建立基层工作档案制度

PAGE建立基层工作档案制度一、总则（一）目的为加强公司基层工作管理，规范工作流程，提高工作效率，确保各项工作有序开展，特制定本基层工作档案制度。本制度旨在通过建立完善的基层工作档案体系，全面记录基层工作的各项信息，为公司决策提供准确依据，同时促进基层工作的规范化、标准化和科学化管理。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及基层工作的部门和人员，包括但不限于基层业务岗位、基层管理岗位以及与基层工作相关的支持性岗位。（三）基本原则1.真实性原则：基层工作档案应如实记录工作过程和结果，确保档案信息的真实性和可靠性。2.完整性原则：全面收集与基层工作相关的各类资料，保证档案内容的完整性，避免遗漏重要信息。3.规范性原则：明确档案的分类、编号、整理、归档等操作规范，确保档案管理工作的标准化和规范化。4.保密性原则：对涉及公司机密和敏感信息的基层工作档案，严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。5.实用性原则：档案的建立和管理应紧密围绕公司基层工作实际需求，便于查询、使用和分析，为工作决策提供有力支持。二、档案内容及分类（一）基层人员档案1.个人基本信息：包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、学历、毕业院校、专业、入职时间、岗位名称、联系方式等。2.工作经历：详细记录基层人员在公司及之前工作单位的工作经历，包括入职时间、离职时间、所在部门、担任职务、工作职责及工作成果等。3.培训记录：记载参加公司内部培训、外部专业培训等各类培训的时间、培训内容、培训考核结果等信息。4.绩效考核：按年度或季度记录基层人员的绩效考核结果，包括考核指标完成情况、考核评分、绩效等级等。5.奖惩情况：记录获得的公司内部奖励（如优秀员工奖、创新奖等）和处罚（如警告、罚款、辞退等）情况，包括奖励或处罚的原因、时间及相关文件依据。（二）基层业务工作档案1.业务项目档案项目基本信息：项目名称、项目起止时间、项目负责人、项目目标、项目预算等。项目计划与执行：项目详细计划安排，包括各阶段工作任务、时间节点、责任人等；实际执行过程中的工作进展情况记录，如遇到的问题及解决措施。项目成果：项目最终交付的成果，如产品、服务、报告等，以及对项目成果的评估和验收情况。项目文档资料：项目过程中产生的各类文档，如项目策划书、调研报告、技术文档、会议纪要、合同协议等。2.日常业务工作档案工作任务记录：基层人员每日或定期记录的工作任务完成情况，包括任务内容、完成时间、完成质量、遇到的困难及解决方法等。业务数据统计：与基层业务相关的数据统计报表，如业务量统计、销售额统计、客户信息统计等，应注明数据来源和统计周期。业务沟通记录：与上级领导、同事、客户等进行业务沟通的记录，包括沟通时间、沟通方式（如邮件、电话、会议等）、沟通内容及沟通结果等。（三）基层工作相关文件档案1.政策法规文件：收集与基层工作相关的国家法律法规、行业政策、地方规定等文件，按照类别和时间顺序进行整理归档。2.公司规章制度：公司制定的与基层工作有关的各项规章制度、操作流程、管理办法等文件，确保基层人员能够及时查阅和遵循。3.内部通知与通报：公司发布的涉及基层工作的各类通知、通报、公告等文件，记录文件发布时间、内容及传达范围。三、档案建立与收集（一）档案建立责任主体1.基层人员负责本人档案信息的及时更新和相关业务工作档案的日常记录与整理。2.各部门指定专人负责本部门基层工作档案的收集、审核和初步整理，并定期向公司档案管理部门移交。3.公司档案管理部门负责对全公司基层工作档案进行统一管理、归档和维护。（二）档案收集要求1.基层人员应根据工作进展情况，及时、准确地记录各类工作信息，确保档案内容的真实性和完整性。2.各部门收集基层工作档案时，应进行认真审核，对不符合要求的档案资料及时反馈给相关人员进行补充或修正。3.