档案实施信用承诺制度

PAGE档案实施信用承诺制度一、总则（一）目的为加强档案管理，规范档案信用行为，提高档案管理的诚信水平，保障档案信息的真实性、完整性和安全性，依据相关法律法规和行业标准，结合本公司/组织实际情况，特制定本信用承诺制度。（二）信用承诺范围本制度适用于本公司/组织内涉及档案管理、使用、保管的所有部门、岗位及人员，包括但不限于档案管理人员、档案形成部门工作人员、档案利用者等。（三）基本原则1.合法合规原则：信用承诺制度的制定和实施必须符合国家法律法规以及行业相关标准要求，确保各项规定合法有效。2.诚实守信原则：倡导全体员工秉持诚实守信的态度参与档案管理工作，如实提供档案信息，严格履行档案管理职责。3.全面覆盖原则：涵盖档案管理工作的各个环节，包括档案的形成、收集、整理、保管、利用、销毁等全过程，确保无信用管理死角。4.动态调整原则：根据国家法律法规、行业标准的变化以及公司/组织档案管理实际情况，适时对信用承诺制度进行调整和完善。二、信用承诺内容（一）档案形成部门及人员承诺1.保证档案形成的真实性档案形成部门及人员应如实记录和反映各项业务活动，确保所形成档案内容真实可靠，不得伪造、篡改档案信息。对于重要业务档案，应按照规定的流程和标准及时形成，并保证档案资料的完整性。2.遵守档案形成规范严格遵守国家和行业关于档案形成的规范要求，如文件格式、书写材料、签署要求等。确保档案字迹清晰、图表准确、手续完备，能够真实有效地反映业务活动的全貌。3.按时移交档案按照公司/组织档案管理规定的时间节点，及时将形成的档案移交至档案管理部门。不得无故拖延移交时间，确保档案管理工作的连续性和及时性。（二）档案管理部门及人员承诺1.确保档案保管安全建立健全档案保管制度，采取必要的安全防护措施，如防火、防潮、防虫、防盗等，确保档案实体和信息的安全。定期对档案保管环境进行检查和维护，发现问题及时处理。2.规范档案整理和分类按照科学合理的分类方法对档案进行整理和分类，确保档案检索方便、查找快捷。严格执行档案整理标准，保证档案编目准确、装订规范，便于长期保存和利用。3.提供高效档案利用服务在符合档案利用规定的前提下，为档案利用者提供高效、便捷的服务。及时响应利用需求，按照规定程序办理档案查阅、借阅手续，确保档案利用工作有序进行。4.严格执行档案销毁程序对于已到保管期限或失去保存价值的档案，严格按照规定的销毁程序进行处理。销毁过程要有记录，确保档案销毁彻底、合规，并防止档案信息的不当泄露。（三）档案利用者承诺1.遵守档案利用规定严格遵守公司/组织制定的档案利用制度，在规定的范围内查阅、借阅档案。不得擅自扩大利用范围，不得将档案用于非规定用途。2.保护档案信息安全在利用档案过程中，妥善保管档案，不得擅自涂改、标记、污损档案。未经允许，不得私自复制、拍摄、传播档案内容。利用结束后，及时归还档案，确保档案的完整性和安全性。3.履行保密义务对在档案利用过程中知悉的国家机密、商业秘密和个人隐私等信息严格保密，不得向无关人员泄露。如因违反保密规定造成不良后果，愿意承担相应的法律责任。三、信用信息采集与记录（一）采集主体公司/组织档案管理部门负责信用信息的采集工作，指定专人负责收集、整理和记录与档案管理相关的信用信息。（二）采集内容1.遵守法律法规情况记录各部门及人员在档案管理过程中是否遵守国家法律法规以及行业相关标准，有无违法违规行为及受到的处罚情况。2.履行承诺情况对档案形成部门、管理部门及利用者履行信用承诺的情况进行跟踪记录。例如档案是否按时移交、保管是否安全、利用是否合规等方面的实际表现。3.违规违纪行为记录详细记录在档案管理工作中发现的违规违纪行为，包括但不限于伪造档案、擅自销毁档案、泄露档案机密等行为的发生时间、地点、涉及人员及事件经过等。4.投诉举报及处理情况收集关于档案管理工作的投诉举报信息，并记录对投诉举报的处理结果，包括是否属实、处理措施及处理结果等。（三）记录方式信用信息采用电子文档和纸质文档相结合的方式进行记录。电子文档应建立专门的信用信息数据库，按照统一的格式和标准进行存储，便于查询和统计分析。纸质文档作为备份资料，由专人负责保管，确保信息的原始性和完整性。同时，对信用信息的记录要注明日期、来源等相关信息，确保记录的准确性和可追溯性。四、信用评价（一）评价主体成立档案信用评价小组，成员包括档案管理部门负责人、相关业务部门代表以及法律合规部门人员等。评价小组负责对公司/组织内涉及档案管理的部门及人员进行信用评价。（二）评价周期信用评价原则上每年进行一次，评价时间为每年的[具体月份]。评价周期内，对各部门及人员的信用信息进行全面梳理和分析，作为评价的依据。（三）评价标准1.守信标准严格遵守档案管理相关法律法规和公司/组织信用承诺制度，一年内无任何违规违纪行为记录。档案形成及时、完整，按时移交档案管理部门，移交档案质量符合要求。