社区留痕档案管理制度

PAGE社区留痕档案管理制度一、总则（一）目的为加强社区档案管理，确保社区工作的规范化、科学化、制度化，提高社区工作效率和服务质量，依据国家有关法律法规和档案管理相关标准，结合本社区实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本社区内各类工作形成的档案资料管理，包括但不限于社区党组织建设、社区居民自治、社区服务、社区文化、社区安全、社区环境等方面的档案。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映社区工作实际情况，不得虚假编造。2.完整性原则：全面收集、整理社区工作中形成的各类档案资料，确保档案的完整性。3.规范性原则：档案管理工作应遵循国家档案管理规范和标准，做到分类科学、编号统一、格式规范。4.保密性原则：对涉及社区居民个人隐私和社区敏感信息的档案，应严格保密，防止信息泄露。二、档案管理职责（一）社区档案管理工作领导小组成立由社区党组织书记任组长，社区居委会主任、副书记任副组长，各业务口负责人为成员的社区档案管理工作领导小组。负责统筹协调社区档案管理工作，制定档案管理工作计划和目标，监督档案管理制度的执行情况。（二）档案管理人员职责1.档案管理员负责社区档案的收集、整理、归档、保管和利用等日常工作。按照档案管理规范和标准，对各类档案进行分类、编号、编目等处理，确保档案的系统性和完整性。建立档案借阅登记制度，严格履行借阅手续，及时催还借阅档案，确保档案安全。定期对档案进行清查、核对，发现问题及时报告并采取措施解决。负责档案库房的日常管理，保持库房整洁、通风良好，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，并定期对档案保管状况进行检查和记录。2.各业务口档案责任人负责本业务口档案资料的收集、整理和初步审核工作，确保档案资料的真实、完整、准确。按照档案管理要求，定期将本业务口的档案资料移交档案管理员进行集中管理。协助档案管理员做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的业务支持和信息。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.社区党组织建设档案：包括党组织会议记录、党员名册、党员教育管理资料、党组织活动记录等。2.社区居民自治档案：居民会议记录、居民代表选举资料、社区规章制度、社区协商议事记录等。社区服务档案：社区服务项目计划、服务记录、服务对象反馈、志愿者服务资料等。社区文化档案：社区文化活动方案、活动照片、视频资料、文化作品等。社区安全档案：安全检查记录、安全隐患排查与整改资料、应急预案及演练记录等。社区环境档案：环境卫生整治记录、环保宣传资料、绿化养护资料等。其他档案：与社区工作相关的各类文件、通知、报表、合同协议、荣誉证书等。（二）收集要求1.各业务口应明确专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料及时、准确、完整地收集。2.收集的档案资料应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造或销毁。3.对于重要文件和资料，应同时收集电子文档和纸质文档，确保信息的备份和长期保存。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成领域和内容性质，将档案分为党群工作类、社区建设类、社区服务类、社区文化类、社区安全类、社区环境类等类别。每个类别下再根据具体内容进行二级分类，如党群工作类可分为党组织建设、党员管理、群团工作等。2.编号：为便于档案的管理和查找，对每一份档案进行编号。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，采用年度类别流水号的方式编制，如“2023党群工作001”表示2023年党群工作类的第一份档案。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。目录应打印成册，并建立电子目录，方便查询和利用。四、档案的归档与保管（一）归档期限1.各业务口形成的档案资料应在次年上半年完成整理并移交档案管理员归档。2.对于重大活动、重要项目等形成的档案，应在活动结束或项目完成后一个月内完成归档。（二）归档程序1.档案责任人将整理好的档案资料移交档案管理员时，应填写档案移交清单，双方签字确认。2.档案管理员对移交的档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和规范性，对不符合要求的档案退回档案责任人重新整理。3.审核通过的档案按照分类编号规则进行排列上架，存入档案库房。（三）保管期限根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期（10年以上）、短期（10年以下）三种。