对于涉及多个部门的基层工作项目档案，由项目负责人牵头，组织相关部门共同收集和整理，确保档案资料的全面性和一致性。4.档案收集过程中，应注意收集原始资料和电子文档，确保档案信息的原始性和可追溯性。（三）档案建立流程1.基层人员创建：基层人员按照档案分类要求，在日常工作中逐步建立个人工作档案和业务工作档案。对于重要的工作事项和项目，应及时详细记录相关信息，并妥善保存原始资料。2.部门初审：各部门指定的档案收集人员定期对基层人员提交的档案资料进行初审，检查档案内容是否完整、准确，格式是否规范。对于初审中发现的问题，及时与基层人员沟通，要求其进行整改。3.公司审核：公司档案管理部门对各部门移交的基层工作档案进行审核，重点审核档案的真实性、完整性和规范性。对于审核通过的档案进行编号和分类，对于不符合要求的档案退回原部门重新整理。4.归档保存：审核通过的基层工作档案按照档案管理制度进行归档保存，纸质档案应存放在专门的档案柜中，电子档案应存储在公司指定的服务器或存储设备上，并建立相应的索引和目录，便于查询和使用。四、档案整理与归档（一）整理原则1.分类清晰原则：按照档案内容的类别和性质进行分类整理，确保同一类档案集中存放，便于查找和管理。2.时间顺序原则：对于具有时间序列的档案资料，按照时间先后顺序进行排列，以便反映工作的发展历程和连续性。3.编号唯一原则：为每一份档案赋予唯一的编号，编号应体现档案的类别、年份和顺序号等信息，便于识别和管理。（二）整理方法1.基层人员档案整理：将个人基本信息、工作经历、培训记录、绩效考核、奖惩情况等资料按照上述顺序依次排列，装订成册，并在封面注明档案名称和编号。2.基层业务工作档案整理项目档案整理：按照项目基本信息、项目计划与执行、项目成果、项目文档资料的顺序进行整理，将相关资料分别装订或装入档案盒，并在档案盒封面注明项目名称和编号。日常业务工作档案整理：根据工作任务记录、业务数据统计、业务沟通记录等资料的类别，分别进行整理。对于工作任务记录，可以按照日期顺序进行装订；对于业务数据统计报表，可以按照统计周期进行分类存放；对于业务沟通记录，可以按照沟通对象或沟通方式进行整理。3.基层工作相关文件档案整理：按照政策法规文件、公司规章制度、内部通知与通报的类别进行整理，每一类文件按照时间顺序排列，对于重要文件应单独编号并建立索引。（三）归档要求1.定期归档：各部门应定期（如每月或每季度）将整理好的基层工作档案移交至公司档案管理部门进行归档保存。2.集中存放：公司档案管理部门应设立专门的档案库房，将各类基层工作档案集中存放，并按照档案类别和编号顺序进行排列，便于查找和管理。3.备份存储：对于电子档案，应进行定期备份，并分别存储在不同的存储设备和地点，以防止数据丢失。同时，应建立电子档案的访问权限管理制度，确保只有授权人员能够访问和使用电子档案。五、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.基层人员：可查阅本人的工作档案，包括个人基本信息、工作经历、培训记录、绩效考核、奖惩情况等。2.部门负责人：有权查阅本部门基层人员的工作档案，以便了解部门工作进展和人员情况，进行工作指导和管理决策。3.公司管理层：根据工作需要，经公司档案管理部门负责人批准，可查阅相关基层工作档案，用于公司整体战略规划、业务决策等方面的参考。4.其他人员：因工作需要查阅基层工作档案的，需经公司档案管理部门负责人批准，并在指定地点查阅，查阅过程中不得擅自摘抄、复制或传播档案内容。（二）查阅流程1.查阅申请：查阅人填写《基层工作档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的、查阅时间等信息，并提交给所在部门负责人或公司档案管理部门负责人审批。2.审批：部门负责人或公司档案管理部门负责人根据查阅人的身份和查阅目的进行审批，对于符合查阅权限的申请予以批准，并在申请表上签字。3.查阅登记：查阅人凭批准后的申请表到公司档案管理部门进行查阅登记，档案管理人员根据申请表提供相应的档案资料，并记录查阅人姓名、查阅时间、查阅档案名称等信息。