图书馆档案室管理制度

PAGE图书馆档案室管理制度一、总则（一）目的为加强图书馆档案室的管理，确保档案资料的完整、安全和有效利用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于图书馆档案室的所有工作人员以及借阅、使用档案资料的相关人员。（三）基本原则1.集中统一管理原则：图书馆档案室对各类档案资料实行集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.安全保密原则：严格遵守国家有关法律法规，采取有效措施确保档案资料的安全与保密，防止档案信息泄露。3.方便利用原则：在确保档案安全保密的前提下，充分考虑档案利用的需求，为使用者提供便捷的服务。二、档案管理职责（一）档案室管理人员职责1.档案收集与整理负责接收、收集图书馆各部门形成的各类档案资料，确保档案的齐全完整。按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类、编号、编目等整理工作，编制档案检索工具，便于查找利用。2.档案保管负责档案库房的日常管理，保持库房整洁、通风良好，确保档案存放环境符合要求。定期对档案进行检查、清点，及时发现并处理档案损坏、变质等问题，采取有效的防护措施，确保档案安全。对电子档案进行备份管理，确保电子档案数据的安全可靠。3.档案借阅与利用负责办理档案借阅手续，严格审查借阅者的身份和借阅目的，按照规定的借阅范围和期限提供档案资料。对借阅档案进行登记，跟踪档案借阅情况，督促借阅者按时归还档案。根据利用者的需求，提供档案资料的查阅、复印、摘录等服务，协助利用者做好档案信息的利用工作。4.档案鉴定与销毁按照国家有关规定和图书馆的实际情况，定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。对已到保管期限且无保存价值的档案，提出销毁意见，报经批准后组织实施销毁工作，并做好销毁记录。5.档案统计与分析建立档案统计台账，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，定期向上级主管部门报送档案统计报表。对档案统计数据进行分析，为档案管理决策提供依据，不断改进档案管理工作。（二）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案资料的收集、整理和初步分类工作，确保档案资料的及时归档。2.按照档案室的要求，定期将本部门整理好的档案资料移交档案室统一管理。3.协助档案室管理人员做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的档案信息和资料。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.图书馆行政管理档案：包括图书馆的各项规章制度、工作计划、总结、会议记录、人事档案、财务档案等。2.业务工作档案：如图书采购计划、编目数据、读者借阅记录、文献检索工具、图书馆评估资料等。3.基本建设档案：图书馆新建、扩建、改建项目的可行性研究报告、设计图纸、施工文件、竣工验收资料等。（二）收集要求1.各部门应明确兼职档案员，负责本部门档案资料的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.档案资料应真实、准确、完整，字迹清晰，签署完备，载体应符合耐久性要求。3.收集的档案资料应按照一定的时间顺序和类别进行整理，便于后续的归档和管理。（三）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般可分为党群工作类、行政管理类、业务工作类、基本建设类等类别。2.编号：对每一类档案编制唯一的编号，以便于管理和查找。编号应遵循系统性、稳定性和扩展性的原则。3.编目：编制档案目录，包括档案的编号、名称、日期、保管期限等信息，以便于快速检索和查阅档案。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固，便于长期保存。装订时应注意保持档案的原貌，避免损坏档案内容。四、档案的保管（一）库房建设与管理1.档案室应选择安全、干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗的房间作为库房，确保档案存放环境符合要求。2.库房应配备必要的消防器材、防虫药品、温湿度控制设备等，定期进行检查和维护，确保设备正常运行。3.库房应划分不同的区域，如档案存放区、整理区、查阅区等，保持库房整洁、有序。（二）档案存放方式1.纸质档案应存放在专用的档案柜中，按照档案类别和编号顺序排列，便于查找和管理。2.