信息档案资料管理制度

PAGE信息档案资料管理制度一、总则（一）目的为加强公司信息档案资料的管理，确保信息档案资料的完整性、准确性、安全性和可利用性，提高公司管理效率和决策科学性，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在信息档案资料的形成、收集、整理、归档、保管、查阅、利用和销毁等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司信息档案资料实行集中统一管理，由公司综合管理部门负责归口管理，确保信息档案资料的完整性和一致性。2.真实准确原则：信息档案资料应如实反映公司各项业务活动和管理工作的实际情况，数据准确、内容完整。3.安全保密原则：严格遵守国家有关法律法规和公司保密规定，确保信息档案资料的安全，防止信息泄露。4.方便利用原则：建立科学合理的信息档案资料管理体系，便于信息档案资料的查阅、检索和利用，提高工作效率。二、信息档案资料的分类与编号（一）分类1.行政文件类：包括公司发布的各类规章制度、通知、通报、报告、请示、批复等文件。2.人事档案类：员工个人基本信息、劳动合同、薪酬福利、培训记录、考核评价、奖惩情况等资料。3.财务档案类：会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等财务相关文件。4.业务合同类：公司对外签订的各类业务合同、协议、意向书等。5.项目文档类：公司承担的各类项目的可行性研究报告、项目计划、技术方案、验收报告等。6.市场营销类：市场调研报告、营销策划方案、客户资料、广告宣传资料等。7.技术资料类：公司的技术研发成果、产品设计图纸、工艺文件、技术标准等。8.其他类：不属于以上分类的其他信息档案资料，如会议纪要、活动记录、荣誉证书等。（二）编号1.信息档案资料编号采用“年份+类别代码+流水号”的方式编制。2.年份：用四位数字表示，如“2023”。3.类别代码：根据信息档案资料的分类，分别用两位字母表示，具体如下：行政文件类：“XZ”人事档案类：“RS”财务档案类：“CW”业务合同类：“HT”项目文档类：“XM”市场营销类：“SC”技术资料类：“JS”其他类：“QT”4.流水号：用四位数字表示，从“0001”开始依次递增。5.例如，2023年行政文件类的第5份文件编号为“2023XZ0005”。三、信息档案资料的形成与收集（一）职责分工1.各部门负责本部门信息档案资料的形成与收集工作，并指定专人负责此项工作。2.综合管理部门负责对各部门信息档案资料的形成与收集工作进行指导和监督。（二）形成要求1.信息档案资料应在业务活动或管理工作过程中及时形成，确保内容真实、准确、完整。2.信息档案资料应使用规范的格式和载体，如纸质文件应使用A4纸张打印或书写，电子文件应符合公司规定的格式要求。3.信息档案资料应注明形成日期、形成部门、责任人等必要信息。（三）收集要求1.各部门应定期将本部门形成的信息档案资料收集整理，按照分类要求进行初步分类。2.对于重要的信息档案资料，应及时收集并移交综合管理部门进行统一管理。3.在信息档案资料收集过程中，应注意检查资料的完整性和准确性，发现问题及时补充或更正。四、信息档案资料的整理与归档（一）整理1.综合管理部门收到各部门移交的信息档案资料后，应进行进一步的整理。2.整理工作包括对资料进行分类、排序、编目、装订等，确保资料整齐、规范。3.对于电子文件，应按照电子档案管理要求进行整理，建立电子文件目录和索引，便于检索和利用。（二）归档1.整理后的信息档案资料应及时归档，按照编号顺序存入档案柜或电子存储设备中。2.归档时应填写档案目录，注明档案编号、名称、日期、来源等信息，并将档案目录与档案一同存放。3.对于重要的信息档案资料，应进行备份，备份方式可采用磁带、光盘、硬盘等多种形式，并分别存放于不同地点，确保数据安全。五、信息档案资料的保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，用于存放纸质信息档案资料。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.对于电子信息档案资料，应存储在安全可靠的服务器或存储设备中，并定期进行备份和维护。（二）保管期限1.信息档案资料的保管期限根据国家有关法律法规和公司实际情况确定，分为永久、长期和短期三种。永久保管：涉及公司重大权益、重要历史记录、长期保存价值的信息档案资料，如公司章程、营业执照、重大合同等。长期保管：保管期限为10年以上（含10年）的信息档案资料，如重要的人事档案、财务报表、项目文档等。