校工会档案管理制度

PAGE校工会档案管理制度一、总则（一）目的为加强校工会档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在工会工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合校工会实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于校工会机关各部门、所属各单位及全体工会工作人员形成的各类档案。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：校工会档案由综合办公室集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则：档案内容应真实反映工会工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集、整理工会工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立校工会档案管理领导小组，由工会主席担任组长，副主席担任副组长，各部门负责人为成员。领导小组负责统筹协调档案管理工作，研究解决档案管理中的重大问题。（二）综合办公室综合办公室作为校工会档案管理的具体承办部门，负责档案的收集、整理、保管、利用等日常工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和学校、工会的相关规定。2.制定和完善校工会档案管理制度，并组织实施。3.负责接收、整理、分类、编号、装订各类档案，编制档案目录和检索工具。4.做好档案的安全保管工作，定期检查档案保管状况，采取有效措施防止档案损坏、丢失和泄密。5.积极开展档案利用工作，为工会各项工作提供档案信息支持。6.组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理水平。（三）各部门职责1.各部门负责本部门工作中形成档案的收集、整理和移交工作，确保档案的真实、完整、准确。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理，并及时将档案移交综合办公室。3.配合综合办公室做好档案管理的各项工作，积极提供档案利用所需的信息。三、档案的分类与编号（一）档案分类校工会档案分为以下十大类：1.党群工作类：包括工会组织建设、党员管理、思想政治工作等方面的文件材料。2.行政管理类：涵盖工会日常行政事务、会议记录、工作计划与总结等文件。3.职工权益类：涉及职工权益保障、劳动争议调解、困难职工帮扶等相关材料。4.文体活动类：有关工会组织的各类文体活动方案、通知、总结、照片等资料。5.宣传教育类：包括工会宣传工作的文件、刊物、宣传资料等。6.财务工作类：工会财务收支凭证、预决算报表、审计报告等档案。7.资产管理类：工会固定资产登记、清查、处置等相关文件。8.会员管理类：会员档案、会员发展、会员活动等资料。9.女教职工工作类：女教职工权益维护、特色活动等方面的材料。10.其他类：不属于上述分类的其他重要文件材料。（二）编号规则档案编号采用“年度类别流水号”的方式。例如：2023党群工作类001，表示2023年度党群工作类的第1份档案。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级工会及学校有关部门下发的与工会工作相关的文件、通知、指示等。2.工会组织召开的各类会议的文件材料，包括会议通知、议程、报告、决议、记录等。3.工会工作计划、总结、报告、统计报表等。4.工会组织建设、会员管理、职工权益维护等工作中形成的文件材料。5.工会开展的各项文体活动、宣传教育活动、调研活动等的相关资料。6.工会财务工作中产生的各类凭证、账本、报表等。7.工会资产管理的相关文件，如固定资产登记册、资产清查报告等。8.工会与其他单位或部门的往来文件、合同协议等。9.工会工作人员在工作中形成的重要文件、笔记、信件等。10.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应在工作结束后及时将本部门形成的档案材料收集齐全，整理规范，并移交综合办公室。2.对于重要文件和紧急文件，应随时收集并及时移交。3.收集的档案材料应保持原件的完整性，不得擅自涂改、剪裁、损毁。（三）整理方法1.按照档案分类方案，对收集到的档案材料进行分类。2.对每份档案材料进行编号、编目，填写档案目录卡片。3.去除档案材料中的金属物，对破损的档案进行修补，对字迹模糊或褪色的档案进行复制或摘抄。4.按照档案装订要求，将每份档案材料装订成册，左侧装订，不掉页、不压字。5.编制档案盒封面和脊背标签，注明档案类别、年度、起止日期、保管期限等信息。五、档案的保管（一）保管场所设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案的安全保管。（二）保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映校工会主要职能活动和基本历史面貌的，对工会工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案：主要是反映校工会一般工作活动，在较长时间内对工会工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年。3.短期保管的档案：是反映校工会局部工作活动，在较短时间内对工会工作有参考价值的档案，保管期限为5年至15年。（三）保管要求1.定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、保管状况等，确保账实相符。2.做好档案库房的清洁卫生工作，保持库房整洁、通风良好。3.严格控制档案库房的温度和湿度，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。4.对电子档案进行备份，存储在安全可靠的存储介质上，并定期进行检查和维护。5.对破损、褪色、字迹模糊的档案及时进行修复和复制。6.按照档案保管期限，定期对到期档案进行鉴定和处置。六、档案的利用（一）利用范围1.为工会工作人员提供工作参考，查阅相关政策文件、工作记录、统计数据等。2.为会员提供权益保障、活动信息等方面的档案查询服务。3.为学校相关部门、上级工会及其他单位提供有关工会工作的档案资料。（二）利用方式1.查阅：档案利用者可直接到综合办公室查阅档案原件。2.借阅：因工作需要借阅档案的，需填写借阅申请表，经综合办公室负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。3.复制：根据利用者的需求，可提供档案复印件。复制档案需经综合办公室负责人批准，并注明复制用途。（三）利用要求1.档案利用者应遵守档案管理制度，爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、拆卷等。2.查阅档案时，应在指定地点进行，不得将档案带出档案库房。3.借阅的档案应按时归还，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并承担相应责任。4.复制的档案应与原件内容一致，并加盖综合办公室档案专用章。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.成立档案鉴定小组，由综合办公室负责人、档案管理人员及相关部门负责人组成。2.定期对保管期满的档案进行鉴定，根据档案的保存价值和历史意义，确定档案的存毁。3.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）销毁程序1.对经鉴定确定销毁的档案，编制档案销毁清册，注明档案的名称、年度、类别、保管期限、数量等信息。2.档案销毁清册经档案鉴定小组审核后，报工会主席批准。3.按照批准的销毁清册，由两名以上档案管理人员在指定地点进行监销，确保档案销毁彻底。4.销毁完毕后，监销人员应在销毁清册上签字，并将销毁情况报告工会主席。5.档案销毁清册应永久保存。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步实现校工会档案管理的信息化，建立档案信息数据库，提高档案管理的效率和服务水平。（二）数据录入与维护1.对纸质档案进行数字化处理，将档案信息录入数据库，建立电子档案目录。2.定期对电子档案进行更新和维护，确保数据的准确性和完整性。3.建立电子档案备份制度，定期将电子档案备份到多种存储介质上，并分别存储在不