档案保管安全，整理规范，利用服务高效，在档案利用过程中未出现任何因管理不善导致的档案信息安全问题。积极配合档案管理部门工作，主动提供档案管理相关建议，对提升档案管理水平有显著贡献。2.失信标准违反档案管理法律法规，受到行政处罚或公司/组织内部纪律处分。未履行档案形成、移交、保管、利用等环节的信用承诺，存在档案造假、拖延移交、保管不善导致档案损坏丢失、违规利用档案等行为。因档案管理工作失误，给公司/组织造成重大经济损失或不良社会影响。对投诉举报问题拒不配合调查或调查结果显示存在严重违规行为。3.一般失信标准在档案管理过程中存在轻微违规行为，但未造成严重后果，如档案整理不规范、利用手续办理不及时等。未完全履行信用承诺，但经提醒后及时改正，未对档案管理工作造成较大影响。（四）评价方法1.定量评价根据信用信息记录中的具体数据和事实，对各部门及人员在档案形成数量、移交及时性、保管期限达标率、利用违规次数等方面进行量化评分。2.定性评价评价小组根据日常工作中的观察、了解以及相关部门和人员的反馈意见，对各部门及人员在遵守法律法规、履行职责态度、团队协作等方面进行定性评价，给出相应的评价等级。3.综合评价将定量评价结果和定性评价结果进行综合分析，确定最终的信用评价等级。信用评价等级分为守信、一般失信、失信三个等级，具体划分标准如下：守信等级：综合得分在[X]分及以上，且无任何失信行为记录。一般失信等级：综合得分在[XY]分之间，或存在一般失信行为。失信等级：综合得分在[Y]分以下，或存在严重失信行为。（五）评价结果公示信用评价结果经公司/组织批准后，在内部进行公示，公示期为[具体天数]。公示期间，接受全体员工的监督和反馈。如对评价结果有异议，相关部门或人员可在公示期内向档案信用评价小组提出申诉，评价小组应进行调查核实，并将最终处理结果告知申诉人。五、激励与惩戒措施（一）激励措施1.表彰奖励对信用评价等级为守信的部门及人员，在公司/组织内部进行公开表彰，颁发荣誉证书，并给予一定的物质奖励，如奖金、奖品等。2.优先推荐在各类评优评先、晋升晋级、项目合作等方面，对守信人员予以优先推荐，同等条件下优先考虑。3.培训与交流机会为守信人员提供更多的专业培训和业务交流机会，帮助其提升档案管理技能和综合素质，促进其职业发展。（二）惩戒措施1.批评教育对一般失信的部门及人员，由档案管理部门进行批评教育，要求其作出书面检讨，并制定整改措施，限期整改。2.内部通报在公司/组织内部对一般失信行为进行通报批评，引起全体员工的重视，起到警示作用。3.限制权利对失信人员限制其档案利用权限，如减少查阅档案范围、缩短借阅期限等。同时，在涉及档案管理的重要工作任务中，限制其参与程度。4.经济处罚根据失信行为的严重程度，对失信部门及人员给予一定的经济处罚，如扣除绩效奖金、罚款等。5.纪律处分对严重失信行为，按照公司/组织内部纪律规定，给予相应的纪律处分，如警告、记过、降职、撤职等。情节严重的，依法解除劳动合同，并追究其法律责任。六、信用修复（一）修复条件1.失信行为已得到纠正，并采取有效措施防止类似问题再次发生。2.向档案管理部门提交书面信用修复申请，说明失信行为的原因、整改情况以及今后的信用承诺。3.经过档案信用评价小组审核，认定其符合信用修复条件。（二）修复程序1.失信主体提出信用修复申请，填写《档案信用修复申请表》，详细说明失信行为的发生时间、原因、整改措施及效果等内容，并提交相关证明材料。2.档案管理部门收到申请后，对申请材料进行初审，核实申请内容的真实性和完整性。初审通过后，将申请材料提交档案信用评价小组进行审核。3.档案信用评价小组根据审核标准，对申请主体的信用修复申请进行全面评估。如审核通过，批准其信用修复申请，并在公司/组织内部发布信用修复公告。4.信用修复后，恢复其相应的档案管理权利和待遇，但信用评价等级不再恢复为守信等级，而是根据其后续表现重新进行评价。七、监督与管理（一）监督主体公司/组织内部审计部门负责对档案信用承诺制度的执行情况进行监督检查，确保各项规定得到有效落实。同时，鼓励全体员工对档案管理过程中的信用行为进行监督，发现问题及时向相关部门报告。（二）监督内容1.信用信息采集与记录的准确性和完整性，是否存在信息遗漏或虚假记录的情况。2.信用评价过程是否公正、公平、公开，评价标准是否严格执行，评价结果是否客观真实。3.激励与惩戒措施的落实情况，是否按照规定对守信和失信人员进行相应的奖励和处罚。4.信用修复工作是否规范，修复条件是否严格审核，修复程序是否符合要求。（三）管理措施1.定期对档案信用承诺制度的执行情况进行总结分析，针对存在的问题及时提出改进措施，不断完善制度内容。2.将档案信用管理工作纳入公司/组织整体绩效考核体系，对档案管理部门及相关人员在信用管理方面的工作成效进行考核评价，确保信用管理工作得到有效落实。3.加强与外部档案管理机构、行业协会等的交流与合作，及时了解行业最新信用管理动态