短期保管：保管期限为19年的信息档案资料，如一般性的行政文件、业务资料等。2.保管期限届满后，经鉴定确无保存价值的信息档案资料，可按照规定进行销毁。（三）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全和完整。2.对于破损、褪色、变质的档案，应及时进行修复或复制。3.严格遵守档案查阅、借阅制度，防止档案丢失、损坏或泄露。六、信息档案资料的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅信息档案资料，应根据工作需要，填写《信息档案资料查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到综合管理部门查阅。2.涉及公司机密的信息档案资料，查阅申请人应经公司分管领导审批后方可查阅。3.外部单位或个人查阅公司信息档案资料，应持有单位介绍信或相关证明文件，经公司综合管理部门审核，报公司分管领导批准后，方可查阅。（二）查阅程序1.查阅申请人填写《信息档案资料查阅申请表》，详细说明查阅目的、查阅内容等信息。2.申请表经审批后，查阅申请人到综合管理部门办理查阅手续，档案管理人员根据申请表提供相应的档案资料。3.查阅人员应在指定地点查阅档案资料，不得擅自将档案资料带出档案库房或转借他人。4.查阅过程中，查阅人员应爱护档案资料，不得在档案资料上涂改、标记、污损。（三）利用规定1.公司鼓励员工充分利用信息档案资料，为公司的管理和决策提供支持。2.如需对查阅的信息档案资料进行复印、摘录等利用，应经档案管理人员同意，并按照规定办理相关手续。3.利用信息档案资料形成的成果，如报告、论文等，应注明资料来源，并在公司内部交流或对外发布时遵守公司相关规定。七、信息档案资料的借阅（一）借阅权限1.公司内部人员借阅信息档案资料，应填写《信息档案资料借阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到综合管理部门办理借阅手续。2.涉及公司机密的信息档案资料，借阅申请人应经公司分管领导审批后方可借阅。3.外部单位或个人借阅公司信息档案资料，按照查阅权限规定执行。（二）借阅程序1.借阅申请人填写《信息档案资料借阅申请表》，注明借阅期限、借阅用途等信息。2.申请表经审批后，借阅申请人到综合管理部门办理借阅手续，档案管理人员将档案资料交付借阅申请人，并填写《信息档案资料借阅登记册》。3.借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案资料，如需延期，应提前办理续借手续。（三）借阅要求1.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得擅自转借他人或用于其他非借阅目的。2.借阅期间，借阅人员应确保档案资料的安全，如发生丢失、损坏等情况，应及时报告综合管理部门，并承担相应的责任。3.借阅人员归还档案资料时，档案管理人员应进行认真检查，如发现问题，应及时查明原因并追究责任。八、信息档案资料的保密与安全（一）保密措施1.公司全体员工应严格遵守公司保密制度，对涉及公司机密的信息档案资料予以保密。2.档案管理人员应严格履行保密职责，不得擅自泄露档案资料内容。3.在信息档案资料的查阅、借阅过程中，应采取必要的保密措施，防止信息泄露。（二）安全管理1.加强档案库房的安全管理，配备必要的安全设施，如消防器材、防盗报警装置等。2.定期对档案库房进行安全检查，及时发现和消除安全隐患。3.对于电子信息档案资料，应采取加密存储、访问控制、数据备份等安全措施，防止数据丢失、损坏或被非法获取。（三）责任追究1.对于违反信息档案资料保密与安全规定的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。2.因违反规定导致信息档案资料泄露、丢失、损坏等，给公司造成损失的，相关责任人应承担赔偿责任，并依法追究其法律责任。九、信息档案资料的鉴定与销毁（一）鉴定1.综合管理部门应定期组织对保管期限届满的信息档案资料进行鉴定。2.鉴定工作由综合管理部门牵头，会同相关业务部门组成鉴定小组进行。3.鉴定小组应根据信息档案资料的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对档案资料进行逐一审查，提出鉴定意见。（二）销毁1.经鉴定确无保存价值的信息档案资料，应填写《信息档案资料销毁申请表》，报公司分管领导批准后进行销毁。2.销毁工作应指定专人负责