建立一人一册档案管理制度

PAGE建立一人一册档案管理制度一、总则（一）目的为了加强公司/组织人力资源管理，规范员工档案管理工作，确保员工档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥员工档案在人力资源管理中的重要作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织全体员工档案的管理。（三）基本原则1.真实性原则：员工档案内容必须真实反映员工的个人信息、工作经历、培训情况、考核结果等实际情况。2.完整性原则：全面收集员工在各个方面的相关资料，确保档案内容完整无缺。3.保密性原则：严格保护员工档案信息的安全，未经员工本人同意，不得随意泄露档案内容。4.动态管理原则：根据员工的工作变动、培训发展、考核晋升等情况，及时更新档案信息，保持档案的时效性。二、档案内容（一）个人基本信息1.个人简历：包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况、联系方式等。2.身份证复印件：清晰反映员工身份证号码、姓名、出生日期等关键信息。3.学历证书复印件：从高中及以上学历的毕业证书，确保学历信息真实有效。4.学位证书复印件：如有相应学位，提供学位证书复印件。5.就业报到证复印件：记录员工初次就业的相关信息。（二）工作经历1.入职登记表：详细记录员工入职公司/组织的时间、岗位、薪资待遇等基本信息。2.工作履历：按时间顺序记录员工在公司/组织及其他单位的工作经历，包括工作起止时间、所在单位名称、担任职务、工作职责等。3.离职证明：如有离职情况，提供离职证明，注明离职原因、离职时间等。（三）培训与学习1.培训记录：包括参加公司/组织内部培训、外部培训的名称、时间、内容、考核结果等。2.学历教育情况：记录员工在职学历提升、进修等相关情况。（四）考核与评价1.绩效考核记录：定期收集员工绩效考核结果，包括考核周期、考核成绩、考核评语等。2.年度综合评价：每年对员工进行综合评价，记录评价结果和评价意见。（五）奖励与惩罚1.奖励记录：记录员工获得的公司/组织内部及外部的奖励情况，包括奖励名称、颁发时间、奖励原因等。2.惩罚记录：对员工违反公司/组织规章制度的情况进行记录，包括惩罚措施、惩罚时间、违规原因等。（六）职业发展1.职业规划：员工个人制定的职业规划书，包括职业目标、发展路径、实施计划等。2.晋升记录：记录员工的晋升情况，包括晋升时间、晋升岗位等。（七）薪酬福利1.薪资调整记录：记录员工薪资调整的时间、调整幅度、调整原因等。2.福利享受情况：如社保、公积金、带薪年假、病假等福利的享受记录。（八）其他资料1.劳动合同：员工与公司/组织签订的劳动合同文本。2.健康体检报告：员工定期健康体检的报告。3.其他相关证明材料：如荣誉证书、资格证书、专利证书等。三、档案建立（一）档案建立流程1.新员工入职时：由人力资源部门负责发放员工档案建立所需的表格，包括入职登记表、个人基本信息表等。2.员工填写：员工应如实填写各项表格内容，并提供相关证明材料的原件及复印件。3.部门审核：员工所在部门负责人对员工填写的信息及提供的材料进行审核，确保信息真实准确。4.人力资源部门归档：审核通过后，人力资源部门将员工档案材料进行整理、编号、装订，建立一人一册的员工档案。（二）档案编号规则档案编号采用统一的编码方式，确保每个员工档案编号唯一。编号规则如下：[公司/组织简称首字母缩写][年份][部门代码][员工序号]例如：[GS][2023][01][001]，表示公司2023年入职的01部门的第001号员工档案。（三）档案存放员工档案统一存放在公司/组织的档案室，档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。档案应按照编号顺序排列存放，便于查找和管理。四、档案借阅与查阅（一）借阅权限1.人力资源部门：可查阅和借阅员工档案，用于人力资源管理相关工作，如员工信息查询、绩效考核、晋升调薪等。2.员工所在部门负责人：在工作需要时，可查阅本部门员工档案，但仅限于与工作相关的信息，不得随意泄露员工隐私信息。3.其他部门因工作需要借阅：需填写借阅申请表，说明借阅原因、借阅内容、借阅时间等，经人力资源部门负责人审批后，方可借阅。（二）借阅流程1.借阅申请：借阅人填写借阅申请表，提交至人力资源部门。2.审批：人力资源部门负责人对借阅申请进行审批，审批通过后签字确认。3.借阅登记：借阅人凭审批后的申请表到档案室办理借阅登记手续，登记借阅档案的编号、名称、借阅时间等信息。4.归还档案：借阅人应在规定时间内归还档案，档案室管理人员对归还的档案进行检查，确保档案完好无损。如发现档案有损坏或丢失情况，借阅人应承担相应责任。（三）查阅规定1.查阅档案应在档案室进行：不得将档案带出档案室，如需复印相关资料，应经人力资源部门负责人同意后，由档案室管理人员统一复印。2.查阅人员应遵守保密规定：不得擅自摘抄、复制、传播档案内容，不得在档案上涂改、标记。五、档案更新与维护（一）定期更新1.人力资源部门：每季度对员工档案进行一次全面检查，核实档案信息的准确性和完整性。2.员工所在部门：及时向人力资源部门反馈员工的工作变动、培训情况、考核结果等信息，以便及时更新档案。（二）动态更新1.员工信息发生变化时：员工应在信息变化后的[X]个工作日内，向人力资源部门提交变更申请，并提供相关证明材料。2.人力资源部门审核并更新：人力资源部门对变更申请进行审核，审核通过后及时更新员工档案信息。（三）档案维护1.档案室环境维护：定期对档案室进行清洁、通风、除湿等工作，确保档案存放环境良好。2.档案材料整理：对档案材料进行定期整理，确保档案内容整齐、有序，便于查阅。3.档案数字化管理：逐步推进员工档案的数字化管理，将纸质档案扫描成电子档案，建立电子档案数据库，提高档案管理效率和安全性。六、档案保密与安全（一）保密措施1.签订保密协议：与接触员工档案的工作人员签订保密协议，明确保密责任和义务。2.限制查阅范围：严格控制档案的查阅权限，仅限授权人员查阅相关档案内容。3.加密存储：对电子档案进行加密存储，防止信息泄露。4.销毁档案：对过期、失效或不再需要的档案，按照规定进行销毁处理，销毁过程应进行记录。（二）安全管理1.档案室安全设施：配备必要的安全设施，如消防器材、防盗设备、监控系统等，确保档案室安全。2.人员出入管理：严格控制档案室人员出入，非档案管理人员未经允许不得进入档案室。3.应急预案：制定档案安全应急预案，定期进行演练，确保在突发情况下能够及时有效地保护档案安全。七、档案销毁（一）销毁条件1.员工离职且档案保存期限已满：按照国家法律法规和公司/组织规定，员工离职后档案保存一定期限，期限届满后可进行销毁。2.档案内容无效或不再需要：如员工提供的虚假证明材料、已过期的培训证书等，可及时销毁相关档案内容。（二）销毁流程1.提出申请：由人力资源部门或相关部门提出档案销毁申请，说明销毁档案的编号、名称、数量、销毁原因等。2.审核批准：申请经人力资源部门负责人审核，报公司/组织主管领导批准。3.销毁实施：由专人负责档案销毁工作，销毁过