办公用房规范化管理制度

PAGE办公用房规范化管理制度一、总则（一）目的为加强公司办公用房管理，合理配置办公资源，提高办公用房使用效率，规范办公用房使用行为，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构、子公司的办公用房管理。（三）基本原则1.统一规划原则。办公用房的规划、调配应从公司整体利益出发，进行统一安排。2.合理配置原则。根据各部门职能、人员数量等实际需求，合理分配办公用房，确保资源有效利用。3.节约高效原则。倡导节约使用办公用房，提高空间利用效率，降低运营成本。4.规范管理原则。建立健全办公用房管理制度，严格规范使用、调配、维修等流程。二、办公用房规划与建设（一）规划依据1.公司发展战略和业务布局，预测未来一定时期内各部门人员增长及业务拓展对办公用房的需求。2.国家及地方关于办公建筑设计规范、消防安全等相关法律法规和标准要求。（二）规划流程1.各部门根据自身业务发展规划，提前[X]年向公司行政部门提交办公用房需求预测报告，内容包括现有人员数量、预计新增人员数量、业务发展方向及所需办公面积等。2.行政部门汇总各部门需求后，结合公司整体规划，会同财务、法务等相关部门进行综合评估，制定办公用房规划草案。3.规划草案经公司管理层审议通过后，作为办公用房建设或租赁的依据。（三）建设标准1.办公用房建设应符合国家及地方相关建筑设计规范，确保建筑质量、安全性能和使用功能。2.按照功能需求合理划分办公区域，包括办公区、会议室、接待室、档案室、机房等，满足不同业务开展的需要。3.充分考虑节能环保要求，采用节能灯具、节水器具等措施，降低能源消耗。三、办公用房分配与调整（一）分配标准1.按照部门职能、人员数量、业务工作量等因素确定办公用房分配面积。具体标准如下：部门正职：[X]平方米/人。部门副职：[X]平方米/人。普通员工：[X]平方米/人。2.对于特殊业务部门，如研发、设计等，可根据实际工作需要适当增加办公面积，以满足实验设备、绘图工具等存放需求。（二）分配流程1.行政部门根据办公用房规划和分配标准，制定具体的分配方案。2.分配方案经公司管理层批准后，向各部门公布。3.各部门按照分配方案组织人员搬迁入驻，行政部门负责协调解决搬迁过程中的相关问题。（三）调整机制1.因公司业务发展、人员变动等原因，需要调整办公用房的，由相关部门提出申请。2.行政部门对申请进行审核，结合办公用房实际情况，提出调整建议。3.调整建议经公司管理层审批后实施，涉及部门应积极配合完成办公用房调整工作。四、办公用房使用管理（一）使用规范1.各部门应严格按照分配的办公用房区域使用，不得擅自占用其他部门的办公空间。2.保持办公用房整洁卫生，定期进行清扫和整理，不得在办公区域内乱堆杂物。3.爱护办公用房内的设施设备，不得随意损坏或改变其用途。如需维修或更换，应及时向行政部门提出申请。（二）安全管理1.加强办公用房的安全防范工作，配备必要的消防器材和安全设施，并确保其正常运行。2.严禁在办公区域内使用明火、私拉乱接电线等违规行为，确保用电安全。3.各部门负责人为本部门办公用房安全管理第一责任人，应定期组织安全检查，及时消除安全隐患。（三）资产管理1.行政部门负责建立办公用房资产台账，详细记录办公用房的位置、面积、使用部门等信息，并定期进行核对和更新。2.办公用房内的固定资产由行政部门统一登记管理，各部门负责日常使用和维护。资产的购置、处置应按照公司相关规定执行。五、办公用房租赁管理（一）租赁原则1.优先选择地理位置优越、交通便利、配套设施完善的办公场所。2.在符合公司需求的前提下，尽量降低租赁成本，提高租赁性价比。（二）租赁流程1.行政部门根据办公用房需求，开展市场调研，筛选合适的租赁房源。2.与意向房东进行洽谈，明确租赁价格、租赁期限、租金支付方式、房屋维修责任等条款，形成租赁合同草案。3.租赁合同草案经法务部门审核通过后，报公司管理层审批。4.审批通过后，行政部门与房东签订租赁合同，并负责办理相关租赁手续。（三）租赁费用管理1.行政部门负责租赁费用的核算和支付工作，严格按照租赁合同约定的金额和支付方式进行操作。2.定期对租赁费用进行统计分析，如有异常情况及时与房东沟通解决。六、办公用房维修与保养（一）维修申请1.办公用房出现设施设备损坏、墙面地面破损等需要维修的情况，使用部门应及时填写维修申请表，并提交给行政部门。2.维修申请表应注明维修事项、地点、预计维修费用等信息。（二）维修审批1.行政部门收到维修申请后，进行初步审核，对于金额较小（[X]元以下）的维修项目，由行政部门负责人审批后安排维修。2.对于金额较大（[X]元及以上）的维修项目，行政部门会同财务部门进行预算审核，报公司管理层审批后实施。（三）维修实施1.行政部门根据审批结果，选择合适的维修单位进行维修。维修单位应具备相应的资质和良好的信誉。2.在维修过程中，行政部门应安排专人进行监督，确保维修质量和进度。维修完成后，使用部门应进行验收，验收合格后在维修记录上签字确认。（四）保养计划1.行政部门制定办公用房设施设备保养计划，明确保养内容、周期和责任人。2.定期对办公用房的设施设备进行保养维护，如空调清洗、电梯检修、电气线路检查等，确保设施设备正常运行。七、监督与检查（一）监督机制1.公司设立办公用房管理监督小组，由行政部门负责人担任组长，成员包括财务、审计等相关部门人员。2.监督小组定期对办公用房使用情况进行检查，重点检查办公用房分配是否合理、使用是否规范、安全管理是否到位等。（二）检查内容1.办公用房实际使用面积与分配面积是否相符，有无擅自扩大使用面积的情况。2.办公区域环境卫生状况，是否存在杂物堆积、卫生死角等问题。3.设施设备使用和维护情况，是否存在损坏未及时维修的现象。4.安全管理制度执行情况，消防器材、安全设施是否完好有效，有无违规用电用火行为。（三）违规处理1.对于检查中发现的违规行为，监督小组应及时下达整改通知书，责令相关部门限期整改。2.对