行政部档案印章管理制度

PAGE行政部档案印章管理制度一、总则（一）目的为加强公司行政部档案与印章管理，确保档案的完整、安全和有效利用，规范印章的使用流程，防范风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司行政部及各部门涉及档案管理与印章使用的相关工作。（三）基本原则1.真实性原则：档案应如实反映公司各项业务活动的真实情况，印章使用必须基于真实、合法的业务需求。2.完整性原则：保证档案资料的齐全、完整，印章使用过程中的各类文件、记录应妥善保存，确保可追溯。3.保密性原则：对涉及公司机密的档案和印章使用信息严格保密，防止信息泄露。4.规范性原则：档案管理和印章使用应遵循既定的流程和标准，确保操作规范、有序。二、档案管理（一）档案分类1.行政档案：包括公司各类行政文件、会议纪要、工作计划与总结、人事档案等。2.业务档案：根据公司不同业务板块，如销售、采购、生产等，分类存放相关业务合同、订单、报表等资料。3.财务档案：涵盖会计凭证、账簿、财务报表、审计报告等财务相关文件。4.其他档案：如公司资质证书、荣誉证书、重要合同协议等特殊档案。（二）档案收集与整理1.各部门应指定专人负责本部门档案资料的收集、整理工作，确保档案资料及时、准确地移交至行政部。2.行政部档案管理人员对接收的档案进行分类、编号、装订等整理工作，建立档案目录清单，便于查询和管理。（三）档案归档与存储1.按照档案分类标准，将整理好的档案及时归档至相应的档案柜或电子存储系统中。2.电子档案应进行备份存储，存储介质应定期检查和维护，确保数据安全。3.档案存储环境应保持清洁、干燥、通风，具备防火、防潮、防虫、防盗等安全措施。（四）档案查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称及编号等信息，经所在部门负责人审批后，方可到行政部查阅。2.涉及机密档案的查阅，需经公司高层领导批准。3.档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管档案，不得擅自涂改、转借、复印或泄露档案内容。归还档案时，行政部档案管理人员应进行检查，如发现问题，及时追究借阅人员责任。（五）档案保管期限与销毁1.根据国家法律法规和公司实际情况，确定各类档案的保管期限。一般分为短期（[X]年以下）、中期（[X]年至[X]年）和长期（[X]年以上）。2.达到保管期限的档案，由行政部档案管理人员提出销毁申请，填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、数量、保管期限等信息，经公司领导审批后，方可进行销毁。3.档案销毁应采用适当的方式，如粉碎、焚烧等，并由专人负责监督，确保档案信息彻底销毁。同时，应保留销毁记录，以备查考。三、印章管理（一）印章种类1.公司公章：代表公司对外行使权力的正式印章，用于各类重要文件、合同协议、资质证明等的签署。2.法人章：代表公司法定代表人的个人印章，主要用于特定文件的签署或银行预留印鉴等。3.部门章：各部门根据工作需要刻制的印章，用于本部门内部文件的签署和业务往来。4.专用章：如财务专用章、合同专用章等，用于特定业务领域的文件签署，具有明确的使用范围和规定。（二）印章刻制与启用1.公司印章的刻制必须由行政部统一办理，根据公司实际需求填写《印章刻制申请表》，经公司领导审批后，到公安机关指定的刻章单位进行刻制。2.印章刻制完成后，行政部应进行印章备案登记，记录印章名称、编号、规格、启用日期等信息。3.新印章启用前，行政部应发布启用通知，明确印章的使用范围、审批流程等事项，并将印章印模分发给相关部门和人员。（三）印章保管1.公司公章、法人章由行政部专人保管，部门章和专用章由各部门指定专人保管。2.印章保管人员应妥善保管印章，确保印章存放安全，防止印章被盗用、丢失或损坏。3.印章存放应配备专门的保险柜或保管箱，并放置在安全可靠的地点。（四）印章使用审批1.印章使用前，需填写《印章使用申请表》，注明使用部门、使用人、使用日期、印章名称、文件名称及编号、使用事由等详细信息。2.根据印章使用的性质和重要程度，按照以下审批流程进行：一般文件和业务往来文件，经部门负责人审批后，即可使用印章。涉及重要合同、协议、对外担保等文件，需经公司高层领导审批。法人章的使用，必须经法定代表人签字同意。3.审批人员应认真审核申请表内容，确保印章使用的合理性和合法性，如发现问题，应及时提出修改意见或拒绝审批。（五）印章使用登记与记录1.印章保管人员应建立《印章使用登记簿》，对每一次印章使用情况进行详细记录，包括使用日期、文件名称、编号、使用部门、使用人、审批人等信息。2.使用完毕后，印章保管人员应及时将印章归位，并在登记簿上注明归还时间。3.《印章使用登记簿》应妥善保存，保存期限与档案保管期限一致，以备查阅和审计。（六）印章停用与销毁1.因公司机构调整、业务变更等原因，导致印章不再使用时，由行政部提出印章停用申请，填写《印章停用申请表》，经公司领导审批后，宣布印章停用。2.停用的印章应及时收回，并进行封存保管。3.对于不再使用或已损坏的印章，由行政部填写《印章销毁申请表》，经公司领导审批后，按照规定程序进行销毁。销毁过程应进行记录，并存档备查。四、监督与检查（一）内部监督1.行政部定期对档案管理和印章使用情况进行自查，检查档案的整理、归档、查阅、保管等环节是否符合规定，印章使用的审批流程是否规范，登记记录是否完整准确。2.各部门应配合行政部的监督检查工作，及时提供相关资料和信息，对发现的问题应及时整改。（二）审计监督1.公司审计部门定期对档案管理和印章使用情况进行审计，检查档案管理制度的执行情况，印章使用的合规性和效益性。2.审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出整改建议，并跟踪整改落实情况。（三）违规处理1.对于违反本制度规定的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、辞退等。2.因档案管理不善或印章使用不当，给公司造成损失的，相关责任人应