文件档案材料归档制度

PAGE文件档案材料归档制度一、总则（一）目的为了加强公司/组织文件档案材料的管理，确保文件档案材料的完整、准确、系统和安全，便于查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织各部门在工作活动中形成的各类文件档案材料的归档管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织设立专门的档案管理机构或指定专人负责文件档案材料的归档工作，对各类文件档案材料实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则归档的文件档案材料应真实反映公司/组织的工作活动和历史面貌，内容准确无误，不得弄虚作假、篡改或伪造。3.及时归档原则各部门应在文件档案材料形成后及时进行整理和归档，不得积压或拖延，确保档案的时效性。4.便于利用原则归档的文件档案材料应分类科学、编号规范、排列有序，便于查阅和利用，提高工作效率。二、归档范围（一）行政管理类1.公司/组织的章程、制度、规定、办法等规范性文件。2.公司/组织的设立、变更、注销等相关文件，包括营业执照、组织机构代码证、税务登记证等。3.公司/组织的会议文件，包括会议通知、议程、报告、决议、纪要等。4.公司/组织的工作计划、总结、报告、统计报表等。5.公司/组织的人事管理文件，包括员工招聘、培训、考核、晋升、奖惩、离职等相关文件。6.公司/组织的财务管理文件，包括预算、决算、财务报表、审计报告等。7.公司/组织的行政管理文件，包括公文处理、印章管理、保密工作、信访工作等相关文件。8.公司/组织的外事活动文件，包括出国考察、接待外宾等相关文件。（二）业务管理类1.公司/组织的业务规划、方案、计划、总结等。2.公司/组织的业务合同、协议、订单等。3.公司/组织的业务项目文件，包括项目立项、可行性研究报告、项目实施计划、项目验收报告等。4.公司/组织的业务统计报表、数据分析报告等。5.公司/组织的业务技术文件，包括技术标准、规范、操作规程、技术图纸等。6.公司/组织的业务质量文件，包括质量手册、质量计划、质量检验报告等。7.公司/组织的业务安全文件，包括安全管理制度、安全检查报告、事故处理报告等。（三）党群工作类1.公司/组织的党组织建设文件，包括党组织设置、党员发展、党员教育管理等相关文件。2.公司/组织的思想政治工作文件，包括宣传教育、企业文化建设等相关文件。3.公司/组织的工会工作文件，包括工会组织建设、职工权益维护、工会活动等相关文件。4.公司/组织的共青团工作文件，包括团组织建设、青年工作、共青团活动等相关文件。（四）其他类1.公司/组织的荣誉证书、奖状、奖杯等。2.公司/组织的重要活动照片、录像、录音等。3.公司/组织的其他具有保存价值的文件档案材料。三、归档要求（一）文件材料的收集1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的齐全、完整。2.收集的文件材料应包括纸质文件、电子文件、照片、录像、录音等各种载体形式。3.对于重要的文件材料，应收集原件；对于无法收集原件的，应收集具有同等效力的复印件，并注明原件的保存地点和出处。（二）文件材料的整理1.收集的文件材料应按照分类标准进行整理，确保分类科学、合理。2.纸质文件应按照文件的形成时间、来源、内容等进行分类，编制文件目录，并装订成册。3.电子文件应按照文件的类别、名称、日期等进行分类，建立电子文件数据库，并进行备份。4.照片、录像、录音等应按照拍摄时间、内容等进行分类，编制目录，并注明拍摄地点、人物、事件等相关信息。（三）文件材料的编号1.归档的文件材料应进行编号，确保编号唯一、规范。2.纸质文件的编号应标注在文件的右上角或左上角，电子文件的编号应标注在文件的文件名或文件属性中。3.编号应按照一定的顺序进行编排，便于查找和管理。（四）文件材料的装订1.纸质文件应进行装订，确保装订牢固、整齐。2.装订时应去除文件上的金属物，如订书钉、回形针等。3.对于幅面较大的文件，应进行折叠，使其幅面大小与A4纸相同，并在折叠处加盖骑缝章。（五）文件材料的编目1.归档的文件材料应编制目录，目录应包括文件编号、文件名称、文件日期、文件来源、文件页数等相关信息。2.目录应打印或手写在A4纸上，并装订在文件的首页。3.电子文件的目录应建立电子表格，并与电子文件数据库相对应。（六）文件材料的装盒1.装订成册的纸质文件应装入档案盒，并在档案盒上标注档案编号、档案名称、档案日期等相关信息。2.档案盒应按照档案编号的顺序排列，存放在档案架上。3.电子文件应存储在光盘、硬盘等存储介质上，并在存储介质上标注电子文件的编号、名称、日期等相关信息。存储介质应存放在档案柜中，并定期进行检查和维护。四、归档流程（一）文件材料的形成各部门在工作活动中形成的文件材料，应由承办人负责收集和整理，并及时交本部门的档案管理人员。