文书档案工作制度发展

PAGE文书档案工作制度发展一、总则（一）目的为加强公司文书档案管理，确保文书档案的完整、准确、系统和安全，便于查阅和利用，特制定本制度。本制度依据国家相关法律法规以及行业标准，结合公司实际情况制定，旨在规范公司文书档案工作流程，提高工作效率，保障公司各项业务的顺利开展。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构以及全体员工在工作过程中形成的各类文书档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司文书档案由专门的档案管理部门集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则归档的文书档案必须是真实反映公司各项工作实际情况的原始材料。3.完整性原则全面收集公司在各个业务环节产生的文书档案，保证档案内容的完整无缺。4.保密性原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及公司机密的文书档案进行妥善保管，防止信息泄露。二、文书档案的分类与编号（一）分类标准1.行政类包括公司行政事务管理中形成的各类文件，如公司章程、股东会决议、董事会决议、总经理办公会纪要、行政命令、通知、通报、报告、请示、批复等。2.人事类涵盖员工招聘、培训、考核、薪酬福利、劳动合同、人事任免、奖惩等方面的文件材料。3.财务类包含财务预算、决算、财务报表、会计凭证、审计报告、税务文件等。4.业务类根据公司不同业务板块划分，如市场营销业务中的市场调研报告、销售合同、客户资料；生产业务中的生产计划、工艺文件、质量检验报告；研发业务中的科研项目申报书、研究成果报告等。5.其他类不属于以上分类的其他文件，如会议记录、活动方案、宣传资料、往来信函等。（二）编号规则1.文书档案编号采用“年度+类别+流水号”的方式。2.年度以公元纪年全称表示，如“20XX”。3.类别用大写字母表示，如行政类用“A”表示，人事类用“B”表示，财务类用“C”表示，业务类用“D”表示，其他类用“E”表示。4.流水号为每类文书档案按顺序编排的号码，从“001”开始。例如，2023年行政类的第5份文件编号为“2023A005”。三、文书档案的形成与收集（一）形成要求1.公司各部门及员工在开展各项工作过程中，应及时形成各类文书档案。文书内容应准确、清晰、完整，语言规范，符合公文格式要求。2.文件起草人应确保文件表述准确，逻辑严谨，引用的数据和事实可靠。文件内容涉及多个部门的，相关部门应共同参与起草，确保文件反映各方意见。3.重要文件应进行审核，审核人应认真审查文件内容，确保文件符合法律法规、公司政策以及实际工作需要。审核通过后，文件方可正式印发或存档。（二）收集范围1.上级机关发来的与公司有关的文件、指示、通知等。2.公司对外发出的各类文件，包括正式公文、函件、宣传资料等。3.公司内部各部门之间的往来文件，如请示、报告、批复、协调函等。4.公司在各类会议上形成的会议纪要、决议、记录等。5.公司员工在工作中产生的工作报告、总结、计划、方案等。6.公司财务活动中产生的各类凭证、报表、审计报告等。7.公司业务活动中形成的合同、协议、订单、客户资料、市场调研报告等。8.公司在人事管理方面产生的员工档案、招聘资料、培训记录、考核结果等。9.公司获得的荣誉证书、奖励文件、资质证明等。10.其他与公司工作相关的有保存价值的文件材料。（三）收集时间1.日常工作中形成的文件，承办部门或个人应在文件办理完毕后的[X]个工作日内将文件整理后移交档案管理部门。2.会议文件应在会议结束后的[X]个工作日内收集齐全并移交档案管理部门。会议主办部门应负责督促相关人员及时提交会议文件，并对文件进行初步整理。3.年度结束后，各部门应在次年[X]月[X]日前将上一年度形成的各类文件进行全面整理，编制文件目录，移交档案管理部门。（四）收集流程1.承办部门或个人将整理好的文件材料按照分类标准进行分类，并填写文件移交清单，清单内容包括文件名称、编号、日期、来源、保管期限等。2.档案管理部门接收文件时，应认真核对文件移交清单与实际文件的一致性，对不符合要求的文件，应及时通知承办部门或个人进行补充或修正。3.档案管理部门在接收文件后，应在文件移交清单上签字确认，并将文件按照编号顺序存放于档案库房。四、文书档案的整理与归档（一）整理要求1.档案管理人员应按照分类标准对收集到的文书档案进行进一步整理，去除文件中的金属物，如订书钉、回形针等。2.对破损或褪色的文件应进行修复或复制，确保文件的完整性和可读性。3.按照文件的形成时间、重要程度等因素进行排列，同一类别的文件应按照时间顺序依次排列。4.对每份文件进行编页，编写页号应使用阿拉伯数字，标注在文件正面右上角、背面左上角。（二）归档方法1.文书档案采用纸质档案与电子档案相结合的归档方式。纸质档案应按照分类编号顺序装订成册，一式[X]份。电子档案应按照纸质档案的分类编号进行命名和存储，确保电子档案与纸质档案内容一致。2.对于重要文件或涉及机密的文件，应单独建立密级档案，严格按照保密制度进行管理。3.归档文件应编制归档目录，目录内容包括文件编号、文件名称、日期、保管期限等。归档目录应一式两份，一份随档案装订成册，一份单独存放。