工作，定期检查档案保管状况，对破损、褪色等档案及时进行修复。建立档案统计台账，准确记录档案的收进、移出、保管数量等情况。3.负责档案信息资源的开发利用，编制档案检索工具，积极为学校各项工作提供档案信息服务根据学校工作需求，编制多种形式的档案检索工具，如目录索引、全宗指南、专题索引等，方便教职工查阅档案。积极开展档案信息资源开发利用工作，通过编写大事记、组织史、校史等资料，为学校历史研究、文化传承提供支持；根据教学、管理需要，提供相关档案资料，为教学改革、决策制定等工作服务。4.负责对全校兼职档案管理人员进行业务培训和指导定期组织兼职档案管理人员参加业务培训，培训内容包括档案管理基础知识、档案整理方法、档案信息化管理等。深入各部门，对兼职档案管理人员进行日常业务指导，帮助解决档案管理工作中遇到的问题，提高兼职档案管理人员的业务水平。5.负责档案管理设施设备的配备、维护和管理根据档案管理工作需要，配备必要的档案管理设施设备，如档案库房、档案密集架、温湿度控制设备、防火防盗设备、计算机及档案管理软件等。定期对设施设备进行维护和检查，确保其正常运行。对档案库房进行合理规划，设置不同功能区域，保证档案存放安全有序。6.负责学校档案的鉴定、销毁工作按照档案保管期限的规定，定期对档案进行鉴定，确定档案的存毁。对已到保管期限且无保存价值的档案，编制档案销毁清册，经学校主管领导批准后，严格按照规定程序进行销毁。销毁过程要有专人监督，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。（二）各部门兼职档案管理人员各部门应指定一名责任心强、熟悉本部门工作业务的人员担任兼职档案管理人员，负责本部门档案材料的收集、整理、立卷和移交工作。其主要职责包括：1.负责本部门各类文件材料的收集、积累和初步整理工作按照学校档案管理部门的要求，及时收集本部门在工作中形成的各种文件材料，包括上级文件、部门工作计划与总结、会议记录、教学资料、科研成果、学生学籍档案等。对收集到的文件材料进行初步分类、整理，确保材料齐全、完整。2.定期将整理好的档案材料移交学校档案管理部门按照学校规定的时间节点，将本部门整理好的档案材料移交至学校档案管理部门。移交时，填写档案移交清单，双方签字确认。积极配合学校档案管理部门做好档案整理、编目等后续工作，提供必要的信息和协助。3.协助学校档案管理部门开展档案利用工作当学校档案管理部门因工作需要查阅本部门档案时，兼职档案管理人员应积极协助，提供准确的档案信息和查阅场所。根据学校教学、管理等工作的需求，配合档案管理部门提供相关档案资料，为学校各项工作服务。三、档案的收集与整理（一）收集范围及要求1.行政管理类档案上级教育主管部门及政府部门发来的与本校有关的文件、通知、指示、批复等。学校制定的各项规章制度、工作计划、工作总结、会议记录、纪要等。学校机构设置、人员编制、干部任免、教职工考核、奖惩等文件材料。学校与外单位签订的合同、协议、合作项目文件等。学校举办各类活动的方案、总结、照片、录像等资料。2.教育教学类档案各学科教学计划、教学大纲、教案、教学课件、教学案例等。教师的教学论文、教学成果、教学竞赛获奖材料等。学生的学籍档案，包括入学登记表、成绩单、奖惩记录、毕业登记表等。教学改革方案、实验报告、课程建设资料等。学校组织的各类考试试卷、成绩分析报告等。3.科研类档案学校承担的科研项目申报书、立项批复、研究计划及总结等。科研人员的科研论文、著作、研究报告、专利证书等。科研项目研究过程中形成的实验数据、调研资料、会议记录等。科研成果鉴定、验收、奖励等文件材料。4.学生管理类档案学生思想政治教育工作文件、活动记录、学生思想状况调查材料等。学生社团活动资料，包括社团章程、活动计划、总结、照片等。学生社会实践活动方案、总结、实践报告等。学生违纪处理材料，包括违纪事实、处理决定等。5.后勤管理类档案学校基本建设项目的规划、设计、施工、验收等文件材料。学校固定资产管理档案，包括资产登记、清查、报废等资料。学校财务管理档案,包括财务预算、决算、会计凭证、报表等。学校物资采购、供应、保管等方面的文件材料。学校后勤服务工作的相关文件、记录及考核材料等。各部门应按照上述收集范围，及时、全面地收集本部门形成的各类文件材料，并确保材料的真实性、完整性和准确性。收集的文件材料应字迹清晰、签署完备、格式规范，如有破损或褪色应及时修复或复制。（二）整理方法1.分类原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为行政管理类、教育教学类、科研类、学生管理类、后勤管理类等一级类目，在一级类目下再根据档案的具体内容设置二级及以下类目。2.分类方法年度分类法：将档案按其形成年度进行分类。不同年度的档案分别整理，一年度的档案集中排列在一起。机构分类法：结合学校内部机构设置，对档案进行分类。以学校各部门为单位，将本部门形成的档案集中整理。问题分类法：在每个机构或年度内，按照档案反映的问题进行分类。如行政管理类档案可分为综合管理、组织人事、宣传教育、外事工作等类别；教育教学类档案可分为教学管理、学科教学、实践教学、教学研究等类别。3.立卷要求遵循文件材料的自然形成规律：将具有内在联系的文件材料组合在一起立卷，如将同一项目的申报、审批、实施、验收等文件材料组成一卷。保持文件材料的完整性：确保每份文件材料都能完整地反映某项工作或活动的全貌，避免文件材料的缺失或遗漏。正确划分保管期限：根据档案的重要程度、历史价值和现实利用价值，准确划分档案保管期限，保管期限分为永久、长期（30年）、短期（10年）三种。