民进档案管理制度

PAGE民进档案管理制度一、总则（一）目的本档案管理制度旨在规范民进组织档案的管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，为组织的各项工作提供有力的支持和保障。（二）适用范围本制度适用于民进各级组织及其所属机构在工作活动中形成的各类档案，包括但不限于文件、会议记录、会员资料、活动资料、财务档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：民进档案工作实行统一领导、分级管理，确保档案管理的集中性和系统性。2.真实性原则：档案应如实反映民进组织的工作活动和历史面貌，保证档案内容的真实性。3.完整性原则：全面收集、整理和保存民进组织在各个方面形成的档案，确保档案的完整性。4.保密性原则：对涉及国家机密、组织机密和个人隐私的档案，严格按照保密规定进行管理，防止档案信息泄露。5.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便档案的查阅和利用，充分发挥档案的价值。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门民进各级组织应设立专门的档案管理部门或指定专人负责档案管理工作。档案管理部门应配备必要的办公设备和档案保管设施，确保档案管理工作的正常开展。（二）档案管理人员职责1.档案收集与整理：负责收集、整理民进组织在工作活动中形成的各类档案，按照档案分类标准进行分类、编号和装订。2.档案保管与维护：妥善保管档案，确保档案的安全和完整。定期对档案进行检查和清点，对破损、褪色等档案及时进行修复和复制。3.档案检索与利用：建立健全档案检索系统，方便档案的查阅和利用。根据工作需要，及时为相关人员提供档案资料，并做好档案借阅登记和归还工作。4.档案鉴定与销毁：按照规定的程序和标准，对档案进行鉴定，提出档案存毁意见。对确无保存价值的档案，经批准后进行销毁，并做好销毁记录。5.档案统计与分析：定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，分析档案管理工作的成效和存在的问题，为档案管理决策提供依据。6.档案信息化建设：积极推进档案信息化建设，利用现代信息技术手段，实现档案的数字化管理和远程查阅利用，提高档案管理工作的效率和水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级文件：收集上级民进组织及相关部门下发的各类文件、通知、通报等。2.本级文件：收集民进各级组织形成的文件、报告、决议、纪要等。3.会议资料：收集民进组织召开的各类会议的会议通知、议程、报告、决议、记录等。4.会员资料：收集民进会员的个人信息、入会申请书、会员登记表、会员证等。5.活动资料：收集民进组织开展的各类活动的策划方案、活动记录、照片、视频、总结等。6.财务档案：收集民进组织的财务预算、决算、会计凭证、账簿报表等。7.其他资料：收集与民进组织工作相关的其他资料，如调研报告、工作简报、荣誉证书等。（二）收集要求1.及时收集：各部门应定期将本部门形成的档案资料移交档案管理部门，确保档案资料的及时收集。2.完整准确：收集的档案资料应齐全完整，内容准确无误，确保档案的真实性和可靠性。3.规范整理：档案管理部门应按照档案分类标准对收集的档案资料进行分类、编号和装订，确保档案的规范性和系统性。（三）整理方法1.分类：根据档案的形成来源、时间、内容等因素，将档案分为党群工作类、组织建设类、宣传教育类、参政议政类、社会服务类、财务管理类等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的检索和管理。3.装订：将档案资料按照一定的顺序进行排列，采用线装或胶装等方式进行装订，确保档案的整齐美观。四、档案的保管（一）保管场所档案管理部门应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能，确保档案的安全保管。（二）保管设备1.档案架：用于存放档案，档案架应坚固耐用，便于档案的分类存放和查找。2.档案盒：用于存放档案资料，档案盒应符合档案管理要求，具有一定的强度和密封性。3.温湿度控制设备：用于调节档案库房的温度和湿度，确保档案库房的温湿度符合规定要求。4.防火防盗设备：安装防火门、火灾自动报警系统、灭火设备等防火设施，安装防盗门窗、监控设备等防盗设施，确保档案库房的安全。（三）保管要求1.分类存放：按照档案分类标准，将档案分类存放在档案架上，便于档案的查找和管理。2.定期检查：档案管理人员应定期对档案进行检查，检查档案的保管状况、数量、质量等，发现问题及时处理。3.安全防护：加强档案库房的安全防护工作，严格控制档案库房的人员出入，确保档案的安全。4.数字化备份：对重要档案资料进行数字化备份，存储在安全可靠的存储设备上，并定期进行检查和维护，防止数据丢失。五、档案的检索与利用（一）检索工具1.纸质检索工具：建立档案目录、全宗指南、分类索引等纸质检索工具，方便档案的查阅和利用。2.电子检索工具：利用档案管理软件，建立电子档案检索系统，实现档案的快速检索和利用。（二）利用方式1.查阅：档案管理人员应根据查阅人员的需求，及时提供档案资料，并做好查阅登记工作。查阅人员应在档案查阅室内查阅档案，不得将档案带出查阅室。2.借阅：因工作需要借阅档案的，借阅人员应填写借阅申请表，经档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅人员应按照规定的期限归还档案，不得擅自转借他人或涂改、伪造、损毁档案。3.复制：因工作需要复制档案的，复制人员应填写复制申请表，经档案管理部门负责人批准后，办理复制手续。复制人员应按照规定的方式和数量进行复制，不得擅自扩大复制范围或改变档案内容。（三）利用登记档案管理人员应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等利用情况进行详细登记，包括利用时间、利用人员、利用内容、利用方式等，以便对档案利用情况进行统计和分析。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地分析、准确判定价值的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人、档案管理人员等组成。档案鉴定小组负责对档案进行鉴定，提出档案存毁意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：档案鉴定人员应逐卷逐件地对档案进行审查，根据档案的内容、来源、时间等因素，判断档案的保存价值。2.分析比较法：通过对同类档案或相关档案的分析比较，判断档案的保存价值。3.效益评估法：从档案的利用效益、社会价值等方面进行评估，判断档案的保存价值。（四）销毁程序1.编制销毁清册：档案鉴定小组对确无保存价值的档案进行登记造册，编制销毁清册，销毁清册应包括档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等内容。2.审批：销毁清册经档案管理部门负责人审核后，报民进组织负责人批准。3.销毁：经批准后，档案管理部门应指定专人负责档案的销毁工作，销毁档案时应采用适当的方式进行销毁，确保档案信息的彻底销毁。4.监销：档案销毁时，应指定两人以上负责监销，监销人员应在销毁清册上签字确认，确保销毁工作的真实性和合法性。七、档案的统计与移交（一）统计内容档案管理部门应定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，统计内容包括档案的数量、种类、保管期限、利用人次、利用内容等。（二）统计报表档案管理部门应根据统计结果，编制档案统计报表，定期向上级档案管理部门和民进组织负责人报送，为档案管理决策提供依据。（三）移交规定1.定期移交：民进各级组织应按照规定的期限，将档案移交给上级档案管理部门或同级国家综合档案馆。2.移交内容：移交档案时，应编制