电子档案应存储在专用的存储设备中，并进行备份管理。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。3.特殊载体档案，如照片、录音带、录像带等，应按照其特点进行妥善保管，采取相应的防护措施，确保档案信息的安全。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：凡是反映图书馆主要职能活动和历史面貌的，对本馆、国家和社会具有长远利用价值的档案，应列为永久保管。长期保管的档案：主要是反映图书馆一般工作活动，在较长时间内对本馆工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年。短期保管的档案：是反映图书馆一般性工作活动，在较短时间内对本馆有查考利用价值的档案，保管期限为5年以下。2.档案保管期限的确定应严格按照国家有关规定和图书馆的实际情况进行，如有疑问可咨询上级主管部门或档案行政管理部门。（四）档案定期检查1.档案室管理人员应定期对档案进行检查，一般每季度进行一次全面检查，每月进行一次局部检查。2.检查内容包括档案的数量、完好程度、保管环境等，发现问题应及时采取措施进行处理，并做好检查记录。3.对检查中发现的档案损坏、变质等情况，应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。五、档案的借阅与利用（一）借阅范围1.本馆工作人员因工作需要查阅档案的，可在档案室办理借阅手续后查阅相关档案。2.外单位人员因工作需要查阅本馆档案的，须持单位介绍信，经本馆主管领导批准后，方可查阅。3.涉及国家机密、商业秘密等重要档案资料，未经批准不得查阅、借阅。（二）借阅手续1.借阅者需填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息。2.本馆工作人员的借阅申请由所在部门负责人签字批准；外单位人员的借阅申请须经本馆主管领导签字批准。3.档案室管理人员根据批准的借阅申请，办理档案借阅登记手续，向借阅者提供档案资料，并告知借阅注意事项。（三）借阅期限1.一般档案的借阅期限为[X]个工作日，如需延长借阅期限，须提前向档案室管理人员办理续借手续。2.重要档案资料的借阅期限根据实际情况确定，原则上不得超过[X]个工作日。3.借阅者应按时归还档案，如有特殊情况需要延期归还，应提前向档案室管理人员说明原因，并办理延期手续。（四）利用方式1.借阅者可在档案室查阅档案资料，如需复印、摘录等，须经档案室管理人员同意，并按照规定进行登记。2.档案室管理人员应协助借阅者做好档案信息的利用工作，提供必要的指导和帮助。3.利用档案资料时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损，不得擅自抽取、撤换档案材料。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织1.成立档案鉴定小组，由图书馆主管领导、档案室管理人员以及相关业务部门负责人组成。2.档案鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限和销毁范围。（二）鉴定方法1.档案鉴定小组应根据国家有关规定和图书馆的实际情况，对档案进行全面审查，分析档案的价值和保管期限。2.鉴定时应考虑档案的内容、来源及形成时间等因素，综合判断档案是否具有保存价值。3.对拟销毁的档案，应逐卷、逐件进行审查，确保销毁档案的准确性。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对已到保管期限且无保存价值的档案提出销毁意见，报经本馆主管领导批准后，编制《档案销毁清册》。2.《档案销毁清册》应包括档案的编号、名称、日期、保管期限、销毁原因等信息，一式两份，一份留存档案室，一份报上级主管部门备案。3.经批准销毁的档案，应在指定的地点进行销毁，销毁时应由两人以上监销，并在销毁记录上签字。4.销毁记录应包括销毁时间、地点、档案名称、数量等信息，与《档案销毁清册》一并归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能，提高档案管理工作效率和服务水平。2.逐步实现档案信息资源的共享，为图书馆的各项工作提供有力的信息支持。（二）数字化加工1.对馆藏档案进行全面的数字化加工，包括扫描、图像处理、数据录入等工作，确保数字化档案与纸质档案内容一致。2.数字化加工应遵循相关标准和规范，保证数字化档案的质量和安全性。3.建立数字化档案数据库，对数字化档案进行分类存储、编目管理，便于检索和利用。（三）信息系统管理1.档案信息管理系统应具备用户管理、权限管理、档案录入、检索查询、借阅管理、统计分析等