（二）文件材料的初审各部门的档案管理人员收到承办人交来的文件材料后，应进行初审，检查文件材料的完整性、准确性和规范性，并按照分类标准进行初步分类。（三）文件材料的整理初审合格的文件材料，应由各部门的档案管理人员进行整理，包括编号、装订、编目等工作，并填写《文件档案材料归档登记表》。（四）文件材料的移交整理好的文件材料，应由各部门的档案管理人员定期移交公司/组织的档案管理机构或指定专人。移交时，应填写《文件档案材料移交清单》，双方签字确认。（五）文件材料的归档公司/组织的档案管理机构或指定专人收到各部门移交的文件材料后，应进行审核，审核合格的文件材料应及时进行归档，并按照档案管理的要求进行分类、编号、装盒等工作。五、档案保管（一）档案库房管理1.公司/组织应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、防虫药品、温湿度计等设备，并定期进行检查和维护。（二）档案装具管理1.档案装具应选用符合国家标准的档案柜、档案盒等，确保档案的安全存放。2.档案柜应排列整齐，编号规范，便于查找和管理。3.档案盒应按照档案编号的顺序排列，存放在档案柜中。（三）档案存储介质管理1.电子文件的存储介质应选用质量可靠、性能稳定的光盘、硬盘等，并定期进行备份。2.存储介质应存放在档案柜中，并标注电子文件的编号、名称、日期等相关信息。3.定期对存储介质进行检查和维护，确保电子文件的安全存储。（四）档案安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房、档案装具、档案存储介质等的安全管理。2.档案管理人员应严格遵守档案安全管理制度，不得擅自离岗、脱岗，确保档案的安全。3.定期对档案进行清查和盘点，发现问题及时处理，并做好记录。六、档案利用（一）档案查阅1.公司/组织内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等相关信息，并经所在部门负责人签字同意后，方可到档案管理机构查阅。2.档案管理机构应根据《档案查阅申请表》提供相应的档案，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅时间、查阅人、查阅内容、查阅目的等相关信息。3.查阅档案时，应在档案管理机构指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案管理机构。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理机构负责人同意，并注明复印或摘录的内容、出处等相关信息。（二）档案借阅1.公司/组织外部人员查阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等相关信息，并经公司/组织主管领导签字同意后，方可到档案管理机构借阅。2.档案管理机构应根据《档案借阅申请表》提供相应的档案，并与借阅人签订《档案借阅协议》，明确借阅人的权利和义务。3.借阅档案时，应在档案管理机构指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案管理机构或转借他人。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理机构负责人同意，并注明复印或摘录的内容、出处等相关信息。4.借阅人应在规定的时间内归还档案，如需延期归还，应提前办理延期手续。逾期未归还的，档案管理机构应及时催还，并按照《档案借阅协议》的约定追究借阅人的责任。（三）档案统计1.档案管理机构应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计，并填写《档案统计报表》。2.档案统计报表应包括档案数量、档案种类、档案利用情况等相关信息，并及时上报公司/组织主管领导和相关部门。3.档案统计数据应真实、准确、完整，不得虚报、瞒报、漏报。七、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.公司/组织应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和价值。2.档案鉴定工作应由档案管理机构组织，相关部门负责人和专业人员参加。3.档案鉴定应根据档案的形成时间、来源、内容、重要程度等因素进行综合分析，确定档案的保管期限和价值。保管期限分为永久、长期和短期三种，永久保管的档案应长期保存，不得销毁；长期保管的档案应保存15年以上；短期保管的档案应保存5年以下。（二）档案销毁1.经鉴定失去保存价值的档案，应按照规定进行销毁。2.档案销毁工作应由档案管理机构组织，相关部门负责人和专业人员参加，并填写《档案销毁清册》。3.档案销毁清册应包括档案编号、档案名称、档案日期、档案来源、档案页数等相关信息，并经档案管理机构