中医馆建设档案管理制度

PAGE中医馆建设档案管理制度一、总则（一）目的为加强中医馆建设档案的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于中医馆建设过程中形成的各类档案，包括但不限于项目规划、设计图纸、施工文件、设备采购资料、人员资质文件、验收报告等。（三）管理原则1.集中统一管理原则：中医馆建设档案由专门的档案管理部门或指定专人进行集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容应真实反映中医馆建设的实际情况，数据准确无误，签字盖章齐全。3.分类科学原则：按照档案的形成规律和特点，进行科学分类，便于查找和利用。4.安全保密原则：采取必要的安全保密措施，确保档案的安全，防止档案的泄露、损毁和丢失。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善中医馆建设档案管理制度。2.负责中医馆建设档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。3.指导和监督各部门做好档案的形成、积累和整理工作。4.定期对档案进行鉴定和销毁，确保档案的质量。5.负责档案管理设施设备的维护和更新，保障档案管理工作的正常开展。（二）各部门职责1.负责本部门在中医馆建设过程中形成的各类文件材料的收集、整理和归档工作，并定期移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助和支持。3.严格遵守档案管理制度，确保本部门档案的安全和完整。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理职责，严格遵守档案管理制度和操作规程。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、编目、上架、保管等。3.做好档案的查阅、借阅登记工作，及时跟踪档案的流向和使用情况。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时报告并采取措施解决。5.积极参加档案业务培训，不断提高自身业务水平。三、档案收集与整理（一）收集范围1.项目前期文件：包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、建设用地规划许可证、土地使用证等。2.设计文件：初步设计、施工图设计、设计变更通知等。3.施工文件：施工组织设计、施工方案、施工日志、工程质量检验报告、隐蔽工程验收记录、材料设备质量证明文件等。4.监理文件：监理规划、监理细则、监理月报、监理通知单、工程质量评估报告等。5.设备采购文件：设备采购合同、设备安装调试记录、设备验收报告等。6.人员资质文件：建设单位、设计单位、施工单位、监理单位等相关人员的资质证书、执业资格证书等。7.竣工验收文件：竣工验收报告、竣工决算报告、工程质量保修书等。8.其他与中医馆建设有关的文件材料。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时收集本部门在中医馆建设过程中形成的各类文件材料，并确保文件材料的齐全、完整。2.归档的文件材料应字迹清晰、图表整洁、签字盖章齐全，纸质文件应使用A4纸打印或复印，电子文件应格式规范、内容完整。3.对收集到的文件材料，应进行初步整理，去除无关的附件、复印件等，按照文件的形成时间、类别等进行分类。（三）整理方法1.分类：按照档案的性质和内容，将中医馆建设档案分为工程前期文件、设计文件、施工文件、监理文件、设备采购文件、人员资质文件、竣工验收文件等大类，每大类下再根据具体情况进行细分。2.编号：对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。编号可采用“年度+类别+流水号”的方式，如“2023QQ001”，其中“2023”表示年度，“QQ”表示类别，“001”表示流水号。3.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。档案目录应打印成册，并建立电子目录，便于查询和使用。4.装订：对纸质档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于翻阅。装订时应去除金属物，破损的文件应进行修补。四、档案归档与保管（一）归档时间1.各部门应在文件材料形成后的[X]个工作日内，将整理好的档案移交档案管理部门。2.档案管理部门应在收到各部门移交的档案后的[X]个工作日内，完成归档工作。（二）归档程序1.各部门向档案管理部门移交档案时，应填写档案移交清单，清单应包括档案编号、题名、日期、责任者、数量等内容，并双方签字确认。2.档案管理部门对移交的档案进行核对，检查档案的完整性、准确性和规范性，对不符合要求的档案，应退回原部门进行补充或修正。3.档案管理部门将核对无误的档案进行分类、编号、编目、装订等整理工作，然后按照档案保管期限进行归档。（三）保管期限中医馆建设档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管：凡是反映中医馆建设主要职能活动和基本历史面貌的，对中医馆建设有长远利用价值的档案，列为永久保管。如项目立项批复、可行性研究报告、建设用地规划许可证、土地使用证、竣工验收报告等。2.长期保管：凡是反映中医馆建设一般工作活动，在较长时间内对中医馆建设有查考利用价值的档案，列为长期保管。保管期限为[X]年。如施工组织设计、施工方案、工程质量检验报告、监理规划等。3.短期保管：凡是反映中医馆建设局部工作活动，在较短时间内对中医馆建设有参考价值的档案，列为短期保管。保管期限为[X]年。如施工日志、监理月报、材料设备质量证明文件等。（四）保管方式1.纸质档案保管：设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保纸质档案的安全保管。2.电子档案保管：建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类存储，并定期进行备份。电子档案应采用只读光盘、磁带等存储介质进行保存，存储介质应标明档案编号、题名、日期、责任者等信息。3.档案保管环境：档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。五、档案查阅与利用（一）查阅权限1.本馆工作人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.外单位人员查阅档案的，应持有单位介绍信，经中医馆负责人批准后，方可查阅。查阅重要档案的，还应征得档案形成部门的同意。3.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，未经授权不得查阅。（二）查阅程序1.查阅人员填写档案查阅申请表，申请表应包括查阅日期、查阅人姓名、所在部门、查阅档案名称、查阅目的等内容。2.将申请表提交所在部门负责人审批，部门负责人应根据查阅人员的查阅目的和工作需要，认真审核申请表，并签署意见。3.查阅人员持经批准的申请表到档案管理部门查阅档案，档案管理人员应根据申请表提供的信息，查找相应的档案，并在档案查阅登记簿上进行登记，记录查阅日期、查阅人姓名、所在部门、查阅档案名称、查阅期限等内容。4.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印或摘录档案内容的，应经档案管理人员同意，并按照规定办理相关手续。5.查阅人员查阅完毕后，应将档案及时归还档案管理人员，并在档案查阅登记簿上签字确认。（三）利用方式1.档案管理人员应根据查阅人员的需求，提供档案的复印件、摘录件等利用服务。复印件应加盖档案管理部门公章，摘录件应注明出处和日期。2.对于重要档案的利用，档案管理部门应根据实际情况，采取限制利用范围、控制利用数量等措施，确保档案的安全。3.档案管理人员应定期对档案的查阅和利用情况进行统计分析，及时发现问题并采取措施解决。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案的存毁意见。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和实际利用价值，对到期档案进行鉴定。对仍有保存价值的档案，应延长保管期限；对已失去保存价值的档案，应予以销毁。2.鉴定档案时，应重点审查档案的内容是否真实、准确、完整，是否反映中医馆建设的主要情况和历史面貌，是否对中医馆建设有查考利用价值等。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对到期档案进行鉴定后，提出档案的存毁意见，并填写档案鉴定销毁清册。清册应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限、鉴定意见等内容。2.将档案鉴定销毁清册提交中医馆负责人审批，经批准后，方可进行档案销毁工作。3.档案销毁工作应由两人以上共同进行，并在档案销毁清册上签字确认。销毁档案时，应采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息的彻底销毁。4.档案销毁后，应将档案鉴定销毁清册永久保存，作为档案管理工作的重要记录。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立中医馆建设档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对中医馆建设过程中形成的纸质档案和电子档案进行数字化处理，将其转换为电子文件存储在档案信息化管理系统中。2.档案信息化管理系统建设：建立档案信息化管理系统平台，包括档案录入、检索、借阅、统计、鉴定、销毁等功能模块，实现档案管理工作的信息化、自动化和规范化。3.数据安全管理：采取必要的数据安全措施，如数据备份、加密、访问控制等，确保档案数据的安全和保密。