基层档案管理八项制度

PAGE基层档案管理八项制度一、总则（一）目的为加强基层档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的有效利用，特制定本八项制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门及基层单位的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织设立专门的档案管理机构或指定专人负责档案管理工作，对各类档案实行集中统一管理。2.真实性原则：档案内容必须真实反映公司/组织的各项活动和历史面貌。3.完整性原则：全面收集、整理公司/组织在各项工作中形成的各类档案，确保档案的完整无缺。4.准确性原则：档案信息应准确无误，数据、文字等应符合规范。5.系统性原则：按照档案形成的规律和特点，进行科学分类、编号和排列，保持档案之间的有机联系。6.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司/组织机密的档案进行妥善保管，防止泄密。7.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，便于公司/组织内部人员查阅和利用档案。二、档案收集制度（一）收集范围1.行政管理类：包括公司/组织的各类文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案等。2.业务管理类：涵盖公司/组织在生产、经营、科研、技术等业务活动中形成的各类合同、协议、项目文档、技术资料、产品资料等。3.党群工作类：如党组织建设、党员管理、群团活动等方面的文件材料。4.其他类：与公司/组织相关的各类荣誉证书、资质证明、对外宣传资料等。（二）收集要求1.各部门及基层单位应明确专人负责档案收集工作，确保档案及时、完整地收集。2.档案形成部门应在文件材料办理完毕后，按照档案整理要求进行初步整理，定期移交档案管理部门。3.对于重要活动、重大项目等形成的档案，应实行跟踪收集，确保档案的全面性和完整性。（三）收集流程1.档案形成部门在文件材料办理完毕后，填写《档案移交清单》，详细列出档案的名称、数量、形成时间等信息。2.将整理好的档案连同《档案移交清单》一并移交至档案管理部门。3.档案管理部门接收档案后，对移交的档案进行核对，如发现问题及时与移交部门沟通解决。三、档案整理制度（一）分类标准1.按照档案的形成领域和内容性质，分为行政管理类、业务管理类、党群工作类、其他类四大类。2.在每大类下，再根据档案的具体内容和特点进行二级分类，如行政管理类可分为文书档案、人事档案、财务档案等。（二）编号规则1.采用年度保管期限流水号的编号方式。例如，2023年形成的永久保管的文书档案，编号为2023永久00l。2.不同类别档案的编号应相互独立，避免重复。（三）装订要求1.文书档案应去除金属物，采用A4纸左侧装订，装订应牢固、整齐。2.其他档案根据实际情况进行装订，确保档案的整齐美观。（四）整理流程1.档案管理部门接收档案后，按照分类标准对档案进行分类。2.对每类档案进行编号，并在档案首页编制档号标签。3.按照装订要求对档案进行装订，同时编写页码。4.填写档案盒封面、盒脊等信息，将整理好的档案装入档案盒。四、档案保管制度（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等功能。2.库房应保持清洁、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案装具1.采用符合国家标准的档案柜、档案盒等装具存放档案。2.档案柜应排列整齐，便于档案的存放和查找。（三）保管期限划分1.档案保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。2.根据档案的重要性和历史价值，按照相关规定确定各类档案的保管期限。（四）定期检查1.档案管理部门应定期对档案进行检查，每年至少进行一次全面检查。2.检查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等，如发现问题及时采取措施进行处理。（五）安全管理1.严格执行档案库房的安全管理制度，非档案管理人员未经允许不得进入库房。2.配备必要的消防器材和安全设施，定期进行维护和检查，确保其正常运行。3.做好档案的防盗、防潮、防虫等工作，定期投放防虫药品，对库房进行消毒处理。五档案鉴定制度（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员及档案专家组成。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限划分标准，结合公司/组织的实际情况，制定具体的鉴定标准。2.重点考虑档案的重要性、历史价值、现实利用价值等因素。（三）鉴定流程1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，列出需鉴定的档案清单。2.鉴定工作小组对需鉴定的档案进行逐一审查，根据鉴定标准确定档案的存毁。3.对拟销毁的档案编制《档案销毁清单》，经公司/组织领导审批后进行销毁。（四）销毁程序1.按照审批后的《档案销毁清单》，由档案管理部门指定专人负责销毁工作。2.销毁档案时，应采用粉碎、焚烧等方式进行，确保档案信息无法恢复。3.销毁过程中，应有两人以上在场监销，并在《档案销毁清单》上签字确认。六、档案检索制度（一）检索工具建设1.建立纸质档案目录和电子档案目录数据库，目录应包含档案的编号、名称、日期、保管期限等基本信息。2.根据档案分类体系，编制档案分类索引，方便查找特定类别的档案。（二）检索方法1.提供多种检索途径，如按档号检索、按关键词检索、按日期检索等。2.利用档案管理软件进行检索，提高检索效率。（三）检索服务1.档案管理部门应及时为公司/组织内部人员提供档案检索服务，满足其查阅档案的需求。2.对于检索到的档案，应按照规定办理借阅手续，并提供必要的协助。七、档案借阅制度（一）借阅范围1.公司/组织内部人员因工作需要，可借阅与其工作相关的档案。2.外单位因工作需要查阅公司/组织档案的，须经公司/组织领导批准。（二）借阅手续1.借阅人填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等信息。2.经所在部门负责人签字同意后，交档案管理部门审批。3.档案管理部门审核通过后，向借阅人发放档案，并办理借阅登记手续。（三）借阅期限1.一般档案的借阅期限为[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。2.重要档案的借阅期限根据实际情况确定，原则上不超过[X]个工作日。（四）借阅要求1.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得擅自涂改、转借、复印、摘录档案内容。2.如需复印档案，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。3.借阅人归还档案时，档案管理部门应进行认真核对，如发现档案有损坏或丢失情况，应及时追究借阅人的责任。八、档案统计制度（一）统计内容1.档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况。2.档案的数量、种类、保管期限分布等情况。（二）统计方法1.建立档案统计台账，定期对档案管理工作中的各项数据进行记录。2.利用档案管理软件进行数据统计分析，提高统计工作的准确性和效率。（三）统计报表1.根据档案管理工作的需要，定期编制档案统计报表，如年度档案统计报表、季度档案利用情况报表等。2.统计报表应