扶贫档案管理制度汇编

PAGE扶贫档案管理制度汇编一、总则（一）目的为加强扶贫档案管理，确保扶贫工作档案资料的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在扶贫工作中的凭证和参考作用，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司/组织扶贫工作实际，制定本制度汇编。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织参与的各类扶贫项目所形成的档案管理工作，包括但不限于扶贫项目申报、实施、验收等全过程中产生的文件、资料、图表、数据等各类载体的档案。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映扶贫工作实际情况，不得伪造、篡改。2.完整性原则：全面收集、整理扶贫工作各环节形成的档案资料，确保档案的齐全完整。3.规范性原则：档案管理工作应遵循国家有关档案管理的法律法规、行业标准以及本制度规定的程序和方法，保证档案格式规范、分类科学、编号统一。4.保密性原则：对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的扶贫档案，应严格保密，防止信息泄露。（四）管理职责1.公司/组织扶贫工作领导小组负责审定扶贫档案管理制度和工作计划。监督检查扶贫档案管理工作的执行情况。协调解决扶贫档案管理工作中的重大问题。2.档案管理部门负责制定和完善扶贫档案管理制度，并组织实施。指导、监督各部门做好扶贫档案的收集、整理、归档工作。负责扶贫档案的集中统一管理，包括档案的接收、保管、利用、鉴定、销毁等工作。3.各扶贫项目实施部门负责本部门扶贫项目档案的收集、整理、立卷和移交工作，确保档案资料的真实、完整、准确。明确专人负责档案管理工作，配合档案管理部门做好档案管理相关工作。二、档案的收集与整理（一）收集范围1.项目申报阶段：包括扶贫项目申报书、可行性研究报告、项目建议书、相关部门审批文件等。2.项目实施阶段：项目实施方案：包括项目目标、实施内容、实施步骤、资金预算、预期效益等。项目实施过程记录：如项目进展情况报告、会议纪要、工作简报、现场照片、影像资料等。资金管理资料：包括项目资金预算下达文件、资金拨付凭证、财务报表、审计报告等。物资采购与管理资料：物资采购合同、物资出入库记录、物资发放清单等。项目监测与评估资料：监测指标体系、监测数据、评估报告等。项目受益对象相关资料：受益对象基本信息、帮扶措施落实情况、受益对象反馈等。3.项目验收阶段：项目验收申请报告、验收方案、验收意见、验收报告等。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时收集本部门在扶贫工作中形成的各类文件资料，确保档案资料的齐全完整。2.收集的档案资料应字迹清晰、图表工整、签字盖章手续完备，禁止使用易褪色的书写材料。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，并确保电子文件的真实性、完整性和可读性。（三）整理方法1.分类：按照扶贫项目类别、时间顺序、文件性质等进行分类。一般可分为综合类、项目管理类、资金管理类、物资管理类、监测评估类、受益对象类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号可采用数字编码或字母与数字相结合的方式，便于档案的查找和管理。3.装订：对纸张规格不一致、破损的档案材料应进行修整或裱糊，使其整齐划一。档案材料应左侧装订，装订应牢固、整齐，便于保管和利用。4.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。档案目录应一式两份，一份随档案装订成册，一份单独成册，便于查阅。三、档案的归档与保管（一）归档时间1.各部门应在每年[具体时间]前，将上一年度形成的扶贫档案整理归档，并移交至档案管理部门。2.对于扶贫项目实施周期较长的项目，应在项目结束后[具体时间]内完成档案归档工作。（二）归档程序1.各部门档案管理人员按照整理要求，对本部门档案进行初步整理，编制档案移交清单。2.将整理好的档案及档案移交清单一并提交至档案管理部门。3.档案管理部门对接收的档案进行审核，核对档案的完整性、准确性和规范性。如发现问题，应及时通知移交部门进行整改。4.审核无误后，档案管理部门在档案移交清单上签字确认，并将档案入库保管。（三）保管期限扶贫档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管：反映扶贫工作重大决策、重要活动、历史沿革等具有长远利用价值的档案。2.长期保管：在较长时间内对扶贫工作有查考利用价值的档案，保管期限一般为[具体年限]年。3.短期保管：在较短时间内对扶贫工作有参考价值的档案，保管期限一般为[具体年限]年。（四）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.对电子档案应进行备份，并存储在安全可靠的存储介质上，定期进行检查和维护，防止数据丢失。4.建立档案保管台账，详细记录档案入库、保管、查阅、借阅、移出等情况，做到账物相符。四、档案的利用与借阅（一）利用原则扶贫档案的利用应遵循合法、合理、安全的原则，确保档案信息的正确使用，不得损害国家利益、集体利益和他人合法权益。（二）利用方式1.查阅：因工作需要查阅扶贫档案的，查阅人员应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.借阅：确需借阅扶贫档案的，借阅人员应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、借阅用途等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[具体天数]天，特殊情况需延长的，应办理续借手续。3.复制：如需复制扶贫档案的，应填写《档案复制申请表》，注明复制内容、复制用途等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，由档案管理部门工作人员进行复制。复制的档案应加盖档案管理部门印章，并注明复制日期。（三）利用要求1.查阅、借阅档案时，查阅、借阅人员应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。2.查阅、借阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换、损坏档案。3.查阅、借阅人员归还档案时，档案管理部门应认真核对档案的完整性和准确性，如发现问题，应及时查明原因，并追究相关人员的责任。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门应定期对已到保管期限的扶贫档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。2.鉴定小组应根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行全面审查，提出鉴定意见。3.对仍有保存价值的档案，可以延长保管期限；对确无保存价值的档案，应编制《档案销毁清册》。（二）销毁程序1.《档案销毁清册》应经公司/组织扶贫工作领导小组审批。2.档案销毁时应有两人以上监销，并在销毁清册上签字确认。3.销毁档案应采用适当的方式进行，确保档案信息无法恢复。（三）销毁记录档案管理部门应将档案销毁情况进行记录，包括销毁时间、销毁地点、销毁档案名称、数量等，记录应长期保存。六、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立扶贫档案信息化管理系统，实现扶贫档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）数据采集与录入1.对已整理好的扶贫档案进行数字化扫描，确保扫描图像清晰、完整。2.将扫描后的电子档案数据录入档案信息化管理系统，录入的数据应准确无误，与纸质档案内容一致。（三）系统功能要求1.档案存储功能：能够安全、稳定地存储扶贫档案的电子数据，支持多种存储格式。2.检索查询功能：提供灵活多样的检索方式，如按档案编号、题名、日期、关键词等进行检索，方便快速查找所需档案。3.借阅管理功能：实现档案借阅申请、审批、登记、归还等流程的信息化管理，记录借阅人员信息、借阅时间、归还时间等。4.权限管理功能：设置不同的用户角色和权限，确保档案信息的安全，只有授权人员才能访问和操作相关档案。5.统计分析功能：能够对扶贫档案的数量、类别、保管期限等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。（四）系统维护与安全管理1.定期对档案信息化管理系统进行维护和升级，确保系统的正常运行。2.加强系统安全管理，采取防火墙、数据加密、用户认证等安全措施，防止数据泄露、丢失和被非法篡改。