编目清晰准确：对每卷档案编制卷内目录，目录内容包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目，确保卷内文件材料的排列顺序与目录一致，便于查找和利用。四、档案的保管与保护（一）保管场所学校应设立专门的档案库房，档案库房应具备防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防高温等功能。档案库房应远离易燃、易爆物品存放地，与食堂、卫生间等容易产生潮湿、异味的场所保持一定距离。库房内要安装防火、防盗报警装置，配备灭火器材、温湿度控制设备、防虫防鼠药品等设施设备。（二）档案存放1.档案上架档案应存放在档案密集架上，按照档案分类顺序依次排列上架。每个密集架应标明架号、列号、层号，便于查找档案。档案上架时应注意排列整齐，避免档案相互挤压、损坏。2.存放方式不同保管期限、不同类别的档案应分开存放。永久保存的档案应优先存放于条件较好的位置，便于长期保管和查阅。对于珍贵的档案资料，如历史照片、名人手稿等，应采取特殊的保护措施，如单独存放、使用专门的装具等。（三）保管期限划分1.永久保管档案学校制定的重要规章制度、长期发展规划等。学校机构演变、人事任免等重要文件材料。学校重大活动形成的具有历史意义和长远价值的文件材料，如校庆活动资料、重要领导视察学校的记录等。学校与上级主管部门、重要单位签订的长期合作协议、合同等。学校具有重要历史价值和文化价值的档案，如建校初期的文件、校史资料等。2.长期保管档案（30年）学校一般性的规章制度、工作计划、工作总结等。学校教学、科研、管理等方面的常规性文件材料，如年度教学计划、科研项目中期检查报告等。学生学籍档案中具有一定历史价值的部分，如毕业生登记表等。学校组织的一般性活动的文件材料，如运动会、文艺汇演等活动资料。3.短期保管档案（10年）学校临时性工作形成的文件材料，如某项临时性检查的通知、报告等。学校一般性事务的文件材料，如日常行政事务的处理记录、一般性会议纪要等。学生学籍档案中时效性较强的部分，如学期成绩通知单等。（四）档案保护措施1.定期检查档案管理人员应定期对档案进行检查，一般每季度进行一次全面检查，重点检查档案的保管状况、有无破损、褪色、霉变等情况。发现问题应及时采取措施进行处理，并做好检查记录。2.温湿度控制档案库房应安装温湿度调节设备，将温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。每天定时记录库房温湿度数据，根据温湿度变化情况及时调整设备运行参数。3.防虫防鼠在档案库房内放置防虫防鼠药品，定期更换药品，防止虫害和鼠害对档案造成破坏。同时，要保持库房清洁卫生，避免杂物堆积，减少害虫和老鼠的栖息场所。4.防火防盗加强档案库房的安全管理，严禁在库房内吸烟和使用明火。定期检查防火防盗设施设备的运行情况，确保其正常有效。档案管理人员离开库房时，应关闭门窗、电源，锁好库房。5.档案修复对破损、褪色、霉变等有损坏的档案，应及时进行修复。修复档案时应遵循保持档案原貌、使用适宜的修复材料和方法等原则，确保修复后的档案能够正常使用和长期保存。五、档案的利用与统计（一）利用原则1.依法依规原则档案利用工作应严格遵守国家有关档案法律法规和学校档案管理制度，确保档案利用合法合规。2.服务学校工作原则以服务学校教育教学中心工作、行政管理工作及师生需求为宗旨，积极主动地提供档案信息服务。3.安全保密原则在档案利用过程中，要严格遵守档案保密制度，确保档案信息不泄露。对涉及国家机密、学校敏感信息及个人隐私的档案，要严格按照规定进行查阅和使用。（二）利用方式1.查阅本校教职工因工作需要查阅档案时，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、内容和范围，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。档案管理人员应根据查阅申请表提供相应的档案，并在查阅现场进行监督，确保查阅过程符合规定。查阅档案时，严禁在档案上涂改、圈划、抽换、批注等。2.借阅因特殊情况需要借阅档案的，须经学校主管领导批准，并办理档案借阅手续。借阅期限一般不得超过两周，如需延期使用，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。归还档案时，档案管理人员要认真检查档案的完整性和完好性，如有损坏或丢失，应及时查明原因并追究借阅人员的责任。3.出具证明学校档案管理部门可为校外单位或个人出具与本校档案有关的证明材料。出具证明时，档案管理人员应认真核实档案内容，确保证明材料真实准确。证明材料应加盖学校档案管理部门印章，并注明用途和有效期。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、出具证明等利用情况进行详细记录。登记内容包括利用日期、利用者姓名、所在部门、利用目的、档案名称及数量、查阅期限、归还日期等。档案利用登记册应妥善保管，以备查询和统计。（四）统计工作档案管理人员应定期对档案的收进、移出、保管数量、利用情况等进行统计分析。统计报表应准确、及时、完整，统计数据应真实可靠。通过统计分析，了解档案管理工作的现状和存在的问题，为档案管理工作的决策和改进提供依据。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地分析、准确判定价值的原则，确保鉴定结果客观、公正、准确。（二）鉴定组织学校成立档案鉴定工作小组，由学校主管领导担任组长，档案管理部