档案保管工作制度及流程

PAGE档案保管工作制度及流程一、总则1.目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本档案保管工作制度及流程。2.适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中形成的各类档案资料的保管。3.档案定义本制度所指档案是公司在各项活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。二、档案分类1.行政档案公司文件：包括公司章程、制度、决议、通知、报告等。人事档案：员工个人基本信息、履历、考核、奖惩、薪资等资料。会议档案：会议纪要、决议、记录等。证照档案：营业执照、组织机构代码证、税务登记证等各类证件。2.业务档案销售档案：销售合同、客户资料、报价单、订单等。采购档案：采购合同、供应商资料、采购订单等。生产档案：生产计划、工艺文件、质量记录等。财务档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告等。3.其他档案声像档案：照片、录音、录像等。电子档案：以电子形式存储的各类文件。三、档案收集1.各部门职责各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理工作。定期将工作中形成的具有保存价值的文件、资料进行收集，确保档案的完整性。2.收集范围各类文件的初稿、修改稿、定稿。会议记录、纪要、决议等。业务活动中的合同、协议、报表、报告等。员工的考核、奖惩、培训等资料。其他具有保存价值的资料。3.收集时间日常工作中形成的档案应及时收集。每月末各部门应将当月收集的档案整理后移交档案室。四、档案整理1.分类编号根据档案分类标准，对收集到的档案进行分类。为每一类档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性。2.装订编目对纸质档案进行装订，确保整齐、牢固。编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源等信息，便于查找和管理。3.电子档案整理对电子档案进行分类存储，建立清晰的文件夹结构。为电子档案命名，命名应规范、准确，便于识别。定期对电子档案进行备份，确保数据安全。五、档案保管1.档案室设置公司应设立专门的档案室，档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。档案室应配备必要的档案装具，如档案柜、货架等。2.档案存放按照档案分类编号顺序，将档案存放于档案装具中。不同类别的档案应分开存放，便于查找和管理。3.安全管理档案室应安排专人负责管理，严格执行档案进出登记制度。定期对档案室进行安全检查，确保档案的安全。做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，配备必要的消防器材和防护设备。六、档案借阅1.借阅申请因工作需要借阅档案的人员，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅时间等信息。《档案借阅申请表》经所在部门负责人签字批准后，交档案室管理人员办理借阅手续。2.借阅审批档案室管理人员对《档案借阅申请表》进行审核，根据档案的密级和借阅范围进行审批。对于涉及公司机密的档案，需经公司领导批准后方可借阅。3.借阅登记经审批同意借阅的档案，档案室管理人员应进行借阅登记，记录借阅人姓名、部门、借阅时间、归还时间等信息。借阅人应在借阅登记本上签字确认。4.档案借阅借阅人凭借阅登记手续到档案室领取档案，档案室管理人员应向借阅人当面清点档案数量，并告知借阅注意事项。借阅人应妥善保管档案，不得擅自涂改、转借、复印或泄露档案内容。5.档案归还借阅人应在规定的借阅时间内归还档案，如因特殊情况需要延期归还，应提前向档案室管理人员办理延期手续。档案室管理人员在收到归还的档案时，应认真检查档案的完整性和准确性，如发现问题应及时向借阅人提出。借阅人归还档案后，档案室管理人员应在借阅登记本上注明归还时间，并将档案归还原位。七、档案利用1.利用方式公司内部人员可根据工作需要，查阅、复印、摘录档案资料。对外提供档案利用服务时，应按照国家有关法律法规和公司规定办理相关手续。2.利用审批公司内部人员查阅、复印、摘录档案资料，需填写《档案利用申请表》，经所在部门负责人签字批准后，交档案室管理人员办理利用手续。对外提供档案利用服务，需经公司领导批准，并签订相关协议，明确利用范围、期限、保密责任等事项。3.利用登记档案室管理人员对档案利用情况进行登记，记录利用人姓名、部门、利用时间、利用方式、利用内容等信息。利用登记应详细、准确，便于统计和查询。八、档案鉴定与销毁1.鉴定组织公司成立档案鉴定小组，由档案室管理人员、各部门负责人及相关专业人员组成。档案鉴定小组负责对公司档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限和价值。2.鉴定标准根据国家有关法律法规和公司档案管理规定，结合公司实际情况，制定档案鉴定标准。档案鉴定标准应明确不同类型档案的保管期限、价值判断依据等内容。3.鉴定程序档案鉴定小组对档案进行逐卷审查，根据鉴定标准确定档案的保管期限和价值。对保管期限已满或失去保存价值的档案，填写《档案销毁申请表》，提出销毁意见。《档案销毁申请表》经公司领导批准后，方可进行档案销毁。4.销毁登记档案销毁时，应进行详细的销毁登记，记录销毁档案的名称、编号、数量、销毁时间、销毁方式等信息。销毁登记应由两人以上签字确认，确保销毁过程的真实性和准确性。5.销毁方式对纸质档案可采用焚烧、粉碎等方式进行销毁。对电子档案应采用数据删除、格式化等方式进行销毁，确保数据无法恢复。九、档案统计与移交1.统计工作档案室管理人员应定期对档案的收集、整理、保管、利用等情况进行统计，填写档案统计报表。档案统计报表应准确、及时，反映公司档案管理工作的实际情况。2.移交工作公司因机构调整、业务变更等原因，需要将档案移交给其他单位或