食堂财务档案管理制度

PAGE食堂财务档案管理制度一、总则（一）目的为加强食堂财务档案管理，确保财务档案的真实、完整、安全和有效利用，根据国家有关法律法规及公司相关规定，结合食堂实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司食堂的财务档案管理工作，包括会计凭证、会计账簿、财务报告、合同协议、票据等各类与财务相关的资料。（三）管理原则1.集中统一管理原则：食堂财务档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.依法合规原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，规范财务档案管理工作。3.安全保密原则：采取有效措施确保财务档案的安全，防止档案信息泄露。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、使用和保管。二、档案管理职责（一）财务部门职责1.负责财务档案的收集、整理、装订、保管和移交工作。2.按照规定的保管期限和归档要求，对财务档案进行分类存放，确保档案的有序管理。3.建立财务档案查阅、借阅登记制度，严格履行审批手续，保证档案的安全。4.定期对财务档案进行清查盘点，确保档案的账实相符。（二）档案管理人员职责1.负责财务档案的具体管理工作，包括档案的接收、登记、整理、保管、查阅和销毁等。2.熟悉财务档案管理业务，掌握档案管理的基本知识和技能，确保档案管理工作的规范化和专业化。3.严格遵守档案管理的各项规章制度，保守档案机密，维护档案的安全和完整。4.协助财务部门做好档案的清查盘点工作，及时发现和解决档案管理中存在的问题。（三）其他部门职责1.各部门应配合财务部门做好财务档案的收集工作，及时将涉及财务的文件、资料等移交财务部门。2.在办理经济业务过程中，应妥善保管相关票据和资料，按照规定及时送交财务部门归档。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.会计凭证：包括原始凭证和记账凭证，如发票、收据、报销单、转账凭证等。2.会计账簿：总账、明细账、日记账、辅助账等各类账簿。3.财务报告：月度、季度、年度财务报表及相关财务分析报告。4.合同协议：与食堂经营相关的采购合同、租赁合同、服务合同等。5.票据：发票、收据、支票存根、汇票委托书等。6.其他财务资料：财务预算、决算资料、审计报告、税务资料等。（二）收集要求1.财务人员应及时收集各类财务资料，确保资料的完整性和准确性。2.对于外来的财务文件和资料，应在收到后及时进行登记，并妥善保管。3.各部门应在规定时间内将涉及财务的资料移交财务部门，不得拖延或截留。（三）整理方法1.会计凭证的整理：按照凭证编号顺序，将原始凭证粘贴在记账凭证后面，并折叠整齐，确保凭证的左上角对齐。然后，在凭证封面上注明年度、月份、凭证种类、起止号码、凭证张数等信息，并由装订人员签字盖章。2.会计账簿的整理：将各类账簿按照年度、类别进行分类，在账簿封面上注明账簿名称、年度、册数等信息。对于活页式账簿，应在使用完毕后及时装订成册，并编好页码。3.财务报告的整理：按照年度、月份顺序，将财务报表及相关分析报告进行装订，并在封面上注明报告名称、年度、月份等信息。4.合同协议的整理：按照合同签订时间顺序，将合同协议进行分类整理，在合同封面上注明合同名称、签订时间、合同编号等信息。对于重要合同，应单独建立档案，并进行详细登记。四、档案的保管（一）保管期限1.会计凭证：保管期限为30年。2.会计账簿：总账、明细账、日记账等保管期限为30年，固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。3.财务报告：年度财务报告永久保管，月度、季度财务报告保管期限为10年。4.合同协议：根据合同性质和重要程度确定保管期限，一般重要合同保管期限为10年以上，一般性合同保管期限为5年。5.票据：发票、收据等保管期限为5年，支票存根、汇票委托书等保管期限为10年。6.其他财务资料：根据实际情况确定保管期限，一般为5年至永久不等。（二）保管方式1.纸质档案：应存放在专用的档案柜中，按照类别和年度顺序排列，确保档案的整齐有序。档案柜应具备防火、防潮、防虫、防盗等功能。2.电子档案：应定期进行备份，存储在安全可靠的存储介质上，并按照电子文件管理的相关规定进行分类存储。电子档案应设置加密密码，防止信息泄露。（三）保管环境1.档案保管场所应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管的要求。2.应配备必要的消防器材和安全设施，确保档案保管场所的安全。五、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.本公司内部人员查阅财务档案，需填写《财务档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经财务部门负责人批准。2.查阅财务档案应在指定的查阅地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出查阅地点。3.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽换、损坏等。查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理人员，并办理归还手续。（二）借阅规定1.外单位人员因工作需要查阅或借阅财务档案，需持有单位介绍信，并填写《财务档案借阅申请表》，经公司主管领导批准后，方可办理借阅手续。2.借阅财务档案应严格按照规定的期限归还，如需延期借阅，应重新办理审批手续。3.借阅人员应对所借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。如因保管不善造成档案损坏或丢失的，应承担相应的赔偿责任。六、档案的销毁（一）销毁条件1.根据档案保管期限的规定，对已超过保管期限且确无保存价值的财务档案，可进行销毁。2.因自然灾害、意外事故等原因导致档案损坏无法使用的，经鉴定后可进行销毁。（二）销毁程序1.由财务部门提出档案销毁申请，填写《财务档案销毁申请表》，详细列出拟销毁档案的名称、年度、册数、起止日期等信息，并说明销毁原因。2.财务部门负责人对销毁申请进行审核，签署意见后报公司主管领导审批。3.经批准后，由财务部门会同档案管理部门共同组织档案销毁工作。销毁时，应指定专人负责监销，并在销毁清单上签字确认。4.销毁清单应包括销毁档案的名称、数量、销毁时间、销毁地点等信息，一式两份，分别由财务部门和档案管理部门留存。（三）特殊情况处理对于涉及未结清债权债务关系或其他未了事项的财务档案，不得销毁，应单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。在未结清债权债务关系或其他未了事项处理完毕后，按照规定程序进行销毁。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立财务档案信息化管理系统，实现财务档案的电子化存储、检索、查阅和利用，提高档案管理工作效率和服务水平。2.确保财务档案信息的安全、完整和保密，防止信息泄露和数据丢失。（二）信息化管理措施1.配备必要的计算机设备和软件系统，用于财务档案的电子化管理。2.对财务档案进行数字化扫描，将纸质档案转化为电子档案，并按照电子文件管理的相关规定进行分类存储和管理。3.在财务档案信息化管理系统中建立完善的档案索引和检索功能，方便档案的查阅和利用。4.加强对财务档案信息化管理系统的安全防护，设置用户权限管理，定期进行数据备份和系统维护，确保系统的正常运行。八、监督与检查（一）监督机制1.公司内部审计部门负责对食堂财务档案管理工作进行定期审计和监督检查，确保档案管理工作符合法律法规和公司相关规定。2.财务部门应定期对档案管理工作进行自查，及时发现和纠正存在的问题。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案的收集、整理、保管、查阅、借阅和销毁等环节。2.档案的完整性和准确性，检查档案是否齐全、完整，是否存在涂改、伪造等情况。3.档案的保管环境和安全措施，检查档案保管场所是否符合要求，安全设施是否齐全有效。4.档案信息化管理情况，检查财务档案信息化管理系统的运行情况，数据备份和安全防护措施是否到位。（三）问题整改对于监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改