兼职档案管理各项制度

PAGE兼职档案管理各项制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织兼职档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统、安全和有效利用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有兼职人员档案的管理，包括但不限于兼职员工的个人基本信息、工作经历、考核评价、培训记录、奖惩情况等各类档案资料。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映兼职人员的实际情况，不得弄虚作假。2.完整性原则：全面收集兼职人员相关资料，确保档案资料的完整性。3.保密性原则：严格遵守保密规定，保护兼职人员档案信息安全，防止信息泄露。4.规范性原则：档案管理工作应遵循规范的流程和标准，确保档案整理、存储、查阅等工作有序进行。二、档案管理职责分工（一）人力资源部门1.负责兼职人员档案的建立、收集、整理、归档和保管工作。2.制定兼职人员档案管理的工作流程和标准，指导和监督各部门兼职档案管理工作。3.根据工作需要，及时更新和维护兼职人员档案信息，确保档案信息的准确性和时效性。4.负责兼职人员档案的查阅、借阅和归还登记工作，按照规定提供档案利用服务。（二）兼职人员所在部门1.协助人力资源部门做好兼职人员档案资料的收集工作，确保本部门兼职人员档案资料的及时、准确提交。2.负责本部门兼职人员档案的日常管理和维护，如发现档案信息有误或缺失，应及时通知人力资源部门进行更正和补充。3.根据工作需要，经批准后可查阅本部门兼职人员档案，但不得擅自复印、外传或泄露档案内容。（三）档案管理人员1.严格遵守档案管理规章制度，认真履行档案管理职责，确保档案管理工作的规范化和专业化。2.负责兼职人员档案的具体整理、分类、编号、装订、上架等工作，保证档案存放有序，便于查找和利用。3.做好档案的安全保管工作，定期检查档案保管情况，防止档案损坏、丢失、霉变等情况发生。4.按照规定办理档案查阅、借阅手续，对档案利用情况进行登记和统计，及时反馈档案利用效果。三、档案内容及分类（一）个人基本信息档案1.兼职人员的简历，包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、联系方式等。2.身份证复印件、学历证书复印件、学位证书复印件、专业技术资格证书复印件等相关证明材料。3.近期免冠一寸照片。（二）工作经历档案1.兼职人员在本公司/组织及其他单位的工作经历记录，包括入职时间、离职时间、工作岗位、工作职责、工作成果等。2.工作期间获得的奖励证书、荣誉称号等相关证明材料。（三）考核评价档案1.兼职人员的年度考核评价结果，包括工作业绩、工作能力、工作态度等方面的评价意见和得分情况。2.季度、月度考核评价记录，以及专项工作考核评价结果。3.考核评价过程中形成的相关材料，如自评报告、上级评价意见、同事评价意见等。（四）培训记录档案1.参加公司/组织内部培训、外部培训的记录，包括培训名称、培训时间、培训地点、培训内容、培训考核成绩等。2.培训证书复印件、培训总结报告等相关证明材料。（五）奖惩情况档案1.兼职人员获得的奖励情况记录，包括奖励名称、奖励时间、奖励原因等。2.受到的处罚情况记录，包括处罚名称、处罚时间、处罚原因等。3.奖惩决定文件、表彰证书、处罚通知等相关证明材料。（六）其他档案1.兼职人员与公司/组织签订的兼职协议、劳动合同等相关文件。2.涉及兼职人员的其他重要文件和资料，如项目成果报告、工作方案、会议纪要等。四、档案收集与整理（一）收集要求1.人力资源部门应定期向兼职人员所在部门发出档案资料收集通知，明确收集内容、时间要求等。2.兼职人员所在部门应按照通知要求，及时收集本部门兼职人员的相关档案资料，并进行初步审核，确保资料真实、完整、有效。3.兼职人员本人应积极配合档案资料收集工作，如实提供个人相关信息和证明材料。（二）整理规范1.档案管理人员收到兼职人员档案资料后，应按照档案分类标准进行整理。2.对每份档案资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.去除档案资料中的金属物品，如订书钉、回形针等，确保档案安全。4.对纸张大小不一致的档案资料进行折叠或裁剪，使其规格统一。5.按照档案内容的重要程度和时间顺序进行排列，确保档案资料的逻辑性和连贯性。五、档案归档与保管（一）归档流程1.档案管理人员将整理好的兼职人员档案资料按照分类顺序依次装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、兼职人员姓名、档案编号等信息。2.