具体保管期限划分如下：1.永久保管档案社区党组织建设中的重要文件、决议、纪要等。社区居民自治中的涉及社区重大决策、规章制度等。社区服务中的具有长期影响力和重要价值的服务项目资料。社区文化中的经典文化活动资料、文化成果等。社区安全中的重大安全事件记录、应急预案等。社区环境中的重要环境整治规划、长期环保项目资料等。其他对社区发展具有重要历史意义和凭证作用的档案。2.长期保管档案社区党组织建设中的一般性文件、会议记录等。社区居民自治中的日常工作记录、居民代表会议记录等。社区服务中的常规服务项目资料、服务统计报表等。社区文化中的一般性文化活动资料、文化团队建设资料等。社区安全中的定期安全检查记录、安全培训资料等。社区环境中的日常环境卫生整治记录、绿化养护记录等。其他在一定时期内具有参考价值的档案。3.短期保管档案社区工作中的临时性文件、通知、报表等。一般性的工作会议记录、活动方案等。短期服务项目资料、服务对象反馈等。时效性较强的文化活动资料、宣传资料等。一般性的安全检查记录、隐患排查整改记录等。日常环境卫生整治记录、环保宣传资料等。其他保存价值较低、保管期限较短的档案。（四）保管要求1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等条件，确保档案的安全保管。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。同时，应建立档案存放位置索引，标明各类档案的存放架位和具体位置。3.定期对档案进行清查盘点，每年至少进行一次全面清查，确保档案数量准确、质量完好。清查结果应详细记录，并对发现的问题及时进行处理。4.对电子档案应进行备份存储，备份介质应定期进行检查和更新，防止数据丢失。同时，应建立电子档案的安全管理制度，采取加密、访问控制等措施，确保电子档案的安全。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.社区内部人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理员处查阅。2.社区外部单位或个人因工作需要查阅档案的，应持单位介绍信或有效证件，填写档案查阅申请表，经社区档案管理工作领导小组组长批准后，方可查阅。查阅档案时，档案管理员应在场监督，并严格履行查阅登记手续。（二）查阅范围根据查阅目的和档案的保管期限，确定查阅范围。一般情况下，查阅永久保管档案和长期保管档案需经相关负责人批准；查阅短期保管档案可由档案管理员根据实际情况进行审核。（三）利用方式1.档案查阅人员可在档案阅览室查阅档案，如需复印、拍照、摘录等，应经档案管理员同意，并按照规定办理相关手续。2.对于涉及社区居民个人隐私和社区敏感信息的档案，应严格限制查阅范围和利用方式，确保信息安全。未经档案所有者同意，不得将档案内容泄露给第三方。（四）查阅登记档案管理员应建立档案查阅登记制度，详细记录查阅日期、查阅人姓名、单位、查阅目的、查阅档案名称及编号等信息。查阅登记记录应妥善保存，以备查询。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立由社区档案管理工作领导小组成员、档案管理员及相关业务人员组成的档案鉴定小组，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准档案鉴定小组应根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，按照国家有关档案鉴定标准，对到期档案进行逐卷鉴定，确定档案的存毁。（三）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确无保存价值的档案，应编制档案销毁清册，清册内容包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等。2.档案销毁清册经社区档案管理工作领导小组组长审核批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责监销，监销人员应在档案销毁现场进行监督，确保档案销毁彻底，防止档案流失。销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清册上签字确认。4.档案销毁清册应永久保存，作为档案管理工作的重要凭证。七、档案信息化管理（一）建立档案信息管理系统利用现代信息技术，建立社区档案信息管理系统，实现档案的电子化管理。档案信息管理系统应具备档案录入、查询、统计、借阅管理、鉴定销毁等功能，提高档案管理工作的效率和信息化水平。（二）档案数字化处理对重要档案和利用率较高的档案进行数字化处理，将纸质档案转化为电子档案。数字化处理应遵循相关标准和规范，确保电子档案的质量和安全性。同时，应建立电子档案与纸质档案的对应关系，实现两者的同步管理和利用。