4.查阅使用：查阅人在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。查阅过程中如需摘抄、复制档案内容，需经档案管理人员同意，并按照规定的程序进行办理。（三）借阅权限1.因工作需要长期使用基层工作档案的，可办理借阅手续。借阅权限与查阅权限相同，需经相应级别领导批准。2.涉及公司机密或敏感信息的基层工作档案，原则上不允许借阅。如有特殊情况需要借阅的，需经公司高层领导批准，并严格按照保密规定进行管理。（四）借阅流程1.借阅申请：借阅人填写《基层工作档案借阅申请表》，详细说明借阅档案的名称、编号、借阅期限、借阅用途等信息，并提交给所在部门负责人或公司档案管理部门负责人审批。2.审批：审批流程与查阅申请相同，经批准后，借阅人在申请表上签字确认。3.借阅登记：借阅人凭批准后的申请表到公司档案管理部门办理借阅登记手续，档案管理人员将档案资料交付借阅人，并记录借阅人姓名、借阅时间、借阅档案名称、预计归还时间等信息。4.借阅归还：借阅人应在规定的借阅期限内归还档案资料，如需延期归还，需提前向公司档案管理部门申请并获得批准。归还档案时，档案管理人员应认真检查档案资料是否完整、有无损坏，确认无误后办理归还手续。六、档案保管与维护（一）保管环境1.公司档案管理部门应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能，确保档案资料的安全保存。2.档案库房应保持适宜的温度和湿度，温度一般控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管期限1.基层人员档案长期保存，直至员工离职后[X]年，以满足公司对员工历史信息查询和管理的需要。2.基层业务工作档案根据项目性质和重要程度确定保管期限。一般项目档案保管期限为项目结束后[X]年，重要项目档案保管期限为[X]年以上。3.基层工作相关文件档案按照国家法律法规和公司规定的保管期限进行保管，如政策法规文件一般应长期保存，公司规章制度保管期限为[X]年等。（三）定期检查1.公司档案管理部门应定期对基层工作档案进行检查，检查内容包括档案的完整性、准确性、规范性以及保管环境等方面。2.每月进行一次日常检查，重点检查档案资料是否齐全、有无损坏、存放是否有序等；每季度进行一次全面检查，对档案的分类、编号、整理等情况进行复查，并对保管环境进行评估。3.对于检查中发现的问题，应及时采取措施进行整改。如发现档案资料缺失或损坏，应及时查找原因并进行补充或修复；如发现保管环境不符合要求，应及时进行调整和改善。（四）维护更新1.随着基层工作的不断开展和变化，档案管理人员应及时对档案内容进行维护更新。如基层人员的工作岗位变动、业务项目进展情况变化等，应及时在相应的档案中进行记录和更新。2.对于档案管理系统中的电子档案，应定期进行数据备份和维护，确保系统的正常运行和数据的安全性。同时，根据档案管理制度的调整和实际工作需要，及时对档案管理系统进行升级和优化，提高档案管理工作的效率和质量。七、档案销毁（一）销毁条件1.基层工作档案保管期满，且根据公司规定和实际工作需要无需继续保存的，可以进行销毁。2.因不可抗力因素导致档案损坏、丢失，无法恢复且已无使用价值的，经公司档案管理部门负责人批准后可进行销毁。（二）销毁流程1.提出申请：由档案管理部门填写《基层工作档案销毁申请表》，详细说明拟销毁档案的名称、编号、数量、保管期限、销毁原因等信息，并提交给公司分管领导审批。2.审批：公司分管领导对销毁申请进行审核，批准后在申请表上签字确认。3.销毁实施：档案管理部门组织专人对批准销毁的档案进行销毁，销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等信息。4.监销：销毁过程中应有专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案