在档案盒内放置档案目录清单，清单应详细列出档案盒内所包含的档案资料名称、编号、日期等信息，便于查阅。3.将档案盒存放在专门的档案柜中，按照档案类别和编号顺序进行排列，确保档案存放整齐有序。（二）保管环境1.档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案安全。2.档案柜应定期进行清洁和检查，发现问题及时处理。3.档案保管场所应保持适宜的温度和湿度，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（三）保管期限1.兼职人员档案的保管期限根据档案内容的重要程度和性质确定，一般分为短期、中期和长期。2.短期档案保管期限为15年，中期档案保管期限为510年，长期档案保管期限为10年以上。3.具体保管期限如下：个人基本信息档案、兼职协议等长期保管。工作经历档案、考核评价档案、培训记录档案等中期保管。奖惩情况档案等短期保管，保管期限届满后，经鉴定确无保存价值的，可按照规定进行销毁。六、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.公司/组织内部人员因工作需要查阅兼职人员档案的，需填写《兼职人员档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字同意后，报人力资源部门审批。2.人力资源部门根据申请内容进行审核，对符合查阅条件的，予以批准，并指定档案管理人员协助查阅。3.涉及公司/组织机密或重要信息的兼职人员档案，查阅权限应严格控制，需经公司/组织高层领导批准后方可查阅。（二）查阅程序1.查阅人员凭批准后的《兼职人员档案查阅申请表》到档案管理部门办理查阅手续，档案管理人员应核实查阅人员身份和申请内容。2.查阅人员应在档案管理部门指定的地点进行查阅，不得擅自将档案带出查阅场所。3.查阅过程中，查阅人员应爱护档案资料，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损等。4.查阅结束后，查阅人员应及时将档案资料归还档案管理人员，并在《兼职人员档案查阅登记表》上签字确认。（三）借阅规定1.因特殊原因需要借阅兼职人员档案的，需填写《兼职人员档案借阅申请表》，注明借阅原因、借阅时间、借阅期限等信息，并经所在部门负责人签字同意后，报人力资源部门审批。2.人力资源部门根据申请内容进行审核，对符合借阅条件的，予以批准，并指定档案管理人员办理借阅手续。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人，不得擅自复制、摘抄、传播档案内容。5.借阅结束后，借阅人员应及时将档案资料归还档案管理人员，并在《兼职人员档案借阅登记表》上签字确认。如发现档案资料有损坏、丢失等情况，借阅人员应承担相应责任。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立兼职人员档案信息化管理系统，实现档案资料的电子化存储、检索、查询、统计等功能，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应按照档案整理规范，将兼职人员档案资料录入信息化管理系统，确保数据准确、完整。2.定期对信息化管理系统中的档案数据进行维护和更新，及时录入新产生的档案信息，删除已过期或无效的档案数据。3.建立数据备份制度，定期对档案数据进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放，防止数据丢失。（三）系统安全管理1.加强信息化管理系统的安全防护，设置用户权限和密码，防止未经授权的人员访问系统。2.定期对系统进行安全检查和漏洞扫描，及时修复系统安全隐患。3.制定系统应急处理预案，应对可能出现的系统故障、数据丢失等情况，确保系统正常运行和档案数据安全。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定工作1.定期对保管期限届满的兼职人员档案进行鉴定，由人力资源部门牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组，对档案进行全面审查。2.鉴定小组根据档案的历史价值、现实利用价值等因素，对档案进行鉴定，提出鉴定意见，确定档案的存毁。3.对仍有保存价值的档案，应延长保管期限；对确无保存价值的档案，应填写《兼职人员档案销毁申请表》，报公司/组织领导审批。（二）销毁程序1.经批准销毁的档案，应按照规定的程序进行销毁。档案管理人员应将拟销毁的档案造册登记，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.