（三）归档时间1.月度归档每月末，档案管理人员应将当月收集到的文书档案进行整理归档，确保档案的及时入库。2.年度归档每年年初，档案管理人员应对上一年度的文书档案进行全面整理归档，编制年度档案索引，方便查阅利用。（四）归档流程1.档案管理人员根据整理好的文件材料，按照归档方法进行装订、编页、编制归档目录等工作。2.将装订成册的纸质档案和存储好的电子档案按照分类编号顺序存放于档案库房的相应位置，并在档案管理系统中录入档案信息。3.对归档过程中发现的问题及时进行记录和处理，确保归档工作的顺利完成。五、文书档案的保管与保护（一）保管环境1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。2.库房内应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施，如灭火器、防盗门、除湿机、防虫药、挡鼠板等。3.档案架应坚固耐用，排列整齐，便于档案的存放和查找。档案架应标注分类编号，确保档案存放有序。（二）保管期限1.文书档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括公司章程、股东会决议、董事会决议、重要合同协议、财务审计报告等具有重要历史价值和法律意义的文件。3.长期保管的档案期限为[X]年，主要包括一般性文件、业务资料、人事档案等。4.短期保管的档案期限为[X]年，主要包括临时性文件、一次性使用的资料等。（三）档案清查1.档案管理部门应定期对文书档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，每季度进行一次局部清查。2.清查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等。清查过程中发现的问题应及时记录，并采取相应的措施进行处理。3.对清查结果应编制清查报告，报告内容包括清查时间、范围、结果、存在问题及处理建议等。清查报告应提交公司领导审阅。（四）档案保护措施1.对纸质档案应定期进行检查，发现有破损、褪色等情况应及时进行修复或复制。2.电子档案应定期进行备份，备份存储介质应异地存放，防止因自然灾害、设备故障等原因导致档案数据丢失。3.严格遵守档案查阅利用制度，防止档案在查阅过程中受到损坏或丢失。对查阅后的档案应及时进行清点和检查，确保档案的安全。六）文书档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部员工因工作需要查阅文书档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经所在部门负责人签字同意后，方可到档案管理部门查阅。2.涉及公司机密的档案，查阅人必须经公司保密委员会批准，并在档案管理部门指定的地点查阅，查阅过程中不得擅自摘抄、复制、拍照等。3.外部单位因工作需要查阅公司文书档案的，应出具正式介绍信，说明查阅目的和内容，经公司分管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅。查阅过程中不得将档案带离档案管理部门。（二）查阅流程1.查阅人填写档案查阅申请表，提交所在部门负责人签字。2.将申请表提交档案管理部门，档案管理人员根据查阅权限进行审核。3.审核通过后，档案管理人员根据查阅申请表提供的查阅内容，查找相应的档案，并在档案查阅登记簿上记录查阅人姓名、部门、查阅时间、查阅内容等信息。4.查阅人在档案管理部门指定的地点查阅档案，查阅过程中不得擅自涂改、损坏档案。如需摘抄、复制档案，应按照相关规定办理手续。5.查阅完毕后，查阅人应将档案归还档案管理人员，档案管理人员对档案进行清点和检查，确认无误后，在档案查阅登记簿上记录归还时间。（三）利用规定1.公司员工查阅档案后，如需将档案用于公司内部工作，应按照公司内部文件管理规定进行使用，不得擅自传播或泄露给无关人员。2.外部单位查阅档案后，如需使用档案中的信息，应按照与公司签订的协议或相关规定进行使用，不得将档案用于任何与查阅目的无关的活动。3.档案管理部门应定期对档案的查阅利用情况进行统计分析，总结经验教训，不断完善档案查阅利用制度。七、文书档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.文书档案的鉴定工作应遵循全面审查、历史地、发展地看问题的原则，确保鉴定结果的准确性和科学性。2.鉴定工作应严格按照国家有关法律法规和公司档案管理制度进行，确保鉴定工作的合法性和规范性。（二）鉴定组织1.公司成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括各部门业务骨干和档案管理人员。2.鉴定工作小组负责对到期的文书档案进行鉴定，提出销毁意见，并报公司领导审批。（三）鉴定方法1.定期鉴定每年对保管期限已满的文书档案进行一次全面鉴定，确定是否需要继续保存或销毁。2.随时鉴定对涉及公司重大决策、重要业务活动、法律纠纷等方面的文件，应根据实际情况随时进行鉴定，确保档案的完整性和准确性。（四）销毁程序1.经鉴定确需销毁的档案，由档案管理部门编制档案销毁清单，清单内容包括档案编号、文件名称、日期、保管期限等。2.档案销毁清单经